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年末調整での転職者の扱いは?書類の書き方や源泉徴収票がない場合の対応とは

労務管理システム

2023.12.04

2023.12.04

転職者の年末調整は、前職の退職後に再就職したタイミングや、年末時点での勤務状況で対応が変わります。当記事では、転職した場合の年末調整の方法や必要書類、注意点などについて解説します。転職者の年末調整のやり方を知りたい方や、転職した場合の年末調整について知識を深めたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

▼年末調整の担当者はこちらもチェック!

そもそも年末調整とは?

年末調整とは、従業員が毎月(毎日)の給与や賞与などを受け取る際に源泉徴収された税額の合計と、本来納めなければならない税額を比較して、その差額を精算する手続きのことです。

源泉徴収税額はあくまで概算であるため、月ごとに所得に変動がある場合には徴収額と実際の納付額に差が生じます。さらに、年末調整では従業員それぞれの家族構成や状況に応じて控除を適用するため、概算の税額で徴収している税額とズレが生じます。。

税額の不一致が発生した場合には、年末調整によって従業員に還付もしくは追加徴収をおこなって精算します。企業が各従業員の代わりに年末調整をおこなうことで、大半の従業員は確定申告の手続きが不要になります。

 

年末調整とは何をする?なぜ必要?対象者など基礎知識をわかりやすく解説!

年末調整は、人事労務担当者だけではなく、一般の従業員にとっても、所得税(復興特別所得税を含む)の納税額を確定させるための重要な業務の一つです。当記事では、年末調整とは何なのかについてわかりやすく解説します。年末調整の理由や対象者、流れなど、基本的な知識を深めたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

労務管理システム 2022.12.12

転職してきた従業員がいる場合、年末調整はどうする?

前の職場を退職してその年のうちに転職してきた従業員がいる場合、年末調整は基本的に転職後の現在の勤務先でおこないます。ただし、年収が2,000万円以上などの年末調整の対象外になる場合などは、自分で確定申告をしたり、転職先ではなく前の職場で年末調整を受けたりする必要があります。

また、年末調整をおこなうときは、前職と転職先の収入を合算して、所得税(復興特別所得税を含む)の計算をおこないます。そのため、転職先で年末調整をおこなうには、前職の源泉徴収票を提出してもらわなければなりません。なお、年の途中で退職した場合、源泉徴収票は退職した日から1カ月以内に交付されます。

年に2回転職した従業員の年末調整はどうなる?

年に2回など、1年のうちに複数回の転職をおこなっている方もいるかもしれません。この場合も、1回転職した場合と同様で、その年の最後に転職をおこない、年末まで勤務している会社で年末調整をおこないます。

ただし、この場合には、その年の給与を受けとったすべての退職した会社の源泉徴収票が必要になります。そのため、自社で年末調整をおこなうことになった場合は、すべての源泉徴収票を提出するようアナウンスしましょう。

12月に転職してきた従業員の年末調整はどうなる?

年末調整はその年の1月1日から12月31日までに受け取った給与所得に対しておこなうため、12月中に支給期の到来する給与支払を受けた後に退職した場合は、転職する前の会社の年末調整の対象者に該当します。この場合、年末調整は退職と同じタイミングです。

一方、前職で12月の給与を受け取っていない場合は、従業員自身で確定申告をおこなうのが一般的です。その年の途中で転職してきて年末まで勤務している場合は、転職先の年末調整の対象者に該当します。なお、12月に転職してきて12月中に給与の支払いがある場合も、転職先での年末調整が可能です。

このように、前職の給与が支払われた時期や転職してきた時期によって、年末調整を受ける会社は異なるため、注意が必要です。

転職した従業員の年末調整の必要書類

転職した場合の年末調整の必要書類は、1年を通じて勤務している従業員とほとんど変わりません。そのため、下記のような書類を勤務先に提出する必要があります。

  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 基礎控除申告書
  • 配偶者控除等申告書
  • 所得金額調整控除申告書
  • 保険料控除申告書
  • 住宅借入金等特別控除申告書
  • 前職の源泉徴収票

各種控除を申告する場合には、控除証明書も添付しなければなりません。また、年末調整にはそれぞれの書類について提出期限があるため、きちんと周知し、従業員に期限元首で提出してもらうように働きかけることが重要です。

転職者の年末調整の書き方~企業型確定拠出年金の対応~

転職者も通常の従業員も、年末調整の書き方や提出書類に大きな違いはありません。両者に共通する提出書類は「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」や「給与所得者の保険料控除申告書」などで、転職者は前職の源泉徴収票を合わせて提出する必要があります。

転職者の年末調整で難しいケースの1つとして、企業型確定拠出年金(以下:企業型DC)の対応があります。企業型DCとは、勤務先が掛け金を払い、それを従業員が個別に投資信託などで運用し、積み立てた資金を60歳以降に受け取る制度です。

転職者が前職で企業型DCを運用していた場合、新しい勤務先にも企業型DCがあれば、これまでに積み立ててきた資産を移して運用し直すことができます。手続きは新しい勤務先で行いますが、6か月以内に手続きをおこなわないと資産が自動的に国民年金基金に移管されてしまうので注意が必要です。なお、自社で企業型DCを扱っていない場合や、従業員が個人型確定拠出年金(以下:個人型DC)への移管を希望する場合は特別な手続きは必要ありません。

企業型DCは税制上の優遇措置が受けられるため、年末調整をおこなうことで支払い済みの所得税が還付される可能性があります。転職者が企業型DCを運用している場合の年末調整は、勤務先がおこないます。

ただし、掛金を支払っているのが企業だけで、従業員自身が掛金を支払っていない場合は所得税控除の対象とはならないため、年末調整を行う必要はありません。企業型DCで年末調整の対象となるのは、以下の2つのケースです。

  • 企業の掛金に加え、従業員本人も掛金を上乗せして拠出している場合
  • 企業型DCに加え、従業員が個人型DCに拠出している場合

それぞれの対応方法は、以下を参考にしてください。

 

企業型DCに従業員が掛金を上乗せしている場合

企業型DCとは別に、個人型DCに拠出している場合

年末調整をおこなう人

勤務先

(掛金を給与から源泉控除し、金額を把握しているため)

勤務先

(ただし、個人型DCの掛金は把握できないため、従業員に「小規模企業共済等掛金払込証明書を提出してもらう)

「給与所得者の保険料控除申告書」の書き方

  • 「小規模共済等掛金控除」の「確定拠出年金法に規定する企業型年金加入者掛金」欄に掛金の総額を記入する
  • 「小規模共済等掛金控除」の「確定拠出年金法に規定する個人型年金加入者掛金」欄に、従業員が支払った個人型DCの掛金総額を記入する
  • 「確定拠出年金法に規定する企業型年金加入者掛金」欄に掛金の総額を記入する
  • 合計(控除額)欄には、すべての掛金を合わせた総額を記入する


なお、個人型DCにのみ加入している場合は、従業員自身で確定申告を行う必要があります。

転職により年末調整ではなく「確定申告」を自分でおこなうが必要があるケース

ここでは、転職により確定申告をしなければならない場合について詳しく紹介します。自社で退職者が出た場合や、個人事業主が転職してきた場合の参考としてお読みください。

退職後、年内に転職しなかった場合

退職してその年に転職しなかった場合は、基本的に年末調整の対象外になるため、自分で確定申告をおこなう必要があります。

ただし、その年の途中に退職して再就職しなかった方で、下記に該当する場合は、年末調整の対象になります。

  • 死亡により退職した場合
  • 著しい心身の障害のため退職した場合
  • 12月中に支給期の到来する給与の支払を受けて退職した場合
  • パートなど働いている方が退職し、その年に受け取る給与の総額が103万円以下の場合

これらに該当しない場合は、退職した会社から受け取った源泉徴収票を参考に、確定申告をおこないます。これらに該当する場合でも、医療費控除や寄付金控除、雑損控除などの年末調整で受けられない控除を受けたい方は、確定申告をおこなう必要があります。

なお、還付申告をおこなう場合は、その年の翌年1月1日から5年間提出することが可能です。

 

退職者の年末調整は必要?途中退職の対応や退職所得の取り扱いを解説!

年末調整とは、給与所得者に支払われた一年間の給与や賞与などから源泉徴収した所得税について、給与の支払者が年末に再計算し、過不足金額を精算する手続きのことです。退職者の年末調整をすべきかどうかは、従業員の事情や退職日などによって異なります。当記事では、退職者の年末調整について徹底解説します。

労務管理システム 2022.12.12

個人事業主から会社員への転職の場合

個人事業主から会社員へ転職した場合には、基本的に自分で確定申告をおこなう必要があります。

転職後に受け取った給与などに対する所得税額は、転職先の年末調整で調整できます。しかし、個人事業主として事業をおこなっていた時期については、事業所得や雑所得、不動産所得といった給与所得には該当しない収入があります。

そのため、確定申告で、個人事業主として事業をおこなっていた時期の収入や所得などを算出し、所得税を再計算して納めなければなりません。

ただし、年末調整を受けた給与所得以外の所得が20万円以下であれば、確定申告は不要になります。たとえば、個人事業主で雑所得に該当する収入が40万円、必要経費が25万円であった場合には、雑所得は15万円と計算されるため、確定申告の必要はなくなります。

転職して年末調整時に源泉徴収票がない場合はどうする?

所得税法第226条によると、その年の途中に退職した居住者については、その退職日から1カ月以内に発行して、従業員に交付しなければならないとされています。

年末調整の手続きが迫っている場合には、従業員自ら前の職場に問い合わせをおこない、いつ頃に源泉徴収票をもらえるか確認してもらいます。また、催促しても源泉徴収票が交付されない場合には、「源泉徴収票不交付の届出書」を所轄の税務署に提出して対処してもらうことになります。

もし、転職元の源泉徴収票を紛失してしまった場合は、再発行を依頼します。ただし、手元に届くまでに一定の時間がかかるため、年末調整の時期になったら前職の源泉徴収票の有無を確認し、ない場合は早めに再発行の手続きをおこなうように周知しましょう。

前職の源泉徴収票の発行が間に合わない場合どうする?

前職の源泉徴収票の発行が、転職先の年末調整に間に合わない場合には、年末調整は受け付けられません。そのため、従業員に前職の源泉徴収票がいつ届くのかを確認したり、自社の年末調整の手続きの期限はいつまでかを知らせたりすることが大切です。

そして、年末調整の期限までに前職の源泉徴収票を提出されない場合は、従業員自身に確定申告をおこなってもらう必要があります。

 

年末調整と確定申告が両方必要な場合もある?両者の違いや対象者を解説

年末調整や確定申告は、一年間(1月1日から12月31日まで)の納めるべき所得税(復興特別所得税を含む)を正しく計算するために重要な手続きです。会社員は基本的に確定申告は必要ありませんが、場合によっては、年末調整と確定申告の両方が必要になることもあります。当記事では、年末調整と確定申告の違いや、両方が必要になる場合について解説します。

労務管理システム 2022.12.12

転職者がいた場合の年末調整の注意点

ここでは、転職者がいた場合の年末調整の注意点について詳しく紹介します。

退職金を受け取っている場合は申告書の提出が必要

転職してきた従業員が前職で退職金を受け取っている場合、「退職所得の受給に関する申告書」を提出しないと、退職金が一定の所得税額で源泉徴収されます。一方、申告書を提出すると、退職金に応じた所得税額が源泉徴収されるため、確定申告が不要になります。

そのため、前職で退職金を受け取っている従業員から年末調整を受けたいとの申し出があった場合は、「退職所得の受給に関する申告書」を提出してもらう必要があります。なお、申告書の提出期限は、退職金を受け取るまでです。

離職期間に年金を支払っていた場合には還付金が戻る可能性も

退職した後に、転職活動などで離職期間があった場合は、国民年金に加入することになります。

国民年金の支払った額は、全額が社会保険料控除の対象になります。なお、離職期間中に受け取っている失業手当は非課税です。離職期間中に課税対象となる収入がない場合には、控除額が大きくなり、所得税の還付を受けられる可能性もあります。

国民年金の支払った額の控除を申請する場合には、控除証明書を「保険料控除申請書」に添付する、もしくは年末調整書類を提出する際に提示する必要があります。

離職期間に失業保険を受け取っていた場合は年末調整に影響しない

転職者の中には、退職後から入社日までの期間に失業保険を受給していた従業員もいる可能性もあります。しかし、失業保険は非課税なので、失業保険を受給していても年末調整には何ら影響しません。

また、申告の必要も一切ないので、特別な対応は必要ないと覚えておきましょう。

転職しても年末調整できるよう源泉徴収票の準備は早めにしよう!

転職した場合には、基本的に転職先で年末調整を受けることになります。なお、前職の源泉徴収票がなければ、年末調整を受けられないため、期限までに間に合うように早めに従業員に周知することが大切です。

退職後、その年に再就職しなかった場合や、個人事業主から会社員に転職した場合などは、確定申告をしなければならない可能性もあります。ただし、一定の基準を満たす場合には、確定申告をしなくてもよいケースもあるため、正しい情報に基づいて転職者の年末調整をおこなうことが重要です。

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