受発注システムとは？

受発注システムは、商品の受発注業務に伴う在庫管理、取引先管理などの業務を自動化し効率的にサポートしてくれるシステムです。

受発注業務をEDIなどの技術によってオンライン化することで、これまで紙や電話を利用しておこなっていた発注業務や在庫管理などの業務を効率化することができます。 その結果、用紙やFAXのインク代などにかかるコストや、記載ミスのような人的ミスの削減を図ることができます。

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受発注システムを導入するメリット

それでは、受発注システムを実際に導入する際のメリットについて詳しくご紹介します。

受発注業務を効率化できる

FAXや電話などを使ったアナログなやり方で、受発注業務をおこなっている方もいるのではないでしょうか。 取引先に電話で在庫の確認を取ったり、メールやFAXを使って発注伝票を送信していたり、届いた注文を自社独自のシステムに入力し直したりするとなると、多くの時間や工数がかかります。

これらの業務は、受発注システムを導入することで効率化することができます。 また、受発注システムを導入したことで削減された時間を、ほかの業務に充てることができるようになるでしょう。

人的ミスの軽減

受発注業務を手書きやExcelで管理するとなると、聞き間違えて数値を誤ったり打ち間違いをしたりと、人的ミスもしばしば発生します。

受発注システムを導入することで、どこかにミスがあった場合にエラーとして表示されたり、入力ミスや転記ミスといった人的ミスも未然に防いだりすることができます。 受発注情報を可視化することで、これらの人的ミスを減らし、手戻しにかかる工数も削減することができます。

進捗を把握しやすくなり、管理しやすくなる

受発注システムを導入することで、何をどれだけ受発注したかが可視化されると同時にシステム上にそのデータが蓄積されていきます。

そのため、注文の進捗状況や注文履歴を把握しやすくなり、担当者が変わった場合や部門をまたぐ場合であってもスムーズに情報共有を図ることができます。 そのため、業務の効率化が期待されるほか、取引先の満足度も向上するでしょう。

受発注システムの導入前に確認したい注意点

ここまでで紹介してきたように、受発注システムを活用することでさまざまなメリットを享受することができます。 しかし、導入に際していくつかの注意点もあるので、本格的に導入を進める前に確認しておくとよいでしょう。

取引先との連携が必要

受発注システムを導入し効果的に運用していくためには、取引先と通信回線やシステムを連携する必要があります。 取引先とデータ連携できなければ、結局これまでどおり電話やメール、FAXでやり取りした受発注をシステムに手入力する必要が生じ、受発注システムを導入する効果を十分に得ることができません。 また、受発注のフローを変更する必要が出てくるかもしれません。

そのため、取引先が利用している受発注システムの確認をしたり、取引先に同意を得たりするなど、あらかじめ連携体制が整っているかどうかを確認しておきましょう。

コストの発生

受発注システムを導入して業務が効率化することで人的コストなどのコストが削減できる反面、利用には導入コストや保守・運用コストなどのコストがある程度かかってきます。

そのため、現在、受発注業務にかかっている人件費や工数などを計算し、システムの導入によって削減できるコストとシステムの導入によって新たに生じるコストを比較して削減できるコストが多いのであれば導入を進めるようにしましょう。

受発注システムを導入する際のポイント

実際に受発注システムを選ぶ際にはどういったポイントに注目して比較すれば良いのでしょうか。 ここでは受発注システムを選ぶ際の比較ポイントについて詳しく解説していきます。

費用

導入する際にかかるコストをきちんと把握しておきましょう。 高機能な高価なシステムであっても、操作が難しいために現場に定着しないこともあります。 反対に、最低限の機能を備えた安価なシステムでも、自社で使える機能が少なかったりすれば十分な効果が得られず、お金をかけて導入した意味がなくなってしまいます。

まずは、自社が受発注システムを導入することで得たい効果や導入目的を明らかにし、費用対効果の高いシステムを選ぶようにしましょう。

備わっている機能

システムによって搭載されている機能やサービスが異なります。 その点に留意して、自社が必要とする機能を整理し、自社の受発注業務を効率的におこなえる機能を備えたシステムを選定しましょう。

また、受発注システムのなかには、特定の業種や業態に特化したパッケージサービスを提供しているものもあります。 こういったものを参考にすることで、機能の選定においても迷うことなくシステムを活用することができるでしょう。

また、システムによっては販売管理システムや仕入管理システム、購買管理システムの機能の一部として受発注管理がおこなえる場合もあります。 一連の業務を合わせて管理したい場合は、視野を広げて受発注管理機能が備わったほかのシステムを検討してみても良いでしょう。

システムの使いやすさ

システムの操作性もあらかじめ確認しておきましょう。操作が難しいと、実際に活用する現場の方たちが使いこなせず、機能を活かしきることができません。 ほとんどのシステムは、無料トライアルやデモサービスを提供しているので、コスト面や機能面が希望に合うシステムであっても、導入前に一度試してみることをおすすめします。

導入方法

受発注システムの主な導入の方法として、クラウド型、パッケージ型、オープンソース型の3つの形態があり、提供形態によって特徴が異なります。 違いをきちんと確認して自社に合う形態を選ぶとよいでしょう。 以下の表で特徴をまとめたので参考にしてみてください。

 

サポート体制

システムのサポート体制も事前に確認しましょう。法人向けの有料システムであれば一定水準のサポートはついてきますが、細部にわたるサポートについては各メーカーによって異なります。 あらかじめ対応可能な問い合わせ方法（メールや電話など）や受付時間などを、きちんと確認したうえで導入するようにしましょう。

受発注システムに備わっている機能

受発注システムは、受注側と発注側で利用できる機能が異なります。 ここでは、受注側と発注側のそれぞれの機能についてご紹介します。

受注側で使える機能

受注側で使える機能の詳細は以下のとおりです。

 

発注側で使える機能

続いて、発注側で利用できる機能の詳細を紹介します。

 

受発注業務を効率化して生産性向上へ

煩雑な受発注業務を効率化させるため、受発注システムを導入して生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。 また、受発注業務のみならず、生産管理や販売管理などの業務を一元的に管理したい場合には、基幹系業務を統合するITツールであるERPをおすすめします。 ぜひ受発注システムと合わせてチェックしてみてください。

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