入社手続きを紙でおこなうと起こる課題

入社手続きを紙の書類でおこなうと、以下のような課題が生じやすくなります。

手続きに時間がかかる

入社手続きを紙でおこなうと、書類の作成や印刷、郵送でのやりとりが必要です。とくに時間がかかるのは郵送による手続きで、会社側から従業員へ書類を送るだけでなく、必要事項を記載した書類を従業員から会社へ返送しなければなりません。 書類のやりとりだけで数日はかかってしまうところが大きなネックです。

人事担当者の負担が大きい

紙の書類を作成、印刷、郵送するのは手間と時間がかかります。さらに、返送された書類はファイリングし、きちんと保管しておかなければなりません。 新卒で採用した人数が多い場合、一度に処理しなければならない手続きも増えるため、人事担当者にかかる負担が大きくなります。

書類の保管スペースの確保が必要

労働に関連する書類は、労働基準法第109条において5年間保存することが法律で義務づけられています。（※1） 入社手続きで交わす雇用契約書などは労働に関連する書類に該当するため、最低でも5年間は社内で保管しなければなりません。 雇用した従業員の人数だけ書類を保管するとなると、それなりの保管場所が必要になります。

（※1）e-Gov法令検索｜労働基準法 

社会保険の電子申請の義務化に該当する

従業員を雇うときは、雇用保険や厚生年金保険などへの加入手続きをおこないますが、以下に該当する企業は2020年4月より社会保険の電子申請が義務化されています。（※2）

• 資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超える法人
• 相互会社
• 投資法人
• 特定目的会社

上記に該当する企業が、従業員の雇用にあたって被保険者報酬月額算定基礎届（健康保険、厚生年金保険）や、被保険者資格取得届（雇用保険）を提出する際は、必ず電子申請しなければなりません。 紙での申請は原則として認められないため、注意が必要です。

（※2）厚生労働省｜2020年4月から特定の法人について　電子申請が義務化されます。 

書類の紛失リスク

紙の書類には紛失リスクがつきものです。郵送したはずの書類が届いていない、保管していた書類が見つからないなどのトラブルが発生する可能性があります。 雇用関係の書類には従業員の個人情報が含まれるものもあるため、もし社外で紛失した場合、個人情報の漏洩につながる可能性があります。

入社手続きをペーパーレス化するメリット

入社手続きの書類をペーパーレス化すると、以下のようなメリットを期待できます。

人事担当者の負担が減る

入社手続きをペーパーレス化すると、書類を紙で作成したり、郵送したりする必要がなくなります。いちいち書類を印刷したり、郵便局へ行って書類を送ったりする手間を省けるため、人事担当者の負担を減らすことが可能です。

スピーディに手続きできる

入社手続きをペーパーレス化した場合、書類のやりとりはすべてオンラインでおこなわれることになります。書類をメールに添付した場合、リアルタイムでデータを送受信できるため、郵送によるタイムラグを解消できます。 万が一、書類に不備があって再提出が必要になった場合でも、即時対応が可能です。

書類の保管スペースが不要になる

電子化された書類は、PCのディスクドライブやサーバーなどで保管するため、物理的な保管スペースが不要になります。空いたスペースを有効活用すれば、オフィスの整理整頓に役立ちます。

書類の検索が容易になる

労働関連の書類を後から見直したいと思った際、紙ベースの書類では目当てのものを探し出すのに時間がかかります。 電子化した情報をジャンルやキーワードで検索できるようにすれば、必要な情報を瞬時に探し出せるようになるため、時間の短縮につながります。

書類の紛失リスクを低減できる

電子化された書類をPCやサーバーに保存しておけば、物理的に書類をなくすリスクはなくなります。大事なデータには保護をかけておけば、誤って削除する心配はありません。 また、セキュリティ性の高いシステムを導入することで情報漏洩のリスクも低減できます。

入社手続きをペーパーレス化する方法

入社手続きのペーパーレス化を進める方法は大きく分けて3つあります。

人事労務管理システムを導入する

人事労務管理システムとは、従業員情報の管理や社会保険の手続き、労働時間の管理などを効率化するためのシステムです。人事労務管理システムを活用すれば、入社手続きに必要な書類の作成や送付、情報の入力などをシステム上でおこなえるようになります。

入社手続きに必要な書類だけでなく、入社後の勤怠管理などの労務に関連する業務を一元管理できるため、人事業務の効率化につながります。

電子帳簿保存法への対応を進める

入社手続きの書類を電子データとして保存するには、電子帳簿保存法のルールを遵守しなければなりません。同法の規定に則った方法で保存しないと、正式な書類として認められませんので、電子帳簿保存法への対応を進める必要があります。

前述した人事労務管理システムのうち、電子帳簿保存法に対応したものを導入すれば、入社手続きの書類を法に基づいて保存することが可能です。

電子証明書やアカウントを取得する

社会保険の加入手続きなどを電子申請するには、電子証明書の取得が必要になります。（※3） 電子証明書は認証局で発行してもらえるほか、電子申請で取得することも可能です。

また、電子申請には専用のアカウントも準備しなければならないため、e-Gov電子申請のホームページなどを参考に、電子申請に必要な準備を整えておきましょう。

（※3）e-Gov｜電子申請利用準備 

入社手続きをペーパーレス化する際の注意点

入社手続きをペーパーレス化するにあたって注意すべき点を2つ紹介します。

従業員の同意を得る必要がある

入社手続きで交付する労働条件通知書は、平成31年4月から電子化が認められています。（※4） ただ、労働者が希望した場合に限るという条件付きのため、ペーパーレス化する場合はあらかじめ相手の同意を得なければなりません。 また、電子化に同意を得られた場合でも、出力して書面を作成できるものに限られる点にも注意が必要です。

（※4）厚生労働省｜ 平成31年4月から､労働条件の明示がFAX･メール･SNS等でもできるようになります 

社内の周知や教育に努める

入社手続きをペーパーレス化すると、従来とは異なるワークフローを採用することになります。新しいワークフローの導入は現場に少なからず負担をかけることになるため、事前にペーパーレス化を周知し、理解を得ることが大切です。

また、PCに不慣れな人は人事労務管理システムをうまく使いこなせない可能性があるため、マニュアルやガイドラインを作成したり、担当者が指導や教育をおこなったりする体制を整えておくとよいでしょう。

（※4）厚生労働省｜ 平成31年4月から､労働条件の明示がFAX･メール･SNS等でもできるようになります

ペーパーレスを推進して入社手続きの効率化を図ろう

入社手続きのペーパーレス化をすれば、人事担当者の負担の削減や、手続きの迅速化、オフィスの省スペース化など、さまざまなメリットを期待できます。 ペーパーレスに取り組む際は、人事労務管理システムを導入するとともに、電子帳簿保存法への対応や、電子申請に必要な電子証明書およびアカウントの取得を進めていきましょう。

なお、入社手続きの書類の一部は、電子化にあたって従業員の同意が必要です。 また、ペーパーレス化によって、社内のワークフローも変化するため、スムーズに現場に浸透するよう、マニュアルの作成や担当者による指導なども検討することが大切です。