活用が広がるオンライン商談

近年では、オンライン商談がさまざまなシーンで利用されるようになってきました。オンライン商談とは、Web会議ツールやオンライン商談に特化したツールなどを使用して、対面せずに遠隔で商談することをいいます。

では、オンライン商談で実際にどのようなことができるのか、オンライン商談のメリット・デメリットについて紹介していきます。

オンライン商談でできること

オンライン商談は、対面せずとも顧客とコミュニケーションをとることができます。テキストだけのメッセージのやりとりや声だけの電話よりもわかりやすく、画面を見せながら細かく説明が可能です。

オンライン商談で利用するツールには、さまざまな機能が搭載されており、それを使いながら商談を進めると、相手にもわかりやすく商品やサービスを伝えることができるでしょう。
また、商談後の管理や教育などに役立つ機能なども含まれていることも多く、オンライン商談にはたくさんメリットがあります。

では、実際にどんなメリットがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

オンライン商談のメリット

オンライン商談の最大のメリットは、効率的に商談を組むことができて、1日の商談数を増やすことができる点ではないでしょうか。
オフラインの商談であれば、訪問をするための時間や会議室の用意が必要です。一方、オンライン商談の場合は、URLを発行して当日時間になったらアクセスするだけで、会議を始められるメリットがあります。

また、オンライン商談ツールを利用すると商談を進めるのに便利な機能がたくさんついているので、そこもオンライン商談のメリットといえるでしょう。
画面共有の機能などを利用して顧客により効果的なプレゼンをおこなうことができ、トークスクリプト機能を使えば自分だけのカンペを準備して、商談に集中することができるでしょう。

オンライン商談は、チームにもメリットがあります。URLにアクセスするだけで同席することができるので上司の指導も効率的です。録画機能などを使えば、フィードバックや振り返りも簡単にすることが可能なので、教育に役立ちます。

オンライン商談のデメリット

オンライン商談にたくさんのメリットがあることがわかりましたが、一方でデメリットもあります。オンライン商談のデメリットとはどのようなものなのでしょうか。

オフラインの商談と異なり、相手の顔を対面で見ることができず、表情や感情などの反応を掴みづらいといったデメリットがあります。オフラインであれば感じられるその場の雰囲気もなかなかわからないでしょう。

お互いに見えていないということもあり、複数人参加の会議であれば会話を聞いている時にほかの作業などをしていることもあり得るので、商談に集中するというのも難しいと感じられます。

オンライン商談で必要なもの

では、実際にオンライン商談を開催する際、必要になってくるものを紹介します。導入を検討している人はぜひ参考にしてみてください。

カメラ・マイク付きのPC・スマートフォン・タブレット

オンライン商談で必要なものとして、まずカメラ・マイク付きのPCやスマートフォン、タブレットを用意しましょう。顔を映すことができて、音声が双方に聞こえてさえいればオンライン商談に利用できます。

イヤホンとマイクが一緒になったヘッドセットがあると、双方の声が聞き取りやすくおすすめです。
内蔵されているカメラでも良いですが、別売りの高機能のカメラを使用するとより鮮明に自分を映すことができるので、相手に臨場感を与えることができるかもしれません。

インターネットに接続できる環境

カメラや音声付きのPCやスマートフォンが準備できたら、次はインターネットの接続環境が必要です。オンライン商談で画面や音声の乱れが起きると、商談に集中できなくなるので、受注につながりにくくなるでしょう。

途中で途切れないような接続環境でオンライン商談をおこなうようにしましょう。

オンライン商談ツール

オンライン商談をおこなうには、オンライン商談ツールの準備も必要でしょう。
オンライン商談に特化したツールであれば、一般的なWeb会議ツールにはない便利な機能が搭載されている場合もあるので、ツールを見比べて機能や費用が自分に合ったものを選ぶ用意しましょう。

オンライン商談の活用事例｜食品業界

紹介する事例では、中小企業の支援を事業の柱の一つとする2つの機構が、それぞれグローバルなオンライン商談会を開催し、海外への販路開拓プラットフォームを提供しています。
食品業界のBtoB分野においても、世界的な新型コロナ流行のなか、オフラインの大規模商談会・地域単位の展示会に代わる手段としてオンライン商談が活用されており、2つの商談会では多数の中小食品メーカーが出展・出品しました。

試食ができないという点を除けば、オンライン化のメリットは十分にあり、今後の拡大に期待が集まっています。

海外ECバイヤーとのオンライン商談会｜中小機構

海外への販路開拓を求める日本の中小企業と、国内外に販路を持ち新規仕入れ先を探しているバイヤーのマッチング機会を提供する目的で、中小機構は2021年2月にオンライン商談会を開催しました。

この商談会では約120の中小メーカーが自社商品の画像やセールスコピー、各種取引条件をサイト内に掲載します。海外に販路を持つ国内外のバイヤーが、興味を持ったメーカーに期間中にECサイト内で商談を予約し、Zoomで商談・交渉がおこなわれました。

問い合わせフォームから出展者に対し質問することもできます。期間終了後も特設サイトから問い合わせることができるため、継続的なビジネス機会の発見にも有効です。

参考：海外ECバイヤーとのオンライン商談会｜中小機構

タイ・バンコクでのオンライン商談会｜日本貿易振興機構

2020年10月・11月に開催された「日本産農水産物・食品輸出商談会」では、従来の現地商談会から切り替わり、オンライン商談を用いて開催されました。「日本産農水産物・食品輸出商談会」は、タイ・バンコクと日本をつなぐ商談会で、多くの企業が参加しました。

出展する日本の農水産物・食品事業者は、ジェトロのサイトに自社商品の画像・企業プロフィール・セールスコピーを掲載します。
ジェトロから各事業者に事前説明会が設けられ、商品輸出に関わる要チェック事項の説明、セールスプロモーションに関する助言などの支援がおこなわれました。

タイのバイヤー集客・商談予約はジェトロが担当し、日本の事業者とタイのバイヤーのオンライン商談にはZoomが使用されました。過去の現地開催よりも参加者数は多く、出展約130、バイヤー約70、商談数はおよそ300にのぼったそうです。

この事例からもわかるように、オンライン商談のメリットは、現地での対面商談会に比べて渡航費用などのコストがかからないことです。
また、オンラインは気軽に参加しやすいため、これまでの対面の展示会では出会えなかった顧客と接点を持つこともできます。

参考：タイ・バンコクでのオンライン商談会｜日本貿易振興機構（ジェトロ）

オンライン商談の活用事例｜保険業界

保険業界もコロナ禍の影響を受けており、対面販売による顧客獲得に課題がありました。

保険の中でも、損害保険業界、特に大手損保企業各社は、保険代理店による対面商談を営業活動の主軸としてきましたが、顧客の外出・自社の対面営業自粛により商談・手続きを進められない状況を解決すべく、非対面商談化（オンライン商談化）を加速しています。

保険業界の取り組みについては、金融庁のホームページで検討会の資料が公開されているので、詳細を知りたい方は参考にしてみてください。

参考：第8回「金融業界における書面・押印・対面手続の見直しに向けた検討会」議事次第｜金融庁

オンライン商談を活用しよう！

いかがでしたか。
ここまで、さまざまな業界のオンライン商談の活用事例を紹介してきました。ツールの導入や手法の工夫によって、オンラインでも対面と同様に商談をおこなうことができます。
オンライン商談を活用することで、顧客や取引相手の安全確保はもちろんのこと、業務効率の向上を図ることも可能です。オンライン商談を支援するツールやシステムはたくさんあるので、オンライン商談の導入を考えている方はぜひ自社に合うオンライン商談ツールを探してみてください。