1. 入社手続きの通知メールの書き方5つのポイント

内定者に入社への意思を固めてもらうためにも、入社手続きの通知メールは丁寧な文面を心がけることが大切です。ここでは、会社の印象が良くなるようなメールの書き方についてご紹介します。

1-1. 件名

内定者にメールを確実に読んでもらうには、件名の書き方が重要なポイントとなってきます。件名は、用件がすぐに分かるよう簡潔に記載します。

例えば「入社手続きのご案内」や「採用試験結果のお知らせ」といったように、受信者がパッと見てメールの概要が分かるような書き方が良いでしょう。分かりづらい件名は、迷惑メールと間違われたり、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

1-2. 冒頭文

宛名は内定者の名前をフルネームで記載しますが、誤字・脱字が無いよう注意しましょう。続いて差出人を記載しますが、会社名だけでなく部署名、担当者名までを必ず入れます。

その後に挨拶文と続きますが、ビジネス文書で使うような形式ばったものではなく、採用試験や面接に足を運んでくれたことに対するお礼などを述べると良いでしょう。

1-3. 用件

用件についても、分かりやすく端的に記載することが重要です。長い文章でダラダラと書いてしまうと要点が分かりづらくなり、相手に伝わらない可能性があります。入社手続きの通知メールであれば、まずは採用が決定したことを述べましょう。それから、入社手続きに必要な書類の内容、提出方法と期限、入社予定日などを具体的に記載します。

また、入社手続きに関して不明点があった際の問い合わせ先についても合わせて記載しておきましょう。

1-4. 結びの挨拶

用件をすべて書き終えたら結びの挨拶文で締めます。

単に「何卒宜しくお願い申し上げます」といった簡潔な終わり方でも構いませんが、内定者に安心感を与えるような一文を添えるのもおすすめです。例えば、「〇〇様と働く日を社員一同、心待ちにしております」といったような一文を入れることで、会社に良い印象や親近感をもってもらえる効果が期待できます。

1-5. 送信前に最終チェックをおこなう

メールを送信する前に、必ず最終チェックをおこないましょう。メールの内容の不備や誤り、添付ファイルの漏れ、宛先のアドレスが正しいかなどを入念に確認します。送信前の最終チェックを怠ったことで、万が一メールに不備や誤りがあった場合、後々大きなトラブルに発展する可能性もあります。

不要なトラブルを避けるためにも、送信前のチェックは忘れずにおこないましょう。

2. 入社手続きの案内メールの例文

ここからは、メールの書き方における5つのポイントをふまえた案内メールの例文を紹介します。上記の注意ポイントとともに、例文も参考にご活用ください。

新卒入社の社員に事前に採用報告が完了している場合や、中途入社の社員の場合には、前書きや提出書類部分を変更し、ご活用ください。

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件名：入社手続きのご案内

○○○○様

お世話になっております。
○○株式会社 人事部の ○○です。

先日は、弊社面接にご参加いただき誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、○○様の採用内定が決定いたしました。

つきましては、入社に際し必要な書類の提出をお願いいたします。

雇用契約書と身元保証書は後日郵送いたしますので、必要事項をご記入いただき、押印のうえ、
同封いたします返信用の封筒で下記提出先へご返送くださいますようお願いいたします。

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１．提出書類

・雇用誓約書
・身元保証書
・医療機関で過去3ヶ月以内に受診した健康診断書
・卒業証明書

２．提出期日

　令和○○年○○月○○日

３．提出先

　〒○○○‐○○○○
東京都○○区○○1-1-1

４．注意事項

・期日までの提出に不備や経歴の詐称等が発覚した場合、
　内定を取り消すことがありますので、ご承知おきくださいませ。

・期限内に提出物が揃わない事情がある場合は、
　事前にご連絡のほどお願いいたします。

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なお、今後の流れといたしましては、○○様の内定のご承諾の確認が取れ次第、入社手続きを進めてまいります。

手続きに関してご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

改めまして、この度は誠に内定おめでとうございます。
○○様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

今後ともよろしくお願いいたします。

********************************************
○○株式会社　○○部　○○
<氏名>
<メールアドレス>
住所：
電話：　／　FAX番号：
URL：
********************************************

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2-1. 入社手続きの案内メールに記載する必要書類の確認

入社手続きに必要な書類は、多岐にわたります。入社日までに会社側から送付すべき書類、事前に提出してもらう書類、入社日に回収する書類など、あらかじめ把握しておくことが重要です。また新卒社員、中途社員かによって追加で提出を求めるものも存在します。

入社手続きに必要な書類について、より詳しく確認したい方は、以下記事をご覧ください。

3. 使ってはいけない文例・注意点

入社手続きメールには、使ってはいけない文例がいくつかあります。会社のイメージダウンにもなりかねませんので、ここでしっかり押さえておきましょう。

3-1. 命令・指示口調の文面

相手に何かを依頼する際に「〜して下さい」を文末で使うのは、命令口調に受け取られてしまい冷たい印象を相手に与えてしまう可能性があります。内定者は、これから自社で活躍してくれるであろう大切な仲間になる人物です。安心して入社してもらうためにも、上から目線の表現は使わず、相手を尊重した丁寧な文面にしなくてはいけないでしょう。

書類の返信など相手に何かを依頼する場合には、「〜して下さい」といった命令・指示口調ではなく、「〜願います」といった表現を使うのがベターです。

3-2. 不適切な敬語の使用

不適切な敬語が散見される文章は、場合によっては相手に誤解や不快感を与える恐れもありますので注意が必要です。よくあるケースとして、尊敬語と謙譲語の混同や二重敬語などが挙げられます。また、内定者に親近感をもってもらおうとし、砕けた表現を使ってみたり、文末に顔文字を使用したりするのもNGです。会社の品位を問われかねますので、ビジネスマナーに則り正しい敬語で文面を作成するよう心がけましょう。

3-3. 長くて読みづらい文面

ダラダラと長い文章で書かれている文面は、相手がメールを見た瞬間に読みづらそうな印象を与えてしまいます。また、読み進めていかないと、メールの趣旨が一向に分からないような文章も同様です。相手に読みやすい印象を与えるには、次の点に気を付けて文章を作成すると良いでしょう。

• 適度に改行や行間を入れる
• 一文に複数の情報を入れない
• 伝えたい用件やポイントが複数ある場合は箇条書きにする

これらを意識してメールを作成するだけでも、読みやすさは変わってくるでしょう。ただし、長さを意識するあまり短くしすぎてしまうのも、逆効果となってしまう場合がありますので注意が必要です。

3-4. メールは就業時間内に送信するよう注意

メールを日中のうちに送信することは、一般常識的にも当たり前のルールです。

加えて、就業時間外にメールが送られてきた場合、過度な時間外労働が発生しているのではと思われたり、常識のない企業であると判断されかねません。就業時間外には、メール対応しないよう徹底することをおすすめします。

4. 通知メールを送信したあとのフォロー

入社手続きの通知メールを送信したあとも、内定者が安心して入社の日を迎えられるようにフォローし続けることが大切です。具体的にどのようなフォローができるのか、ここでは一般的におこなわれている内定者フォローの一例をご紹介します。

4-1. 内定者面談

内定者の入社の意思確認や入社への不安を解消する意味合いから、内定者面談を実施している企業があります。人事担当者が内定者へ事業の概要や業務内容、労働条件、給与、福利厚生などの説明や質疑応答をおこないます。また、配属先などの希望があるかどうかのヒアリングをおこなっている企業もあります。内定者面談を重ねることによって、信頼関係の構築ができるといったメリットも期待できます。

4-2. 内定者懇親会

内定者懇親会とは、内定者同士や先輩社員との親睦を深める目的から実施されるイベントのことです。具体的には内定者同士で自己紹介をしたり、先輩社員との交流や食事会、グループワークなどがおこなわれているようです。入社前に自分の同期や先輩社員と知り合えることで、入社前の不安を解消する一助にもなります。

4-3. 内定者研修

特に新卒である場合、内定者の中には、入社前までに必要なビジネスマナーやスキルを身につけておきたいと考えている人も少なくないでしょう。企業によっては、入社前に内定者研修をおこなっているところもあるようです。たとえば、Eラーニングなどの通信教育を受講させたり、合同研修を実施したり、入社前にアルバイトという形で実際に働く機会をつくったりなど、企業によってさまざまな研修が実施されています。

ただ、内定段階で内定者は、就労を前提とした業務命令に従う義務はなく、研修の参加も強制することはできません。

万が一、参加して業務をおこなった場合は給与が発生します。

雇用契約が成立しているとはいえ、無休の研修は違法であるため、入社後にトラブルになる可能性も考えられます。

5. 入社手続きメールは「分かりやすさ」と「丁寧さ」を意識して作成しましょう

内定者にメールを送る際は、入社手続きに必要な内容がしっかりと伝わるよう、メールの文面は分かりやすく簡潔に書くことが大切です。また、内定者は入社を控えて色々と不安を抱えているものです。少しでも不安を払拭できるよう、内定者の気持ちに寄り添った丁寧な文面を意識して作成しましょう。入社手続きのメールを送った後も、内定者へのフォローは必要です。

内定者に入社の意志固めをしてもらうためにも、適切なフォローを講じていきましょう。