▼納品書と請求書の違いについてはこちらもチェック！

納品書とは

納品書とは、商品やサービスなどを納品したときに、受注者が発注者に対して発行する書類のことです。納品書は「信書」に該当し、取引する際に、第三者に知られてはいけない重要な書類の一つです。

納品書は、法的に発行する義務はありませんが、注文通りの商品やサービスなどが届いたのかを確認するために使用され、取引先に安心感や信頼感を与える役割があります。また、納品書と見積書や請求書などと照らし合わせることで、スムーズに経理処理をおこなうことが可能です。

納品書には、決まったフォーマットはありませんが、下記の5つの項目（請求書も同様）は必須です。ただし、小売業や飲食店業、タクシーなどを経営する事業者の場合は、宛名を省略できます。

• 宛名
• 差出人の情報
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分した合計の取引金額（税込）

また、必要に応じて下記のような項目を付け足すこともあります。

• 納品書番号
• 出荷日
• 納品明細
• 備考

請求書とは

請求書とは、商品やサービスなどを提供したときに、代金の支払いをしてもらうために、受注者が発注者に対して発行する書類のことです。請求書は、納品書と同様で「信書」に該当します。請求書には、取引先の支払漏れや、支払金額などの相違を防ぐ役割があります。また、請求書は、税務調査のときに取引の証拠書類として利用することが可能です。

請求書も、納品書と同様で決まったフォーマットはありません。5つの必須項目以外に、下記のような項目を記載すると、スムーズに取引を進めることができるでしょう。

• 請求書番号
• 支払期限
• 振込先
• 振込手数料
• 備考

納品書兼請求書とは？

納品書兼請求書とは、納品書と請求書の両方を兼ねた書類のことです。一般的には納品書と請求書を分けて送付しますが、納品書兼請求書を発行する場合には、納品書と請求書の内容を一枚にまとめることができます。

納品書兼請求書により、紙代・印刷代・郵送代といったコストを削減することが可能です。また、納品書兼請求書を発行する場合には、納品書と請求書の発行に関連する業務を同時におこなえるため、業務効率の向上が期待できます。さらに、取引先は、納品書兼請求書を受け取る場合には、納品書と請求書を受け取る場合と比べて、保管する書類の量が減るため、管理のしやすさの面でもメリットといえます。

納品書と請求書の違い

納品書と請求書の両方とも、受注者が発注者に対して発行する書類であり、書き方など似ている点も多いです。また、どちらも法的に発行しなければならないという義務もありません。そのため、納品書と請求書の違いについて気になる方も少なくないでしょう。納品書には請求書のように、支払いの要求はありません。そのため、納品書には、口座番号などの振込先の情報は不要です。

また、納品書は、基本的に納品ごとに発行しますが、請求書は、同じ発注者から月に複数回の納品がある場合には、月末締めなどでまとめて、月に一枚だけ発行することもあります。

納品書・請求書以外の「○○書」と種類と違い

ここでは、見積書や注文書、検収書、領収書とはどのような書類なのかを説明したうえで、納品書・請求書との違いについて解説します。

見積書

見積書とは、提供する商品やサービスなどの金額や数量などの取引内容を事前に取引先に確認してもらうために、受注者が発注者に対して発行する書類のことです。見積書により、発注者は取引内容について比較検討してから、依頼できるというメリットがあります。また、見積書には、発注者と受注者の双方の認識のズレを防止する役割があります。

見積書と納品書・請求書の違いは、見積書は取引の契約前、納品書・請求書は取引の契約後に発行される書類であることです。そのため、見積書に記載されている金額や数量などは、

注文書

注文書とは、発注書と呼ばれることもあり、商品やサービスなどを注文（発注）するときに発注者が受注者に対して発行する書類のことです。注文書には、発注者と受注者の双方の認識の違いによるトラブルを防止する役割があります。なお、電話などで注文もできますが、書類として残しておくことで、誤解などのトラブルを未然に防ぐことが可能です。

注文書と納品書・請求書では、内容だけではなく、書類の発行する側と受領する側が異なります。注文書は発注者、納品書・請求書は受注者が発行します。

検収書

検収書とは、納品された商品やサービスなどが、確かに発注通りであったことを証明するために、発注者が受注者に対して発行する書類のことです。検収書を、売上を計上するタイミングとしている取引先があります。そのため、検収基準によっては、検収書は重要な役割になります。

また、検収書には、提供した商品やサービスなどに対して後からクレームを防止する役割もあります。

検収書と納品書・請求書では、注文書と同様で内容だけではなく、書類の発行する側と受領する側が異なります。検収書は発注者、納品書・請求書は受注者が発行します。

領収書

領収書とは、提供した商品やサービスなどの対価として代金を受け取ったことを証明するために、受注者が発注者に対して発行する書類のことです。

領収書により、商品やサービスなどの代金を確実に支払ったことを証明できるため、二重請求や過払いを防止することができます。また、領収書には、経費申請の不正防止の役割もあります。なお、領収書には、一定金額以上の場合には、収入印紙を貼る必要があるなど、注意点もあります。

領収書と納品書・請求書の違いは、発行するタイミングです。領収書は対価が支払われた後に発行するのに対して、納品書や請求書は基本的に対価が支払われる前に発行します。

納品書～請求書発行の順番・流れ

商品やサービスなどを届ける準備が整ったら、実際に取引先に納品すると同時に、納品書を発行します。なお、納品書を発行する前に、見積書を作成したり、取引先から発注書が送付されたりすることもあります。また、場合によっては、納品がきちんとおこなわれたかどうかを確認するために、返送用の受領書を同時に送付することもあります。

納品書を発行した後に、請求書を発行します。なお、納品書と請求書を同時に発行する場合には、納品書兼請求書として取引先に発行することもあります。また、返送用の受領書を送付している場合には、取引先からのサインをもらったうえで、請求書を発行することもあります。

そして、請求書をもとに支払がおこなわれたかどうかを確認し、取引先から領収書の発行を求められたら、できる限り素早く応じましょう。

納品書を作成する際の注意点

ここでは、納品書を作成するときの注意点について詳しく紹介します。

納品書の日付は納品日にする

納品書は、基本的に自社の商品やサービスなどを納品したタイミングで発行し、納品書の日付は納品日にすることが大切です。納品前に納品書を送付すると、取引先は納品内容と納品書を照らし合わせて、注文通りの商品やサービスなどが届けられたかを確認できず、混乱を招く可能性もあります。

また、納品書は納品時に送付するのが基本ですが、場合によっては、納品と同じタイミングで発行できないこともあるかもしれません。納品書は、経理業務などで使用されることもある書類であるため、納品後にできる限り素早く発行し、発行が遅くならないように注意が必要です。

このように、納品書は取引先に安心感を与えるために、納品と同時に発行し、納品書の日付は納品日にしましょう。

注文書や見積書の内容と一致しているか確認する

納品書を作成するときは、注文書や見積書の内容と一致しているかどうかを確認することが大切です。納品書と注文書や見積書の内容が異なる場合には、取引先からのクレームなど、トラブルに発展する恐れがあります。場合によっては、取引先に不信感を与えてしまい、今後の取引に影響を与えてしまうこともあります。

万が一納品する内容が、注文書や見積書の内容と異なる場合には、どこかで認識のすれ違いが生じている可能性があります。そのため、取引先などに納品内容を再度確認したうえで、納品書を発行することが重要です。

納品書や請求書を理解して正しく発行しよう！

納品書は商品やサービスなどの納品時に取引内容があっているかを証明するために、請求書は取引の支払をしてもらうために、受注者が発注者に対して発行する書類です。納品書と請求書を同時に発行する場合には、一つにまとめて納品書兼請求書を発行することもあります。

納品書や請求書に発行義務はありませんが、スムーズな取引をおこなうために重要な書類であり、書き方や発行方法などに注意点があります。納品書や請求書の役割を正しく理解して、業務をスムーズにおこないましょう。