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入社手続きに必要な書類一覧!中途・新卒のみの提出書類も解説!

労務管理システム

2023.06.20

2023.06.20

入社手続きに必要な書類は多岐にわたるため、書類が必要な理由を理解しておくことが重要となります。新卒と中途では、提出書類が異なるためそれぞれ把握しておきましょう。本記事では、入社手続きに必要な書類のチェックリスト、書類に関する重要なポイントをあわせて解説します。

1. 入社手続きとは?

入社手続きとは、会社側が社員を新たに雇い入れる際に必要となる業務全般を指します。

具体的には、雇用契約から法定三帳簿の作成、保険加入・税金対応などが挙げられます。

2. 入社手続きで必要となる書類のチェックリスト

ここでは、入社手続きで必要となる書類について、それぞれポイントを踏まえながら詳しくご紹介します。

2-1. 年金手帳

厚生年金の加入手続きに必要な基礎年金番号の確認をとるために必要となります。配偶者を扶養している場合は、配偶者の分もあわせて提出してもらいます。

万が一、採用者が年金手帳を紛失してしまっている場合は、年金事務所で再発行の手続きを依頼するか、基礎年金番号が紐づいているマイナンバーでの代用も可能です。

年金手帳を会社保管でなく本人保管とする場合は、基礎年金番号のページをコピーした上で年金手帳を本人へ返却します。

なお、2022年4月1日より法改正によって年金手帳の発行が廃止となり、代わりに基礎年金番号通知書が発行されています。そのため、必ずしも年金手帳の提出は必要なくなり、マイナンバーのみの確認でよいことになりました。

2-2. マイナンバー

2016年より雇用保険や健康保険、厚生年金の加入や税金手続きなどにおいて、マイナンバーの記載が義務付けられています。マイナンバー提出してもらう際は、本人に使用目的を伝えるとともに、なりすましを防止するために本人確認が必要となります。本人確認は、マイナンバーカードがある場合とない場合によって、次の通りとなります。

〈マイナンバーカードがある場合〉

  • マイナンバーカードのみで番号確認と本人確認をおこなう

〈マイナンバーカードがない場合〉

  • 通知カードで番号確認、運転免許証またはパスポートで本人確認をおこなう
  • マイナンバーの記載された住民票写しなどで番号確認、運転免許証またはパスポートで本人確認をおこなう

マイナンバーは個人を特定できる重要な情報のため、外部に漏洩しないよう取り扱いには細心の注意が必要です。

2-3. 扶養控除等申請書

正式には「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」とよばれる書類で、扶養家族の有無を確認し、所得税を算出するための区分を決めるために必要となる書類です。扶養控除等申請書を提出することで、安い税率を適用して所得税を計算することができます。

逆に提出がない場合は、高い税率が適用となってしまうため、扶養家族の有無に関わらず全員に提出してもらう必要があります。ダブルワークをしている場合においては、給与の多い主たる事業所に提出します。

2-4. 住民票記載事項証明書

住民税や通勤手当の手続きを適正におこなうために、履歴書に記載の住所と相違が無いかを確認するための書類です。個人情報保護の観点から、最近は住民票ではなく、申請者が必要とする事項のみを抜き出した「住民票記載事項証明書」を提出してもらうのが一般的です。

住民票記載事項証明書の発行には2パターンがあり、市区町村で発行してもらう方法と、会社所定の用紙に本人が記載し市区町村で証明をもらう方法とがあります。

2-5. 源泉徴収票

源泉徴収票は、年末調整をおこなうために必要となる書類です。同年内に再就職した場合は、前職で発行されている源泉徴収票を提出してもらいます。新卒であっても、同年内にアルバイトなどをしており給与所得がある場合は提出が必要となるため、注意しましょう。年をまたいで再就職した場合は、提出の必要はありません。

万が一、源泉徴収票を紛失してしまった場合は、前職の会社へ再発行の手続きを取るよう依頼をしましょう。

2-6. 雇用保険被保険者証

雇用保険の手続きをするために必要な「雇用保険被保険者番号」を確認するための書類です。雇用保険に加入歴がある中途採用者に提出してもらいます。

紛失してしまった場合は、最寄りのハローワークにて再発行の手続きをおこなってもらう必要があります。

2-7. 給与振込先申請書

給与振込先の口座情報を確認するために必要な書類で、口座振替を希望する従業員全員に提出してもらう必要があります。会社で用意している申請書に銀行名や支店名、口座番号、名義人など振り込みに必要な情報を記入の上、提出してもらいましょう。

会社によっては、通帳のコピー(口座番号や名義人等が記載されたページ)もあわせて提出してもらう所もあります。

3. 入社手続きで企業によっては提出が必要となる書類一覧

ここまでは、ほとんどの企業が入社手続きに必要となる書類を紹介しました。ここからは、企業によっては入社手続きに必要となる書類を解説します。

3-1. 入社誓約書

誓約書は、就業規則や守秘義務、社内規定といったルールに従うことを宣誓してもらうために用いられる書類です。採用者本人から署名・捺印してもらった上で回収します。

3-2. 雇用契約書

雇用契約書は会社側と従業員側で雇用契約が締結されたことを証明する契約書です。労働条件通知書と異なり、雇用契約書は作成が任意であるため、契約書を取り交わさなくても問題ありません。会社によっては「労働条件通知書兼雇用契約書」として1通にまとめている所もあります。

3-3. 身元保証書

身元保証書は、従業員の故意又は重大な過失によって生じた損害を本人が弁済できない場合に、身元保証人が連帯して責任を負うことを約束してもらうための書類です。身元保証書も身元保証人から署名・捺印をしてもらった上で書類を回収します。

3-4. 健康診断書

労働安全衛生法により、人を新たに雇用した際は健康診断を実施することが義務付けられています。入社後に健康診断を受けてもらう場合は不要ですが、入社前に健康診断を受けてもらう場合は、提出が必要となります。入社前の3カ月以内に健康診断書の提出がない場合は、入社後3カ月以内を目安に健康診断を受けてもらいましょう。

なお、健康診断の検査項目は、労働安全法で定められている項目を満たしていなくてはいけません。

3-5. 資格などの証明書

企業によっては、入社時の条件として資格取得を定めているケースがあるため、証明書の提示を依頼することになります。

例えばTOEICの点数や運転免許証、医療関連の資格などが挙げられます。

3-6. 卒業証明書(新卒のみ)

新卒入社の社員に対しては、学歴が正しいか確認をとるために卒業証明書の提示を求める場合があります。中途採用では必要ないとされていますが、第2新卒においては求めることがあります。

3-7. 成績証明書(新卒のみ)

大学の成績証明書に関しても、新卒入社の社員に対して提示を求めることがあります。卒業可能な単位数を取得できているか、また履歴書に虚偽がないかなどを確認するために使われることが一般的です。

3-8. 退職証明書(中途のみ)

以前勤めていた企業を退職したことを証明する書類です。フォーマットに規定はありませんが、使用期間や、業務内容、役職、給与額、退職理由などを記載することが一般的とされています。

雇用保険の失業給付の受給のために必要な「離職票」とは全く異なる書類のため、注意しましょう。

3-9. 各種手当の支給申請書

通勤手当、住宅手当、扶養手当などの各種手当を支給するために、新入社員から申請書を求める企業も存在します。事実申請をおこなうことで、支給額が適正であるか確認をとることができます。

4. 入社手続き書類に関して理解しておくべき重要ポイント

ここからは、入社手続きをするにあたってあらかじめ理解しておくべきポイントについて解説します。

4-1. 情報漏洩を防ぐためにも、必ず秘密保持に関する誓約をおこなう

従業員による情報漏洩を防ぐには、入社時の手続きの際に秘密保持契約書を結ぶことが重要となります。あらかじめ誓約がおこなえていないと、万が一漏洩が生じた場合に、取り締まることが難しくなるため注意しましょう。

4-2. 横領・損害発生時に対処するためにも、身元保証書を提示してもらう

例えば、従業員による横領が発生した際に、身分証明書がない場合は対処することができません。身分証明書があれば、社員の身内である第三者が保証することとなります。

4-3. 経歴詐称は事前を見抜くためにも、事前に口頭・証明書の提示等で確認する

入社前に口頭のみならず、履歴書や卒業証明書などを確認しない場合、のちに経歴詐称が発覚した際に解雇がしにくい状態となってしまうため注意しましょう。

雇入れ日から1週間以内を目安に、上記の書類は収集することが重要です。

5. 入社手続き書類に関してよくある質問

ここからは入社手続き書類に関してよくある質問について解説します。

5-1. 入社手続きの基本的な流れは?

入社手続きをおこなううえで、おおまかな業務内容やフローについて理解しておくことで、計画のもと余裕をもって取り組めるでしょう。

入社手続きの基本的なフローは以下の5つです。

①労働条件の確認(労働条件通知書の交付)
②採用が決定した新入社員へ書類送付・提出依頼
③法定三帳簿の作成(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)
④新入社員の保険・税金手続き
⑤PC、セキュリティカード、制服等の備品用意

保険・税金に関する手続きは、公的機関に期日内に提出する必要があるため、遅くとも入社から1週間以内には回収・提示してもらうように徹底しましょう。

5-2. 入社手続き書類に捺印してもらう印鑑は認印でよい?

入社手続きの書類の印鑑は、基本的には認印でよいとされています。

ただし身元保証書などの保証人による印鑑が必要な際には、実印と指定することがあります。

5-3. 電子化は可能?

入社手続きの電子化は、可能です。

「労働条件通知書」の電子交付が解禁され、全ての入社手続きで必要となる書類は電子化が認められました。

電子化することで、新入社員による負担軽減のみならず、保管管理もおこないやすくなります。

5-4. 提出漏れが生じた場合の適切な対処法とは?

入社手続きに提出漏れが生じた場合には、なるべくはやく対応してもらうよう呼びかける必要があります。特に健康保険・厚生年金保険の手続きは入社後から5日以内と非常に短期間で対応する必要があるため、余裕をもった期限を設けておくことが大切です。

万一期限に遅れてしまっても、届出を受け付けてもらうことは可能ですので、いつまでに必要書類を提出してもらえそうかを確認しましょう。

また、前職で発行が必要な書類の対応には時間がかかるため、こちらもいつまでに準備ができそうか確認をとるようにしましょう。

6. 書類作成のポイントを押さえて入社手続きを効率よく進めよう

入社手続きの書類は提出してもらう種類も多いことから、事前にチェックリストを作成するなどして、提出漏れが無いようしっかり管理することが大切です。

また、入社手続きに必要となる書類12点すべてが必要となるわけではなく、新卒採用か中途採用かによって、提出が不要となる書類もあります。書類の特徴だけでなく、書類提出の有無についてもしっかり把握しておきましょう。

 

【監修者】小島章彦(社会保険労務士)

 

大学卒業後、某信用金庫にて営業と融資の窓口業務に関わる。 現在は、某システム開発会社に勤務。 会社員として働きながら、法律系WEBライターとして人事労務関係や社会保険関係のライティングを4年半以上行っている。 また、金融知識を生かした金融関係のライティングも含め、多数の執筆案件を経験している。 その他保有している資格は、行政書士、日商簿記3級など。

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