オンラインストレージとは

そもそもオンラインストレージとはどんなものなのでしょうか？ ここでは、オンラインストレージの特徴について紹介します。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上のストレージにファイルやデータを保存することができるサービスのことであり、クラウドストレージとも呼ばれます。

USBメモリーやHDD（ハードディスクドライブ）、SSD（ソリッドステートドライブ）などの機器にファイルを保存してデータを管理するのと同じように、インターネット上のストレージにファイルをアップロードすることでデータを管理することができます。

インターネット上のストレージに保存してファイルを管理するため、インターネットにつながる環境にいる限りどんなデバイスからでもそのファイルを閲覧・編集でき、また自分以外の人とも共同でそのファイルを管理することが可能です。

ファイル転送サービスとの違い

ファイル転送サービスは、インターネット上にファイルを保存してそのデータを他人に転送することができるサービスです。 オンラインストレージと同じく、インターネット上にファイルを保存でき点は同じですが、ファイル転送サービスは「他者にファイルを転送する」ことに特化しています。

それに比べてオンラインストレージは、「ファイルを保存する」ことに特化しており、その点でファイル転送サービスとは異なります。

オンラインストレージ導入のメリット

効率的にデータ管理ができるオンラインストレージは、さまざまなビジネスシーンで活用することが可能です。 ここでは、オンラインストレージを導入する具体的なメリットをいくつか紹介します。

オンラインストレージ導入のメリット①：場所を選ばずにアクセスすることができる

オンラインストレージは、インターネット環境さえあれば、PCやスマホなどのデバイスでどこからでもアクセスすることができます。 そのため、営業先から情報を確認したいときでも、インターネット環境さえあれば、その情報にアクセスすることが可能となります。

オンラインストレージ導入のメリット②：ファイルを一元管理することができる

オンラインストレージでは、今まで拠点別でばらばらに管理していたデータを一元管理できるようになります。 1つのオンラインストレージに情報を集約することができるため、効率的に情報共有をおこなえるようになり、業務の生産性を向上させることが可能となります。

オンラインストレージ導入のメリット③：バックアップを取る手間を省くことができる

パソコンやスマホにデータを保存している場合、万が一の事態に備えてバックアップを取っておく必要があります。 オンラインストレージはデータが自動で保存される仕組みになっているため、バックアップを取る手間を省くことができます。 保存されたデータは、複数人で共有して、同時に作業をすることが可能です。

オンラインストレージ導入のデメリット

オンラインストレージにはメリットがあると同時に、デメリットも存在します。 ここで紹介するデメリットを理解したうえで、オンラインストレージを利用するようにしましょう。

オンラインストレージ導入のデメリット①：カスタマイズが限られてしまう

オンラインストレージは、パッケージ化されたものが販売されているため、自社に合う仕様にカスタマイズすることができません。 導入後の失敗を防ぐためには、事前に機能や操作性を十分に確認し、自社に必要な要件が満たされているのかを確認しましょう。

オンラインストレージ導入のデメリット②：障害時に自社で対応することができない

オンラインストレージは、サービスの運営会社にトラブルが発生してしまうと、自社で改善に向けた対応をとることができません。 そのため、トラブルが発生したときに、その原因の解消が遅れてしまうと、業務に支障をきたすことになります。 こういったことを少しでも防ぐためにも、事前に運営会社のデータセンターの管理体制を確認しておきましょう。

オンラインストレージ導入のデメリット③：セキュリティに不安がある

オンラインストレージは、IDとパスワードがあればどこからでもアクセスすることができるため、情報漏洩が起こる可能性がゼロではありません。 また、誤ってデータを第三者に公開してしまう人為的なミスも考えられるため、社員のセキュリティに対する意識を高める必要があります。

無料版オンラインストレージと有料版オンラインストレージ

オンラインストレージのなかには、無料で使えるものもあればお金を払って有料で使うものもあります。 ここでは、無料版と有料版のオンラインストレージの違いについて紹介します。

無料版オンラインストレージ

無料で使えるオンラインストレージは、フリーミアムで提供されているものがほとんどです。 容量に制限があったり、保存期間に制限があったりなど、少し使いづらい点もあるかもしれませんが、個人で使う分には十分である場合がほとんどでしょう。 法人で使う場合は少し物足りなく感じてしまうかもしれないので、有料版を使うためのお試しとして使ってみる方が良いかもしれません。

有料版オンラインストレージ

無料版のオンラインストレージを利用していて、容量が足りなくなったり保存期間が短かったりと、物足りなくなった場合に多くの人や企業は有料版のオンラインストレージへ移行します。 有料版オンラインストレージのなかには、容量が無制限で使えるものやサポート体制が充実しているものなど、多種多様のものがあるので自分に合ったものを選んでみてはいかがでしょうか。

オンラインストレージを導入する際に抑えておきたいポイント

DXログ編集部

ここでは、無料版オンラインストレージを導入する前に抑えておきたいポイントを紹介します。 オンラインストレージサービスによって機能や特徴が異なる場合がほとんどなので、ここで紹介するポイントを切り口にして自分に合ったものを選んでみてはいかがでしょうか。

無料で使える容量

無料版オンラインストレージのなかには、ある程度の容量までは無料で使えて、さらに保存できる容量を増やしたい場合は料金が発生するものもあります。 そのため、あらかじめ各オンラインストレージサービスが無料で提供している保存可能容量を把握しておき、「データを保存しきれなかった」といったが起こらないようにしておきましょう。

有料版の有無

多くの無料版オンラインストレージサービスは、そのまま有料版へ移行することができますが、なかには有料版のサービスを提供していないものもあります。 「自分は無料版だけでいい」と思っていても、もしかしたら容量の追加や機能の追加をしたくなることがあるかもしれません。 そのため、さらに機能や容量を追加することができる余地が残されているのかどうかはあらかじめ把握しておくべきでしょう。

保存期間

オンラインストレージサービスのなかには、ファイルを保存することができる期間に制限があるものがあります。 せっかく保存したファイルが知らない間に消えていたというようなことが起こらないように、あらかじめファイルを保存できる期間をチェックしておきましょう。

スマホアプリ対応

オンラインストレージのなかには、スマホアプリに対応しているものもあります。 通勤電車に乗っているときや営業先へ移動するときなど、パソコンが使いづらい環境にいる場合でも、スマホアプリに対応しているオンラインストレージならスマホでファイルを管理することができます。 そのため、スマホアプリ対応のオンラインストレージの方が便利に使うことができるのではないでしょうか。

会員登録の有無

オンラインストレージのなかには、会員登録をすることなく利用できるものもあります。 手軽に手っ取り早く活用したのであれば、会員登録が必要ないものを選んでみてもいいかもしれません。

もっと使いたいと思ったら有料版オンラインストレージへ

無料版オンラインストレージでは、データ容量やアップロードすることができるデータ量の制限など、さまざまな制約があります。 ましてや、法人で本格的にオンラインストレージを使いたいとなると、もっと膨大な量のファイルやデータを保存する必要があるでしょう。 さらに保存容量を増やしたい、保存期間を長くしたいといった場合は有料版のオンラインストレージに移行してみるのも良いかもしれません。