DXログ|DX推進のためのクラウドサービス比較サイト

あなたの企業のDX推進室

サービス掲載について

  • カテゴリから探す
  • 記事から探す
  • DXログとは

経費精算のペーパーレス化とは?方法や注意点を徹底解説

ペーパーレス

2023.07.11

2023.07.11

会社の業務効率を向上させるためには、経費精算のペーパーレス化を推進し、経理の負担削減に取り組む必要があります。 経費精算のペーパーレス化にはメリットが多い反面、注意が必要なところもあるため、基本的な知識や進め方をしっかり押さえておきましょう。この記事では、経費精算のペーパーレス化に関する基礎知識と経費精算をペーパーレス化するメリット、ペーパーレス化する方法と注意点について解説します。

経費精算のペーパーレス化とは

経費精算のペーパーレス化とは、経費の精算に必要な紙の書類を電子データ化することです。経費精算をおこなうには、経費の使用を証明する領収書やレシートなどの書類と、経費精算を申請する精算書などの書類が必要です。

経費精算業務では、精算書の内容と添付された領収証などの内容を照らし合わせ、間違いがないかどうか確認したうえで承認されます。領収書は経費を使用した回数分だけ発行されるため、経費を頻繁に使用する業種の場合、経費精算業務で取り扱う書類の数は膨大になります。

データ処理に追われるのはもちろん、処理済みの書類も分別してファイリングしなければならないため、経理の負担はかなり大きくなります。 また、紙ベースの書類はコストや保管スペースの問題もあるため、企業全体で取り組むべき課題の一つとされています。経費精算のペーパーレス化は、こうした経理業務の課題を解決する有効な手段であり、すでに多くの企業がペーパーレス化を推進しています。

経費精算書など紙での経費精算の課題

経費精算書などを紙ベースの書類で対応していると、以下のような課題が生じます。 会社の損害に直結する課題もあるため、なるべく早急な解決が求められます。

経理の負担が大きくなる

紙ベースの書類では、内容を一枚ずつ確認し、データを手書きまたは手入力した後、書類をファイリングする必要があります。作業一つひとつに手間と時間がかかるため、経費精算が立て込んだ場合、経理担当者にかかる負担はとても大きくなります。 とくに経費精算が集中しやすい月末は業務量の増加により、時間外労働を余儀なくされることもあります。

ヒューマンエラーが発生しやすい

紙ベースの書類は基本的に請求者や経理担当者が手書きまたは手入力するため、誤記入や入力漏れなどのミスが発生しやすくなります。請求書の内容にミスがあれば差し戻しになって二度手間になり、請求書からPCへの転記ミスがあれば、経費精算の過不足が発生する可能性があります。 経費精算の過払いが頻発すると会社の損害になり、金額によっては経営に支障を来すリスクが高くなります。

コストがかかる

紙ベースの書類を作成するには、用紙代や印刷代などのコストがかかります。 1回あたりにかかるコストは少額ですが、経費精算業務は頻繁に発生するため、1カ月単位に換算すると思った以上に大きな金額になることがあります。 また、経費精算にまつわる書類は一定期間保管する義務があるため、処理済みの書類はファイリングして保管しておかなければなりません。

紙の書類を綴じるためのファイルやボックスはもちろん、ファイルを保管するためのキャビネットや棚も揃える場合はそれなりの費用がかかります。 紙の書類が増えていくと、より広いスペースも必要になるため、保管場所に悩まされるところもネックです。

経費精算に遅れが生じる

前述のとおり、紙ベースの書類を用いた経費精算業務には多大な手間がかかるため、処理に遅れが生じがちです。経費精算が遅延すると、一定期間における資産や負債、利益、経費などの情報を記した試算表の作成も必然的に遅れてしまいます。 試算表は資金調達の参考にしたり、経営の指標を決めたりするときの参考資料になる書類なため、遅れが生じると少なからず経営に影響を及ぼす恐れがあります。

経費精算をペーパーレスでおこなうメリット

経費精算をペーパーレス化した場合に期待できるメリットを4つ紹介します。

経理業務を効率化できる

経費精算をペーパーレス化すると、大量の紙の書類を扱う必要がなくなり、内容の確認作業が楽になります。処理済みの書類を印刷してファイリングする手間も省けるため、作業時間の短縮にもつながります。

ヒューマンエラーを防止できる

領収書などから読み込んだデータをそのまま落とし込めるシステムを活用すれば、手書きや手入力で起こりがちな誤記入、記入漏れなどのミスを防止できます。ミスがなくなれば、差し戻しや支払いの過不足も起こらなくなり、請求者や経理の負担が軽減されるのはもちろん、会社の損害リスクも軽減できます。

コストを削減できる

ペーパーレスによって紙の書類をなくせば、用紙代や印刷代などのコストが不要になります。 また、経費精算にかかる時間が短縮されれば、経理担当者の残業も減り、時間外労働のコスト削減につながります。

経営方針へ迅速に反映される

ペーパーレス化で経費精算業務が迅速に完了すると、試算表も早い段階で作成できるようになります。試算表をもとに経営方針の見直しなどをおこなえば、より良い経営に役立てることができます。

経費精算をペーパーレス化する方法

経費精算をペーパーレス化するための具体的な方法を紹介します。

経費精算システムを導入する

経費精算システムとは、請求書の作成や承認、仕訳などを効率よくおこなうために開発されたシステムのことです。経費精算システムを利用すれば、これまで手作業でおこなっていた業務を自動化できるため、業務時間の短縮やヒューマンエラーの防止につながります。

システムによっては領収書などをスキャンして読み込んだデータを自動で入力してくれるものもあります。 承認作業もオンラインで完結できるようになるため、経費精算のプロセスをより簡略化できるところも利点です。

電子帳簿保存法への対応を進める

国税関係の帳簿書類は、電子帳簿保存法に基づいて保管することが義務です。 領収書などは電子帳簿保存法の対象書類の一つなので、同法のルールに基づいて保存および管理をおこなう必要があります。 電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを導入すれば、自動的に同法の規定に基づいた保管をおこなえるため便利です。

キャッシュレス決済の導入

領収書などはスキャンしてデータ化することも可能ですが、手間を省きたいのならキャッシュレス決済の導入も検討しましょう。キャッシュレス決済の場合、取引データをそのままシステムに落とし込むことができるため、わざわざスキャンする必要がありません。 現金による経費精算は手間ひまがかかるうえにミスも発生しやすいため、キャッシュレス決済の導入はヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

経費精算のペーパーレス化での注意点

経費精算のペーパーレス化を進めるにあたって注意したいポイントを2つ紹介します。

従業員への教育を徹底する

紙の書類を使った経費精算と、電子データを用いた経費精算では、ワークフローが大きく異なります。とくにPCの扱いに不慣れな人はペーパーレスの運用に手間取り、経費精算業務に苦労する恐れがあります。 ペーパーレス化する場合は従業員への教育を徹底し、不明点や困り事を解消できるような窓口を整えておきましょう。

セキュリティ対策をしっかりおこなう

経費精算をペーパーレスにすると、紙の書類の紛失や盗難といったリスクを防げる一方、データ漏洩のリスクが高まります。セキュリティ対策として、二段階認証やアクセス権限を設定できる経費精算システムを導入する、経費精算データの社外への持ち出しを禁止するなどの工夫を取り入れましょう。 テレワークをおこなう場合は、セキュリティ性の高いクラウド型のシステムを導入すれば、USBなどを使った持ち出しよりも防犯性は高くなります。

経費精算をペーパーレスにして業務効率を上げよう

経費精算のペーパーレス化をすれば、経理業務の負担軽減やヒューマンエラーの防止、コスト削減などのメリットを期待できます。ペーパーレスを推進したい場合は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入したり、キャッシュレス決済を検討したりするのがおすすめです。

ただ、新たなシステムが現場になじむまでには時間がかかる恐れがあるため、従業員の教育はしっかりおこないましょう。また、データの盗難や漏洩を防ぐために、セキュリティ対策を万全にすることも大切です。

サービス資料
ダウンロードリスト

    選択中の資料 0

    無料で資料を

    ダウンロードいただけます。

    このカテゴリに関連するサービス

    編集部おすすめ記事

    • 夜勤手当とは?深夜手当との違いや計算方法を解説 勤怠管理システム
      2024.04.15
    • 代休に有効期限はある?法律や、期限を設定するメリットなどを解説 勤怠管理システム
      2024.04.15
    • アンラーニングとは?リスキリングやアップスキリングとの違いを解説! DX
      2024.04.08
    • 雇用契約違反に該当するケースを紹介!罰則内容・注意点も解説 労務管理システム
      2024.03.19
    • 採用後の入社手続き完全マニュアル|必要書類や手順について徹底解説 労務管理システム
      2024.03.08
    • 賃金台帳の保管期間は5年?7年?保管方法のルール・罰則内容を解説 勤怠管理システム
      2024.03.08
    • 所得税のひとり親控除とは?要件や計算例をあわせて解説! 給与計算ソフト
      2024.03.08
    • 2023年の年末調整はいつまでが提出期限?時期やスケジュールを解説 労務管理システム
      2024.03.08
    • 連勤は何日まで可能?法律の上限日数・注意すべき点について解説 勤怠管理システム
      2024.03.01
    • eラーニングとは?必要性やメリットとデメリットをわかりやすく解説 eラーニングシステム
      2024.02.19

    企業のみなさまへ

    あなたもDXログにサービスを掲載しませんか?

    あなたもDXログに

    サービスを掲載しませんか?

    今なら無料でサービスを掲載いただけます

    サービス資料をダウンロード

    入力いただいたメールアドレス宛てに、資料のダウンロードURLをお送りいたします。

    • 氏名

      必須

      任意

        • 会社名

          必須

          任意

            • メールアドレス

              必須

              任意

                • 部署

                  必須

                  任意

                    • 役職

                      必須

                      任意

                        • 従業員規模

                          必須

                          任意

                            個人情報の取り扱いについて 利用規約 に同意する

                            サービス掲載企業向け
                            DXログ媒体資料

                            DXログにサービスの掲載を
                            ご検討者様向けの資料です。
                            ご登録いただいたメールアドレスに資料を
                            お送りいたします。

                            • メールアドレス

                              必須

                              任意

                                • 名前

                                  必須

                                  任意

                                    • 会社名

                                      必須

                                      任意

                                        • 電話番号(ハイフンあり)

                                          必須

                                          任意

                                            個人情報の取り扱いについてに同意する