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在宅勤務を就業規則でどう定めるべき?具体例を紹介

労務管理システム

2023.07.05

2023.07.05

在宅勤務を導入する場合、必要に応じて就業規則の変更をしなければなりません。どのようなケースで就業規則の変更が必要なのか確認しましょう。本記事では、在宅勤務に関する就業規則の内容や具体例、在宅勤務を導入するにあたって就業規則に記載すべき項目と記載例を解説します。

1. 在宅勤務を導入した場合、就業規則の変更は必要?

就業規則は会社と従業員が労働契約を結ぶ上での細かい条件をまとめたものです。在宅勤務をスタートさせるからといって、必ずしも就業規則を変更する必要はありません。

在宅勤務を導入する場合でも働く場所が変わるだけで、労働時間・給与・手当など、これまでの労働条件に変更がない場合は改正は不要です。しかし、在宅勤務導入で何らかの労働条件が変更になるのであれば、変更の必要があります。具体的にはフレックス制や事業場外みなし労働時間制の導入、在宅勤務手当の支給、通勤手当の変更などです。

また、労働条件が変更にならない場合でも、社外で業務に取り組むことによってセキュリティ問題が発生します。セキュリティが十分でないと情報漏洩のリスクが高くなってしまい、非常に危険です。就業規則とは別にセキュリティに関するガイドラインを作成し、ルールを明確に定めておく必要があるでしょう。

1-1. 在宅勤務の就業規則の変更が必要なケース

在宅勤務の就業規則が変更なケースはいくつか存在します。

具体的にはフレックス制や事業場外みなし労働時間制の導入、在宅勤務手当の支給、勤務地の変更に伴う通勤手当の変更などです。

特に注意が必要なのは、在宅勤務によって通勤手当がいらなくなった場合に、就業規則を変更しないケースです。通勤手当が必要なくなったとしても、就業規則に記載のある通勤手当の規定通りに支給する必要があります。

就業規則の変更がなされないまま手当の支給額を変更するなどすると、労使間のトラブルに繋がりかねないため、注意しましょう。

1-2. 在宅勤務の就業規則の変更が不要なケース

在宅勤務を導入する場合でも働く場所が変わるだけで、勤務地・労働時間・給与・手当など、これまでの労働条件に変更がない場合は変更は不要です。

2. 就業規則へ記載するべき項目

就業規則に記載するべき在宅勤務に関連する項目について説明します。

2-1. 在宅勤務のルール

在宅勤務のルールを明確にすることで、在宅勤務をする場所を限定し、勤怠管理や情報漏洩などのリスク管理をすることができます。ただ、従業員によっては自宅での勤務が難しいこともありますので、従業員側の事情も考慮した上でルールを決めることが大切です。

2-2. 在宅勤務の対象者

円滑に業務を進めるためには、ある程度在宅勤務をする対象者を絞っている企業もあります。必要に応じて在宅勤務の対象者を就業規則に記載しておきましょう。

2-3. 在宅勤務の労働時間と時間外労働

在宅勤務中の労働時間と時間外労働については就業規則で規定しておきましょう。勤務実態が見えにくいからこそ、何をもって労働時間とするか、どこからを時間外労働とするか規定を定めておかなければ、残業代を稼ぐために日中仕事をせず、残業を深夜までおこなうというようなことが発生する可能性もあります。

2-4. 通勤手当

在宅勤務になると、これまで必要になっていた通勤手当が不要になります。出社が必要な日がある従業員に対しては、実費で精算している企業も多いです。ただし、在宅勤務になったからといって、就業規則の変更なく、通勤手当の規定を変更することはできません。実費精算に変更する場合などは、労使間で協議したうえで、通勤手当に関する規定を変更し、変更後の就業規則を労働基準監督署長に提出し、周知を行いましょう。

2-5. 在宅勤務で発生する費用負担

在宅勤務をおこなうためには、通信費や光熱費もかかってきます。ただ、自宅で勤務する場合、私用の通信費や光熱費が発生しているため、1ヵ月の通信費や光熱費を企業側が全額負担するということにはならないでしょう。どのように会社が負担するのか、またどのような費用を従業員に負担させるのかを明確にしておく必要があります。

2-6. 在宅勤務のセキュリティに関するルール

社外で業務をおこなうことになるため、セキュリティに関するルールは明確にしておかなくてはなりません。何を機密情報と定義するのか、機密情報にかかわらず業務上で知り得た情報をどのように扱うのかなど、細かいルールを決めておく必要があります。

3. 在宅勤務における就業規則の具体例

在宅勤務における就業規則には具体的にどのようなものがあるのか、本章で確認してみましょう。

3-1. 在宅勤務をおこなう条件

在宅勤務を全従業員を対象とするのか、一定の条件をつけるのかは定めることが重要です。希望する従業員全てに在宅勤務を認めると業務が回らなくなってしまう可能性もありますので、慎重に決めましょう。

例えば、以下のような規定です。

在宅勤務の対象者は、以下の全ての条件を満たす従業員とする。

(1)在宅勤務を希望する者

(2)入社から1年間が経過している者

(3)自宅で円滑に業務遂行が可能な者

(4)自宅での労働環境、セキュリティ環境が適正と認められる者

在宅勤務開始とともに許可申請をおこなう場合は、申請に関する規定も決めておく必要があります。

3-2. 在宅勤務の勤務場所

在宅勤務に関する就業規則を定める際には、在宅勤務をする場所を明確にしておくことは、従業員の勤怠管理をおこなう上で重要です。また、情報漏洩のリスクを減らすことにもつながります。

例えば、「在宅勤務の就業場所は従業員の自宅もしくは自宅に準じる場所、会社が指定する場所に限定する」などと定めます。

勤怠管理の効率化や情報漏洩のリスクを減らすためには、自宅のみがおすすめですが、介護をしているなどの理由で自宅に準ずる場所で仕事をする必要がある場合もあります。自宅以外の場所で在宅勤務をする場合は、事前に会社に申告が必要であるという文言をつけておくと良いでしょう。

3-3. 在宅勤務の服務規程

社内で働くより自由度が高くなる在宅勤務は、服務規程も明確に定めておくと安心です。会社の秩序を守るためにも、遵守項目を明確にしておきましょう。

例えば、下記のような規定です。

在宅勤務をする従業員は、以下の事項を守らなければならない。

(1)許可なく業務以外の目的で、会社の施設や、備品等を使用しないこと

(2)勤務中に正当な理由なく定められた勤務場所を離れないこと

(3)会社の名誉や信用を損なう行為をしないこと。

(4)業務上知り得た会社、個人、取引先等の情報を漏洩しないこと。

(5)飲酒をした状態で業務に取り組まないこと。

社内で働く場合にも適用される内容もありますが、上司や同僚の目がない在宅勤務で会社の秩序が守れるよう、細かく規定しておきましょう。

4. 就業規則へ記載する上で大切な3つのポイント

就業規則に在宅勤務関連の事項を記載する上で、おさえておきたいポイントを3つ紹介します。

4-1. 労働基準法に則る

在宅勤務であっても、会社は労働基準法に従わなければなりません。時間管理が難しい在宅勤務であっても、「時間外労働は認めない」とすると、サービス残業による未払い残業代などの問題につながる可能性があることを理解しておきましょう。どのような内容の規定でも労働基準法に則って作成しなければなりません。

4-2. 在宅勤務を希望しない従業員への強制は避ける

新型コロナウイルスの影響で、社員が希望する・しないにかかわらず在宅勤務を強制したケースもあるかもしれません。しかし、在宅勤務が難しい従業員もいるため、強制は避けるべきです。それぞれに事情があることを理解して、対応できる規定を作りましょう。

4-3. 就業規則の変更後は労働基準監督署長へ届出が必要

就業規則を変更する場合は、変更後に労働基準監督署長に届出をしなければなりません。就業規則変更届、意見書、変更後の新しい就業規則をそれぞれ2部ずつ用意し、事業所のある所轄の労働基準監督署長に届出をしましょう。

また、就業規則変更の届出をした後は、従業員に変更内容を周知することまでおこないましょう。

5. 在宅勤務を導入する場合は、必要に応じて就業規則を見直そう

新型コロナウイルスの影響で、体制が整わないまま在宅勤務をスタートさせた企業も多く、就業規則の見直しまでおこなっていなかったケースもあるのではないでしょうか。在宅勤務は、働き方改革にも盛り込まれており、今後も長期的に継続していく必要があります。

従業員が働きやすい環境づくりや、必要な人材確保のために、今一度在宅勤務に関する就業規則を見直しましょう。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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