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雇用契約の更新とは?更新が必要なケースや、対応方法をあわせて解説

労務管理システム

2023.06.26

2023.06.26

雇用契約の更新とは、有期雇用契約の社員を雇っている場合には不可欠な手続きとなります。雇用契約を更新しない判断は、理由によっては不可能となるためあらかじめルールを理解しておきましょう。本記事では、雇用契約の更新が必要なケース、更新しない理由として認められるケース、企業側に必要な対応などをあわせて解説します。

1. そもそも雇用契約とは?

雇用契約とは、従業員が雇用主のもとで労働し、その対価に報酬を支払うことを約束する契約を指します。雇用契約をおこなうと、使用者と労働者の関係性になり、労働基準法・労働契約法などの法律から保護が受けられます。また条件を満たせば労働保険・社会保険の加入や、有給休暇などの取得も可能となります。雇用形態は、以下のように多数の種類が存在します。

  • 正社員
  • 契約社員
  • 派遣社員
  • パート
  • アルバイト

2. 雇用契約の更新が必要となるケース

雇用契約には、更新が必要となる場合・不要な場合が存在します。

ここからは、雇用契約の更新が生じる2つのケースについて解説します。

2-1. 更新の可能性があることを定めていた場合

契約期間を定めて労働者を雇う場合、あらかじめ雇用契約書で契約期間と更新の有無を記載しておくことが必須です。

更新の有無に関しては、以下のような記載が必要になります。

  • 自動的に更新する
  • 更新する場合がある
  • 更新はしない

雇用契約書で「更新の可能性がある」と定めていた場合、契約の満了日前に会社は従業員と更新についての面談をおこないます。

この場合、更新の可能性を示しているだけなので、必ずしも更新しなければならないわけではありません。

会社側が「継続して働いてもらいたい」と考え、従業員も「契約を更新したい」と双方の意見が一致している場合は、問題なく契約更新できます。

「自動的に更新する」としていた場合は、面談等はおこなわず更新する場合もあるでしょう。ただし、自動更新は無期雇用契約とみなされる可能性があるため注意が必要です。詳細は次項で詳しく解説します。

2-2. 実質的な雇用形態が無期雇用だった場合

基本的に雇用契約の更新は、会社と従業員双方の合意の上でおこなわれるものですが、中には会社側が更新を拒否できないケースも存在します。

そのケースとして挙げられるのが、契約を自動更新していた場合です。形骸化された契約更新を繰り返していた場合、実質として無期雇用契約と同じとされるケースがあります。

無期雇用契約として認められると会社は契約更新を断ることはできないので、この場合も更新をおこなうケースに当てはまるでしょう。

3. 雇用契約の更新をおこなわない場合の理由について

雇用契約の更新の有無は、企業の独断により自由に決定できるものではありません。

ここからは雇用契約を更新しない背景として、認められる理由・認められない理由について解説します。

3-1. 更新なしの理由として認められるもの

更新なしの理由として認められるものには、以下が挙げられます。

3-2. 更新なしの理由として認められないもの

雇用契約更新をしない理由として、理由に正当性がない・雇用継続が合理的であると判断される場合や、業務内容や責任が正社員と変わりがない場合などが挙げられます。

具体的には、以下のケースが該当します。

  • 業務内容が一時的なものでなく、恒常的である
  • 業務に対する責任、社内における立場等が正社員と同等である
  • これらの判断基準が合理性に欠けているほか、判断が客観的でない
  • 通算勤続年数が長い・更新回数が多い

4. 有期の雇用契約の更新しない場合に必要な対応とは

会社側に事情があり、契約更新をおこなわない場合の対応方法を紹介します。場合によっては会社の対応が無効になる可能性もありますので注意しましょう。

4-1. あらかじめ雇用契約書に契約内容を明示しておく

有期雇用をおこなう場合には、労働条件通知書はもちろん雇用契約書にも、雇用期限を明記することが求められます。また以下の事項も漏れなく記載する必要があります。

  • 雇用が更新される可能性の有無
  • 更新の判断基準(業務量や成績、能力、自社の業績など)
  • 更新方法(自動更新の有無など)

4-2. 雇止め予告をおこなう

雇止めをする際は、契約更新が3回以上おこなわれている、もしくは1年以上継続して勤務している従業員に対して、1か月前までに予告する必要があります。

元々「契約の更新はしない」と定めていたのであれば、予告はしなくても問題ありません。ただし、従業員から雇止め理由の提示を求められたときは、証明書を交付する必要があります。

なお、労働基準法では解雇予告をしない場合、30日分の平均賃金を支払わなければならないとしていますが、有期雇用契約に関しては雇止め予告を定めているだけです。よって、解雇予告手当の支払い義務はありません。

4-3. 更新しない理由を明示する

更新をおこなわない従業員から求められた場合は、なぜ更新をしないのか理由を従業員に知らせなければなりません。

採用の段階で、雇用契約書には更新の判断基準を明示する必要がありますが、基本的にはその基準に則って更新するかしないかを判断します。

記載例としては、例えば「担当してもらっていた業務が終了したため」「欠勤や遅刻が多く改善の見込みが見られないため」などの理由が挙げられるでしょう。

また、はじめから更新の回数に上限を設定していた場合は、「更新の上限回数に達したため」という理由でも問題ないとされています。

上述したように判断基準があやふやであったり、更新への期待が合理的であると認められると、雇止めは無効になる場合がありますので、注意しましょう。

4-4. 雇用契約更新をしない場合の通知文の例

雇止めをおこなう際には、30日前には雇止めの予告をおこなう必要があります。
通知文の例文は、以下の通りです。


 

  ○○○○ 殿

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇 ㊞

雇用契約満了の予告通知

貴殿との雇用契約が令和〇年〇月〇日付で満了するに際し、下記のとおり契約終了の予告を通知いたします。

 1.雇用契約期間終了日
  令和〇年〇月〇日

 2.雇止め理由
  (例)雇用契約期間が満了したため

以上


 

5. 更新手続きで生じうるその他の対応方法について

更新手続きをおこなう際は、同じ労働条件であっても新しく雇用契約を結ばなければなりません。更新のたびに必要な手続きに関するポイントを押さえておきましょう。

5-1. 更新時に労働条件を変更する場合

雇用契約の更新とともに、労働条件を変更することは可能です。しかし、会社側の一方的な変更は認められないため、必ず従業員と合意を取った上で変更しましょう。

時給の減額など従業員にとって不利になる内容変更は原則できませんが、合理的な変更理由と書面による個別の同意があれば変更できる場合もあります。

新しい雇用契約書には変更後の内容を記載し、署名と捺印をしてもらうことで後のトラブル防止となります。加えて2通作成し、双方で保管しておくと望ましいでしょう。

5-2. 正社員へ転換が生じる場合

働きぶりや成果が評価され、有期契約から正社員として登用するパターンも存在します。

この場合は、雇用契約内容が変わるため、再度雇用契約書を取り交わす必要があります。その際には、雇用形態のみならず労働条件を明示するために必要な「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」を漏れなく記載するようにしましょう。

5-3. 無期雇用契約への申し出があった場合

有期雇用契約の契約期間が通算5年を超えた場合、従業員は無期雇用契約に転換できる権利が与えられます。

無期転換ルールは労働者を守るためのものなので、無期雇用契約をさせないために更新を拒否したり雇止めをおこなうことはできません。

無期雇用の申込権の発生時期は契約期間によって異なります。

1年毎の更新の場合は、5回目の更新時に申込権が発生するためわかりやすいですが、契約期間が3年の場合は5年を経過していなくても申込権が発生するため注意しましょう。

例えば、3年で契約更新をすると、1度目の更新のときに通算期間が6年になります。そのため、4年目に無期雇用の申込権が発生するのです。

なお、無期雇用契約は正社員と同じ意味ではありません。

例えば「更新は1年毎」と定めていた場合、無期雇用になると毎年の更新の必要がなくなるだけなので、雇用形態はそのままであることが一般的です。

6. 雇用契約の更新の手順

契約を継続する場合は新しく雇用契約書を作成して、締結する必要があります。労働条件に変わりがなくても契約期間は異なりますので、契約書の作成は必須です。

条件が変わらないことを理由に契約書を交付せず反復更新を続けていると、無期雇用契約だと判断されてしまう可能性があります。

手順としては、遅くても1か月前には従業員に更新のことを知らせ、場合によっては個別面談をおこないましょう。従業員の意思を確認し、問題がなければ新しく作成した雇用契約書で契約を交わします。

労働条件を変更する場合は別途書面での合意が必要なので、通常の更新より時間がかかる恐れがあります。そのため、契約満了の時期から逆算して余裕を持った手続きをおこなうことが望ましいでしょう。

なお、有期雇用契約から正社員へ転換する場合は、期間の定めのない新しい契約を結びます。有期雇用の労働者を正社員登用すると、キャリアアップ助成金が国から支給されますので、支給申請をおこなうとよいでしょう。

7. 雇用契約の更新は正しい手順でおこなおう

雇用契約の更新をおこなうときは、雇用契約書に記載した更新の有無や判断基準に沿って適切に進めることが大切です。

最初から更新しない、もしくは更新する場合があると定めていれば、雇止めも可能ですが、更新しない合理的な理由を明示して予告をおこなわなければなりません。

更新と同時に労働条件を変更したり、従業員から無期雇用への申し出があったりしたときは、内容を変更した新しい契約書を作成しましょう。

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