容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意・ポイントを解説！
オンラインストレージ
2023.06.02
2023.06.02
オンラインストレージを活用することで、インターネット環境さえあれば場所や端末に関係なくいつでもアクセスしたいファイルを閲覧することができます。また大容量のファイルを安全に送付することも可能です。今回はそんなオンラインストレージの選び方を解説します。ぜひ参考にしてみてください。
オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、インターネット上にさまざまなファイルなどを保存できるサービスのことを指します。インターネット環境があれば、パソコンだけでなくスマートフォン、タブレットなどの端末からもアクセスができます。
また、ストレージにアップしたファイルのURLを共有することで、相手も同じファイルが見れるようになります。これを利用することで大容量のファイルの共有も容易におこなうことができます。 一方で、オンラインストレージのIDとパスワードさえあれば、誰でもデータファイルへアクセスができるため、情報漏洩などセキュリティ面での対策は考慮する必要があります。
関連記事：オンラインストレージとは？メリットやデメリット、主要サービスまで紹介
オンラインストレージを選ぶときの注意点
オンラインストレージを選ぶ際に考慮すべき点がいくつかあります。 ここでは、利用するサービスを選定する際のポイントを4つの観点から解説していきます。
オンラインストレージを選ぶときの注意点①：データ保存に期限はあるか
オンラインストレージのメリットの1つとしていつでもどこでも保存しているデータにアクセスできるという点が挙げられます。しかし、サービスのなかには保存期間に期限が設定されている場合もあります。特にデータの保存を長期的に考えている場合は、事前にデータを保存できる期間を明確にしておいた方が良いでしょう。
オンラインストレージを選ぶときの注意点②：データの保存容量に制限はあるか
多くのオンラインストレージサービスには、保存可能容量が設定されています。1つのデータ当たりの保存容量に限界があったり、合計保存容量に限界があったりとさまざまな場合がありますが、自社がどのくらいのデータを保存するかをあらかじめ整理したうえで、適したサービスを選定する必要があります。 かなり多くの容量のデータを保存する場合は、容量無制限のものを検討してみても良いかもしれません。
オンラインストレージを選ぶときの注意点③：スマホアプリに対応しているか
スマートフォン対応しているオンラインストレージならば、外出先や移動中でも保存しているファイルを確認することができます。 オンラインストレージを利用する人の移動や外出が多いのであればあらかじめ確認しておいたほうが良いでしょう。
オンラインストレージを選ぶときの注意点④：セキュリティは万全か
上述したように、オンラインストレージはIDとパスワード、URLさえわかれば誰でもアクセスできます。管理が甘いと重要なデータを漏洩してしまうといった事態を招きかねません。 通信が暗号化されているか、定期的なパスワード変更を求められるか、事前に指定された端末以外からのアクセスを制限できるかなど、自社のセキュリティポリシーを満たすことができるサービスを選定する必要があります。
注意点を把握したうえで適当なオンラインストレージを使おう
現在、さまざまなオンラインストレージサービスが存在します。サービスによってさまざまな特徴があるため、自社の利用シーンを想定しながら選定する必要があります。 今回紹介した内容を参考にしながら、オンラインストレージを最大限活用して業務効率化を推進していきましょう。
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