会員管理システムとは？

まずはじめに、会員管理システムとは具体的にどういったシステムなのか紹介していきます。

そもそも企業の会員制サービスとは？

企業の会員制サービスとは、企業や個人が会員登録をすることで初めて受けられるサービスのことを指します。 具体例としては、クレジットカードやスポーツジム、ファンクラブなどが挙げられます。企業は会員制サービスを提供することで、会費という安定的な収入を得られたり、顧客の情報収集をおこなえたりするなどさまざまなメリットが得られます。

会員管理システムとは？

会員管理システムは、会員登録をおこなった企業や個人の情報を管理するものです。会員制サービスを拡大すると同時に、顧客は増えてゆき、管理担当の負担も増えるでしょう。

その負担を軽減することができるのがこのシステムです。 また、システム形態には、インターネットを介するクラウド型と、自社サーバーを利用したオンプレミス型があります。それぞれ利用料金や操作環境など特徴が異なるので、それらを把握したうえで、企業の予算と目的に合致するシステムを選びましょう。

会員管理システムでできること

会員管理システムには、具体的にどんな機能があるのでしょうか？ ここでは、基本的な機能を5つに分けて紹介していきます。

会員情報の管理

会員管理システムでは、会員の情報を一元的に管理することができます。蓄積された会員を抽出する検索機能も備わっており、効率よく会員管理がおこなえます。 また、新規会員の登録や入会もWeb上で設定することができます。

メール一斉配信

会員に対して連絡したい場合は、メールの一斉送信を利用することができます。会員全員もしくは一部など、会員の範囲を限定することもできるため容易に必要な情報発信をおこなうことができます。

アクセスログの確認

会員管理システムのなかには、会員アクセス数や閲覧履歴などを把握することができるものもあります。そうすることで、会員サイトの利用状況を読み取り、最適なページへと改善していくことができます。

会員専用サイトの設置

会員管理システムを利用すれば、会員専用のマイページの設定を容易におこなえます。マイページに表示させたい項目を設定すれば反映されるため、ホームページを作成するスキルがなくても大丈夫です。

入会金や会費の管理

会員から状況に応じて入会金や会費、イベント費などを集めるということもあるでしょう。会員管理システムがあれば、会員ごとに入金状況を管理することができ、手作業よりも格段に効率が良くなります。 また、システムによっては会員のマイページから支払いをおこなうこともできます。

クラウド型会員管理システムの導入メリット

クラウド型のシステムは、オンプレミス型のシステムよりも比較的利用料金が安く、導入スピードも速いなど多くの利点が存在します。 ここではクラウド型の会員管理システムを導入するメリットを紹介していきます。

個人情報を安全に管理できる

会員管理システムでは、会員の個人情報を扱います。万が一、個人情報が流出してしまったとしたら、会社の信用を失うことになってしまうでしょう。したがって、個人情報を守る厳重なセキュリティ体制が必須です。

会員管理システムでは、アクセス制限や管理者のログ履歴の確認、SSL暗号通信など、システム内外のリスクに備えたさまざまなセキュリティ機能が備わっています。

さらにクラウド型では、設備の整ったサーバやデータセンターなどで大切な個人情報が管理されるうえに、常に最新のセキュリティが更新され、日々進化する最新型のウイルスやマルウェアへの対策を施すことができます。このような厳重なセキュリティ体制で、会員の個人情報を安心して管理することができます。

効率よく情報発信ができる

会員管理システムには、情報発信をおこなうための機能として会員向けにメールマガジンを配信するメール一斉送信機能が搭載されています。 メールマガジンを配信することで、ユーザーとの接点を増やし、効率的に販売促進活動を進めていくことができます。システムによっては、データベースを利用して会員の名前を差し込んだり、会員の特別な日に記念日配信をおこなったりすることができる機能もあります。

このようにパーソナライズされたメールマガジンを送信することで、開封率やクリック率、購買意欲の向上に期待ができるでしょう。

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マーケティング戦略に活用できる

会員管理システムでは、会員サイトへのログイン履歴やメールの開封ステータスを確認することができます。そのデータから分析できるそれぞれの会員の反応や購買傾向などに合わせて、最適化した情報を届けることができます。そうすることで、顧客の満足度や顧客ロイヤリティを向上させることができ、マーケティング戦略に活かすことができます。

インターネット環境があればどこからでもアクセス可能

クラウド型のシステムは、インターネット環境さえあれば、場所を問わず利用することができます。また、スマートフォン、タブレットやパソコンなどどんなデバイスでも利用することができます。 そのため忙しい業務のなかでも場所を問わず、空いた時間を利用して会員管理業務をおこなうことができ、業務効率の向上が期待できます。

クラウド型会員管理システムを選ぶときに押さえておきたいポイント

実際にクラウド型会員管理システムを導入するにあたり、どんな点に気を付ければよいのでしょうか。 ここでは、4つに分けて紹介します。

利用料金

会員管理システムを利用するためには利用料金がかかります。一般的には、クラウド型のシステムのほうがオンプレミス型のシステムより低価格で利用できるものの、機能の種類や登録できる会員数、容量などによって利用料金が異なってくるため、自社の予算に合わせてシステムを選びましょう。 システムのなかには、無料トライアルを提供しているものもあるので導入前に一度利用してみることをおすすめします。

サポート体制

会員管理システムを導入するにあたっては、サポート体制について確認するようにしましょう。 不明点があったり、不具合が起きたりした場合に業務を滞らせないため、サポート窓口をしっかり把握しておくことが大切です。電話やチャット、メールでの対応がほとんどですが、システムによっては、専任担当者がついて緊急事態であっても迅速に対応してくれるものもあります。

オプション機能

会員管理システムの中には基本機能に加えて、入金管理システムやアンケートシステムなどオプション機能が搭載されているものもあります。必要最低限の機能が備わったシンプルなシステムか、それとも多機能なシステムか、自社の求めるニーズに沿ったシステムを選ぶようにしましょう。

システムの対象規模

会員管理システムの中には、数万単位の会員を持つ企業向けシステムや、少数の会員を持つ同窓会向けのシステムなど、それぞれに特徴があります。

一般的には、登録できる会員が多いほど利用料金が高くなる傾向にあり、少数の会員向けのサービスをおこなっている企業が、多くの会員を対象としているシステムを利用してしまうと、無駄な利用料を払うことになってしまう可能性があります。

システムを選定する際には、システムが対応できる規模と自社でおこなっているサービスの規模感がマッチしているかという点に気を付けましょう。

会員管理システムを活用して業務効率の向上を実現

会員管理システムを導入することで、これまで手作業でおこなっていた会員管理業務の負担を圧倒的に軽減することができます。 「最近、顧客の管理が行き届かなくなってきた」「顧客情報をもっと安全に管理したい」などといった悩みを抱えている企業の方は、今回紹介した内容を参考に会員管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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