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オンラインストレージの選び方!知っておきたい4つの選定ポイント

オンラインストレージ

2023.01.25

2023.01.25

 

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、オンライン上のサーバーにデータを保存できるサービスです。 従来は、パソコン内のハードディスクやUSB、外付けハードディスクなどに、データを保存することが一般的でした。
しかし、これらの記憶媒体には、保存できるデータ容量に限りがあり、制限の範囲内でデータを保存しなければなりませんでした。 オンラインストレージは、オンライン上にデータの保存領域があるので、これらの記憶媒体よりも多くのデータを保存できます。
また、インターネットを通じて利用できるため、メールでファイルを送信したり、USBや外付けハードディスクなどを使ってデータを取り込んだりすることなく、ファイルやデータを共有できるという特徴があります。
そのほかにも、オンラインストレージサービスの多くは、スマートフォンやタブレットなどのデバイスに対応しているので、パソコンがなければ利用できないということはありません。 オンラインストレージを利用することで、多くのデータを保存や、場所を選ばずに情報の共有ができるようになります。

オンラインストレージ選定のポイント

従来の記憶媒体よりも柔軟な使い方ができるオンラインストレージ。個人利用向け、法人利用向け、無料のサービスなど、さまざまな種類のオンラインストレージが提供されています。ここでは、どのようなポイントでオンラインストレージを選べば良いのか紹介していきます。

データ容量

まずは、オンラインストレージに必要なデータ容量を確認しましょう。
個人でオンラインストレージを利用する場合は、自身のパソコンや外付けハードディスクなどにどれくらいのデータがあるのか確認することで、最適なデータ容量を把握できるでしょう。
 
法人で利用する場合は、個人で利用するよりも多くのデータ容量が必要になります。これまで蓄積されているデータ量と今後の人員増加などを鑑みて、必要なデータ容量を算出しましょう。 また、文書だけでなく、画像や動画を多く保存する場合は多くのデータ容量を見積もると良いでしょう。

料金

次に、料金を確認しましょう。 オンラインストレージの多くは、保存可能なデータ容量によって費用が発生する従量課金となっています。契約しているプランで、データ容量がいっぱいになれば、データ容量を増やすことができます。
 
当然ながら、データ容量が多いプランにすればするほど、費用もかさむことになります。料金があまりにも高額になる場合は、保存するデータの適正化を図るなどして、最適なコストに収めるようにしましょう。

アプリ対応

検討中のオンラインストレージが、アプリに対応しているかも確認しましょう。
とくに、法人利用の場合は、出先からオンラインストレージにアクセスするということが想定されます。
 
例えば、「営業担当者が訪問先から営業資料をタブレットで表示す」」、「出張先から社内の回覧資料を確認する」、などの利用シーンが発生するでしょう。
また、ちょっとした移動時間などで資料を確認するということもできます。 スマートフォンやタブレットのアプリ対応がされているオンラインストレージであれば、このようなケースにも対応でき、仕事の幅が広がります。

セキュリティ

セキュリティ対策も、オンラインストレージを選定するうえで大事なポイントの1つです。
オンラインストレージでは、オンライン上にデータを保存するため、不正アクセスや情報漏洩のリスクは避けられません。そのため、オンラインストレージを運営する会社も、それぞれにセキュリティ対策をおこなっています。
 
とくに、法人の場合は、セキュリティ事故によって機密情報が流出するだけでなく、金銭的な損害が発生する可能性もあります。オンラインストレージサービスのセキュリティ対策の状況は念入りに確認するようにしましょう。
 
また、何かあった場合に備えてサポート体制がしっかり整っているかも確認すべきポイントの1つになります。

自社に合ったオンラインストレージの運用を

個人向けオンラインストレージや法人向けオンラインストレージ、また無料のオンラインストレージなど、さまざまな種類のオンラインストレージがあります。自社に合ったオンラインストレージを導入することで、組織の生産性を向上させることも可能です。働き方改革の一環として、オンラインストレージを導入してみてもいいのではないでしょうか。

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