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インボイス制度とは

インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除をおこなう方式のことで、正式名称を適格請求書保存方式といいます。2023年10月1日より適用が開始され、以降は適格請求書発行事業者の発行した適格請求書を保管しないと、仕入税額控除を受けられません。

適格請求書発行事業者とは

適格請求書発行事業者とは、適格請求書（インボイス）の発行が認められた課税事業者のことです。適格請求書は誰でも発行できるわけではなく、事前に国税庁に申請をおこない、登録承認を受けなければいけません。 適格請求書発行事業者として登録すると登録番号が発番され、適格請求書に記載します。なお、インボイス制度の開始に間に合うように適格請求書発行事業者として登録をしたい場合、2023年3月31日までに手続きしなければいけません。

適格請求書とは

適格請求書とは、現行の区分記載請求書の必要項目に、登録番号と適用税率、税率ごとに区分した消費税額を記載した請求書のことです。記載が必要な項目をまとめると以下となります。 適格請求書発行事業者の氏名又は名称と登録番号 取引年月日 取引の内容（軽減税率の対象品目であることを記載） 取引の税率ごとに区分した合計金額 税率ごとに区分した消費税額等 書類の交付を受ける事業者の氏名か名称 適格請求書では区分記載請求書から上記の1、4、5項目が変更されています。

3万円未満でも領収書の受領が必要

これまで3万円未満の取引は領収書がなくとも、帳簿へ必要事項を記載するだけで、仕入税額控除が認められていました。しかし、インボイス制度開始後は上記特例が廃止されるため、文房具など社内で使用する備品の購入時も適格請求書の交付を受け、保管しなければいけません。 なお、自動販売機での飲料の購入のように、領収書の発行が難しい場合は、例外として帳簿の記入のみで仕入税額控除の適用を受けられます。

適格請求書は適格簡易請求書に代えることもできる

インボイス制度では、特定の業種の場合、適格請求書の発行を適格簡易請求書（簡易インボイス）に代えることもできます。そのため、請求書がなくとも、要件を満たした領収書やレシートがあれば、仕入税額控除の申請が可能です。 なお、適格簡易請求書は、小売業や飲食店業、タクシー業のように、不特定多数の人に対して販売をおこなう業種で発行が可能です。

インボイス制度による経費精算はどう変わる？

請求書の発行側（売り手）だけでなく、受取側（買い手）も対応が必要です。とくに、仕入税額控除を受けるためには、必要事項の確認や、所定の方法で保管するなど事務処理の大幅な増加が予想されます。

請求書の発行側（売り手）の変化

請求書の発行側は、現在利用している請求書や領収書のフォーマットを適格請求書に対応した内容に変更する必要があります。また、インボイス制度を導入しなかった場合の懸念事項の確認も必要です。

請求書や領収書はインボイス制度に合わせた変更が必要

請求書の発行側は、現在使っている請求書や領収書のフォーマットの変更が必要です。 とくに、合計金額は税率ごとに区分し、消費税額も税率ごとに区分して表示しなければならないため、複数の税率を適用した商品を扱っているときは注意が必要です。

値引きや返品の際は適格返還請求書を発行する

商品の値引きや返品により、売上から返還をした場合、適格返還請求書を別途発行しなければいけません。適格返還請求書では以下の項目の記載が必要です。 適格請求書発行事業者の氏名か名称と登録番号 値引きや返品等をする年月日 値引きや返品等の基となった取引をおこなった年月日 値引きや返品等の取引内容（軽減税率の対象品目である旨） 税率ごとに区分して合計した値引きや返品等の金額（税抜き又は税込み） 値引きや返品等の金額に係る消費税額等又は適用税率 なお、適格請求書と適格返還請求書をまとめて1枚にして発行することは可能です。

しかし、上記事項を明記する必要があり、請求金額欄に値引き金額を書くだけなどの対応はできなくなります。

インボイス制度に対応しない場合の留意点

適格請求書発行事業者としての登録は任意であり、申請しない限り適格請求書発行事業者になることはありません。 しかし、買い手が仕入税額控除を受けるためには適格請求書の受領が必須となるため、適格請求書を発行できない場合、買い手側の税負担が増えることから今後の取引に影響が出る可能性もあります。

請求書の受取側（買い手）の変化

請求書の受取側は、適格請求書の項目が記載されているか一つずつ確認が必要です。また、インボイス制度のスタート後は免税事業者と課税事業者で請求書を別に管理する必要もあります。さらに、電子的に交付された適格請求書は電子帳簿保存法の要件も満たした状態で保管しなければいけません。

チェック項目が増加する

請求書の発行者が適格請求書発行事業者かどうかをはじめ、インボイス制度に対応した請求書か細部まで確認が必要です。経費精算では、適格請求書と、簡易適格請求書（領収書やレシート）が混在する点に注意しましょう。また、簡易適格請求書に間違いがあれば、訂正ではなく再発行依頼が必要です。

インボイス制度に対応した取引か否かで仕訳する

インボイス制度の実施後は、仕入税額控除の対象の8％と10％を仕訳するだけでなく、仕入税額控除の対象外の取引は別に記録が必要です。経費精算では、承認時に上記の仕訳をおこなうと経理部門の負担が増加します。申請時にある程度分類するようなフローを整備するとよいでしょう。

電子帳簿保存法の理解も必要

適格請求書を電子的方法で受領した際は、電子帳簿保存法に則り保管しなければいけません。紙の適格請求書を電子化して保管する際も電子帳簿保存法の適用が必要です。 なお、当面の間は適格請求書を紙で発行しても問題ないため、電子媒体と紙が混雑し、保管の煩雑化が予想されます。

インボイス制度で経理が対応すべきこと

インボイス制度がスタートすれば、経理・会計業務には大幅な変更が必要です。適格請求書を発行する場合は、適格請求書発行事業者に登録する必要があるため、期日までに書面またはe-Taxにて登録手続きを完了させましょう。 次に、請求書の項目をインボイスに対応したものに変える必要があります。また、消費税の計算方法も変更が必要です。

インボイス制度では税率ごとに税込み合計金額と消費税額の計算が必要なため、端数処理の方法も取引先により異なる可能性があります。 また、適格請求書やそれ以外の請求書を受け取った際は、税率などに合わせて、仕訳内容の変更も必要です。

自社で利用するシステムがインボイス制度に適用しているか確認しよう

インボイス制度がスタートした後は、適格請求書でなければ仕入税額控除を受けることができません。また、3万円以下の金額でも、簡易適格請求書などを受領し管理する必要があります。 経費精算だけでなく、経理・会計業務全般に大幅な変更が必要です。自社で利用しているシステムはインボイス制度に適用しているか、請求書の発行や確認など手順に問題はないかなど、一通り確認しましょう。