労務管理システムとは？

政府が主導する「働き方改革」によって、多様な働き方を導入する企業が増えています。 同じ企業にさまざまな労働条件の社員が混在するケースも多く、労務管理の重要性はますます高まっているといえます。

この煩雑化した労務管理を効率的におこない、精度を高めてくれるのが「労務管理システム」です。 労務管理システムの導入を検討する前に、そもそも労務管理システムとはどのようなものなのか考えてみましょう。

①「ヒト」を管理するシステム

企業の重要な経営資源として「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」があげられます。 労務管理システムは、このうちの「ヒト」を管理するシステムです。企業に必要なさまざまな労務管理を自動化・効率化し、企業の労働環境改善・維持を助けます。

適切な労務管理によって労働環境が整えば、従業員のモチベーションや集中力が高まります。これは企業全体の活性化や効率化、生産性のアップに有益です。

② 労務管理に関する業務全般を効率化する

労務管理にかかわるあらゆることが労務管理システムの対象となります。 一般に、「労務管理」に含まれるのは以下のような業務です。

• 勤怠管理
• 給与計算
• 労働契約・労働条件の管理
• 就業規則の作成・管理
• 福利厚生の管理
• 業務改善
• 安全衛生・健康管理

労務管理システムを導入すれば、業務にかかわる煩雑な作業も自動化・効率化できます。

③帳票出力や手続きを自動化する

労務管理システムを導入した場合、具体的には以下のような帳票出力や手続きをシステム任せにすることが可能です。 ただし導入するシステムによって「できること」「できないこと」は異なります。 以下は、あくまでも「選択肢として存在する」と考えてください。

 

労務管理システムを導入する6つのメリット

政府による働き方改革が進むなか、企業には改革にそった組織運営や従業員管理が強く求められています。

具体的には、「従業員の労働時間を適切に把握する」「業務を効率化して長時間労働を抑制する」「多様な働き方を可能にする」などがありますが、いずれも適切な労務管理なしには困難です。 これを人の手のみで行えばミスやトラブルが発生する可能性は高く、企業にとっては労務管理そのものが大きな負担となってしまうでしょう。

労務管理システムは、こうした企業や従業員の負担を軽減するうえで有益です。 具体的にどのようなメリットがあるのか、6つのポイントを紹介します。

①書類管理業務から解放される

まず大きなメリットといえるのが、「紙」の出番が減るという点です。 必要な申請やデータのやりとりを紙ベースで行っていると、担当者は全従業員分のコピーを作成して用紙を配布し、回収しなければなりません。 回収後は抜け漏れをチェックして、提出用の用紙に転記したりデータとして入力したりする必要もあるでしょう。

万が一、記入ミスや漏れがあった場合は従業員に差し戻し、また同じ工程を繰り返すこととなります。 担当者は多くの時間と労力を費やすこととなり、これでは貴重な労働リソースを無駄に費やしているといわざるを得ません。 ところが労務管理システムを導入すれば、メールやファイルで個々に資料を配付したりデータを受け取ったりが可能です。 進捗管理もPC上で見られるので、一人ひとりに確認する必要がありません。

紙のやりとりがなくなるため用紙代やコピー代のコストカットができ、書類の保管場所に悩む必要もなくなるでしょう。

②役所への必要書類提出が容易

電子申請可能な書類については、わざわざ役所へ足を運ぶ必要がなくなります。 申請作業は全て会社のPCで完結するため、役所の長い列に並ぶ必要がありません。 役所まで行く交通費や時間をカットでき、担当者はほかの業務に集中できます。

また、提出データにミスがあった場合も、電子申請ならデータを書き換えれば済むことです。 書類を「再送」あるいは再び「持参」する必要がないのも大きなメリットといえます。

③法改正や状況に合わせたメンテナンスが容易になる

働き方改革の推進により、近年は労働や雇用に関する法改正が頻繁です。 ざっと見ただけでも、以下のような改正があります。

 

労務管理業務には労働基準法をはじめ、最低賃金法や労働安全衛生法、労働組合法などさまざまな法令がかかわっており、担当者は都度変化に対応しながら業務を行っていかねばなりません。 担当者がこの変化に追いつけない場合、役所に問い合わせたり勉強したりとさまざまな労力を使うこととなります。

この点、労務管理システムはシステム提供者であるベンダーが機能更新やアップデートなどを行って法律のフォローをしてくれます。 担当者は労務管理システムのワークフローに従えば、法に則った申請や書類作成が可能です。

④適切な人材マネジメント体制を確立できる

労務管理システムを活用すれば、「戦略人事」も容易となります。 労務管理システムでは、全ての従業員の情報を一元管理することが可能です。 情報には人事考課の結果やその人のスキル、企業への貢献度などが含まれており、個人情報と合わせて紐付けられています。 これは、人材マネジメント体制を確立するうえで非常に有益です。

人事管理で適材適所を測りたいときは、特定の条件を付けて必要な人材を抽出できます。 適材適所を見つけやすく、ポジションにマッチする優秀な人材を配置することが可能です。 また、人事管理機能が充実しているシステムなら組織編制や組織設計、異動などのシミュレーションもおこなえます。 「人材をフル活用する」という意味で、企業にとってはメリットが大きいといえるでしょう。

⑤あらゆる情報管理が効率化する

労働基準法第107条では、企業が全労働者の氏名や生年月日、履歴等について記入した「労働者名簿」を作成し、変更があった場合は速やかに訂正する義務を定めています。 ところがこうした情報をExcelなどで管理するとなると、担当者が手入力しなければなりません。 従業員の入れ替わりが多かったり、そもそもの従業員数が多かったりする場合は相当な手間となります。

しかし、労務管理システムがあれば担当者はいちいち手入力する必要がありません。 必要な情報は従業員自身にデータベースにアクセスしてもらえばよく、変更がある場合も各自に対処してもらえます。

また、有給休暇の申請やそのほかの申請もシステム上で行えるため、担当者は従業員一人ひとりとやりとりをせずに済みます。 状況確認や進捗確認はPC上ですればよく、業務が効率化されます。

⑥ 優秀な人材の確保・人材流出の抑止効果が期待できる

労務管理システムを導入して労働環境が整えば、従業員にとって「働きやすい環境」となります。 これは優秀な人材を呼び込むのに有益なうえ、人材流出を抑える効果も期待できます。 昨今は退職金制度や年功序列を廃止する企業が増え、「終身雇用」という概念が以前よりも薄くなっているといわれます。

従業員の流動性は高まっており、魅力のない企業が優秀な人材を安定的に確保するのは、非常に難しい時代です。 そんななか、「労働環境がよい」というのは、従業員にとって魅力的です。 優秀な人材がよそに行きにくく、人材流出を防げます。 また、新規社員を募集する場合も、「労務管理が行き届いている」ということはアピールポイントとなるはずです。

労務管理システムの選び方6つのポイント

これまで見てきてわかる通り、労務管理には煩雑な作業や面倒な工程が多数含まれます。 労務管理システムを比較検討せずに選ぶと、後で「しまった」ということになるかもしれません。 ひとくくりに労務管理システムといっても、その機能や特長などにさまざまな違いがあります。 システムを選択する際は、細かい部分まで目をやるのがおすすめです。

ここからは、労務管理システムを選ぶときにチェックしておきたい6つのポイントを紹介します。 実際に検討中のシステムがある人も、チェックポイントを漏らしていないかどうかよく確認してみてください。

①自社にあった導入形態を選ぶ

労務管理システムを選ぶ際、考えたいのが「クラウド型」にするか、「オンプレミス型」にするかということです。

まずクラウド型とは、ベンダーの提供するサーバーを活用してシステムを運用する形態です。 自社でサーバーを用意する必要がなく、インターネット環境さえ整っていればどこからでもアクセスできます。

一方、オンプレミス型とは、自社にサーバーを設置してシステム運用していく形態です。 サーバーやネットワーク機器類は、自社で購入あるいはリースして使用します。 自社内にシステム環境を構築するため、専門知識に長けたスタッフの常駐が必要です。

どちらも一長一短ありますが、近年の主流はやはりクラウド型でしょう。 ただし、自社にとことんマッチした労務管理システムが欲しい場合はオンプレミス型の方が有益かもしれません。

 

②ほかのシステムと連携可能かどうか

労務管理システムの有益性を高めるなら、ほかのシステムとの親和性は必ず確認しておきたいポイントです。 特に現在ほかの給与計算システムや勤怠管理システムなどを使っている場合は、システム同士の連携がカギとなります。 連携できない場合はデータの入れ直しや仕様の変更などに時間をとられ、「労務管理システムを導入したら、かえって手間が増えてしまった」ということもあり得るでしょう。

また、現在使っていなくてもほかに導入予定のシステムがある場合は、そちらとの相性もきちんとチェックしておかねばなりません。 複数のシステムを使うことは、業務効率化の妨げとなります。 ミスやトラブルも頻発しがちなので、「システム間でやりとりできるかどうか」はとても重要です。

③必要な業務範囲をカバーしているか

どんなに評判のよい労務管理システムでも、効率化したい業務に対応していなければ意味がありません。 現在さまざまな企業が労務管理システムを提供していますが、内容や提供範囲、サービスの質には違いが見られます。 「労務管理システムならこのくらいのことはできるだろう」と頭から思い込むのは厳禁です。

労務管理システムを選ぶ際は「システムを使ってどのようなことができるのか」「導入すると自社はどのような点を効率化できるのか」を見極めることが大切です。

例えば、「役所に出す申請書等の手間を省きたい」と考えるなら電子申請に対応できるシステムを選ばなければなりません。 また年末調整などもおこなうなら、電子申請はもちろん、役所への税務申請時に必要な「従業員のマイナンバー管理」ができるものが望ましいでしょう。

④コストパフォーマンス

金額に糸目をつけなければ、満足のいく労務管理システムを導入することは容易です。 しかしそれではコストがかさみすぎ、コスト面での負担が大きくなってしまいます。 かといって低価格な労務管理システムを導入すれば、「導入効果がほとんど感じられない」と不満に感じることもあるでしょう。 これを回避するには、労務管理システムの導入によって得られる効果とコストのバランスを慎重に考える必要があります。

例えば「従業員数が少ない」「労務管理は煩雑ではない」という場合は、パッケージのクラウド型システムが選択肢の一つとなりそうです。 パッケージに含まれた機能のみで収めれば、定額以上のコストはかかりません。 労務管理システムに任せる業務が少ないなら、十分に事足りるはずです。 ただし、パッケージ内容はメーカーによって異なるため、しっかりと確認する必要があるでしょう。

一方、「従業員数が圧倒的に多い」「独特な労務管理業務が多く煩雑」という場合はオンプレミス型のシステムが望ましいといえます。 システムのカスタマイズが容易で、大量で複雑な業務にも対応しやすくなります。 クラウド型に比べると高額にはなりますが、業務効率化によるメリットは大きいはずです。 労務管理システムを導入する際は、事前に費用対効果を算出しておきましょう。

⑤使いやすさ

労務管理システムを選ぶときは、「どのような機能があるか」だけではなく「どのように使うのか」「どの範囲まで使えるのか」など、詳細を確認するのがベターです。

例えば「勤怠管理できる」とするシステムでも、「特定の端末からしか打刻できない」ものと「スマホやほかのデバイスでも打刻できる」ものとでは使い勝手が全く異なります。 自社の勤務形態などを考慮して、よりスムーズに使えるものを検討しなければなりません。 ただし、労務管理システムは「機能が多ければよい」というわけではない点に注意しましょう。

一見便利そうに見える機能でも、自社の業務形態に合わないのなら不要です。余計な機能が多すぎると使い方を頻繁に確認したりミスが増えたりする恐れあります。 労務管理システムには「必要最低限」の機能があればよいでしょう。 「今後必要となるかもしれない」と思われる機能がある場合は、機能を拡張しやすい労務管理システムを選ぶのがおすすめです。

⑥サポート体制

万が一システムに不具合があったとき、「ベンダーがどのように対応してくれるのか」は非常に重要です。

労務管理システムを選ぶときは、もしものときの対応、サポート受付時間などを確認しておきましょう。 労務管理システムにバックオフィス業務を集約させる場合、システムに不具合が発生すると全ての業務がストップしてしまいます。 特に、給与計算や申請書の作成などは期日が決まっている業務です。 システムの不具合はスムーズに解消されるのが望ましく、手厚い運用サポートが必要となります。

また、サポート窓口から担当までがスムーズにつながることも重要です。 例えば「受電→窓口担当→担当者」という体制を敷いているベンダーの場合、「連絡は折り返し」というケースもあります。 このとき担当者とやりとりするまでに時間がかかると、いざというときに困るかもしれません。 連絡をしてからのレスポンスにどのくらいの時間がかかるかもチェックしておくのがおすすめです。

労務管理システム導入時の4つの注意点

労務管理システムを導入しても、業務効率化に結びつかないケースもあります。 これを避けるには、システム導入時の準備を適切に行ったり導入後の課題を放置せずに解決していったりすることが必要です。 労務管理システムは全社規模の重要なシステムです。 1度導入すれば変更するのは困難ですから、適切に運用できるよう細心の注意を払いましょう。

労務管理システムを導入するとき、注意したい4つのポイントを紹介します。

①業務の見直し・標準化をおこなう

労務管理システムを適切に運用するには、現在の労務管理業務をシステムに落とし込む必要があります。 そもそも現在の業務手順そのものが非効率だった場合、システムを導入しても改善を望むのは難しいかもしれません。 この場合、まず業務のやり方を見直し、労務管理システムの運用に適したスタイルに標準化する必要があります。

また、パッケージタイプの労務管理システムを導入した際は、自社で行っている労務管理業務の全てをカバーしきれないことも考えられます。 この場合、「カバーしきれない業務のやり方」についても、「誰が」「どのように」扱うのか明確にしておきましょう。

②労務担当者はシステム全体を把握しておく

労務管理システムは、さまざまなシステムと連携させて使うケースが少なくありません。 このときシステム全体の把握ができていないと、連携ミスが発生しやすくなるので注意が必要です。

労務管理システムを導入する際は、担当者は担当業務にかかわる部分のみではなく、システム全体の使い方を把握しておくのが望ましいでしょう。 そうすれば、「どの部分の数値を変えるとどこまで反映されるのか」などが分かります。 あるいは「この数値は反映されないから、手入力する必要がある」というケースにも対応しやすくなるはずです。

③社員教育をおこなう

例えば勤怠管理や個人情報登録を従業員に任せる場合、従業員に対しシステムの使い方講習などを実施する必要があります。 従業員が入力に困らないよう、マニュアルも準備しておくと安心です。 労務管理業務の一部を従業員に任せるということは、従業員の負担が増加することを意味します。 従業員の理解と協力を得られるよう、導入前・後のサポートは必須です。

また、導入前に使い方を浸透させておくことは、労務担当者の負担軽減にもつながります。 従業員が入力ミスをした場合、担当者はフォローに手間取るかもしれません。 労務管理システムをスムーズに運用していくためには、システムに携わる人全てが操作法や入力法について知識を深めておく必要があるでしょう。

④定期的に効果検証をおこなう

労務管理システムを導入したら「それで終わり」というわけではありません。 定期的にミーティングなどをおこない、課題や問題点について話し合いましょう。 運用を続けるなかで、担当者から「このような機能があったらよい」「これは不要だ」という声があがるケースは多々あります。 機能を拡張したり削除したりできるシステムの場合は、現場の声に合わせて最適化していくのがベターです。

とはいえ、労務管理システムは営業管理システムなどと異なり、数値的な成果が見えにくいシステムといえます。

導入効果を検証する場合は、「導入前と導入後の作業時間の比較」「作業漏れ・ミスの頻度」など、さまざまな側面からチェックしていく必要があるでしょう。 このとき、運用がうまくいっていないと感じたら、なるべく早くベンダーに相談することも大切です。

労務管理システムを導入して業務効率化を図ろう

労務管理システムの導入は、煩雑な労務管理業務の効率化につながります。 定型的な業務をシステムで自動化することで担当者への負担軽減・ミスや手続きの忘失が期待でき、より精度の高い労務管理が行えるようになるでしょう。

ただし、ひとくくりに労務管理システムといってもさまざまな種類があります。 自社の労働形態や従業員数などを踏まえて、使いやすくコストパフォーマンスのよいものを選びましょう。

コア業務ではないものの、労務管理は労働環境を向上整えるうえで非常に重要な業務です。 企業全体の生産性を高めるためにも、適切な労務管理システムの導入をおすすめします。