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支払通知書と支払明細書のインボイス制度による変更点!電子帳簿保存法対応も解説

請求書発行システム

2023.11.29

2023.11.29

インボイス制度で変化があるのは、請求書だけではありません。 課税事業者に対して支払通知書を発行している場合や、受け取っている場合は、インボイス制度への対応が必要です。 本記事では支払通知書の意味や保存方法と、インボイス制度について解説します。インボイス制度導入後の支払通知書に必要な記載事項もまとめています。

▼2024年から義務化!電子帳簿保存法対応ガイド

支払通知書とは

支払通知書は、請求書と同程度の効力を持つ国税書類の一つです。 どんな性質の書類なのか、発行する目的と請求書や明細書の違いや共通点も合わせて知っておきましょう。

取引内容を記載した書類

支払通知書は、企業や個人事業主等との間で取引が発生した際に、支払の内容を伝えるための書類です。 記載する内容には法的な定めはありませんが、支払額や発行年月日、発注者側の情報などを記載することが多いです。 支払通知書は商品やサービスを受け取った側が発行するものです。

一般的には、支払う意志や支払う内容を通知するもので、支払いの手続き前に発行します。

支払通知書は保存義務が発生する

支払通知書は発行する義務はありません。しかし、国税書類に該当するため、受け取った場合は定められた期間保管する必要があります。保管期間は法人と個人事業主で異なります。 

区分 保管期間
法人  発行日または受領日から7年後の法人税申告期限日まで 
個人事業主  発行日または受領日から5年後の確定申告期限日

支払通知書を発行する目的

支払通知書を発行する目的は、トラブルの防止と業務効率化がメインです。 支払通知書では取引内容や金額、税金などを、発注側と受注側の双方が確認でき、相違があれば支払いの前や請求書発行前に修正できます。

返金や再発行が必要なくなるため、余計な手数料や手続きを減らすことができます。 また、双方の合意があれば、支払通知書のみを発行して、領収書の代わりとして利用し、受注側の請求関連の業務を省くことも可能です。

支払通知書と支払明細書の違い

支払明細書は原則として基本的には企業間でもちいられます。

一方で、支払通知書とは先述の通り企業や個人との取引内容を記載した書類です。支払通知書は消費者や従業員に対しても発行される書類である点が支払明細書とは異なります。

とはいえ、法的な決まりはないため支払明細書を支払通知書と同様の役割を担う書類として利用することもできます。そのため、支払明細書も受注側の請求関連書類の代用書類として利用することが可能です。

請求書や明細書との違い

請求書や明細書も、支払通知書と同様に取引に対する支払いに関連する書類です。

しかし、その役割や発行する側が大きく異なります。 請求書は、商品やサービスを提供した側が、発注側に対して発行するものです。提供したものへの対価を請求するための書類で、支払通知書とは支払う側が違います。 明細書も商品やサービスを提供した側が発行する書類です。

ただし、代金を請求する性質はなく、提供した商品名やサービスの詳細を記載するものです。

まずはインボイス制度(適格請求書保存方式)をおさらい

インボイス制度とは、国税庁が定める「適格請求書」に関連する制度です。インボイス制度の導入後は、請求書や支払通知書の規定や保存形式が変化します。

インボイス制度は仕入税額控除に関係する制度

インボイスとは「適格請求書」のことで、インボイス制度導入後に仕入税額控除を受けるにはこの適格請求書が必要になります。 適格請求書を発行するには「適格請求書発行事業者」に登録しなくてはいけません。 適格請求書発行事業者への登録には、原則として「消費税課税事業者選択届出書」を提出し、課税事業者になる必要があります。

そのため、免税事業者が適格請求書発行事業者になる場合は、同時に課税事業者になり消費税を納税する義務が発生します。 免税事業者は、現状のままでいても納税義務上の問題はありません。

しかし、取引相手が課税事業者であった場合、取引相手は仕入れ税額控除を受けられなくなってしまいます。 税負担が増えるため、免税事業者は取引を停止される恐れや、値引きを迫られる可能性があります。

 

仕入税額控除はインボイス制度でどう変わる?計算方法や要件も解説

仕入税額控除は、課税事業者が納税する消費税額を大きく変える制度です。正しい知識で計算をしないと、最悪の場合、二重課税や脱税につながる恐れがあります。 また、インボイス制度導入後は仕入税額控除の要件が変わります。事前に準備して対応しなくてはいけません。 本記事では仕入税額控除の基本や計算方法と、インボイス制度との関係を解説します。

請求書発行システム 2023.01.11

すべての事業者に影響がある

インボイス制度は、免税事業者への影響が大きいと考えられます。 適格請求書に対応するために課税事業者になるか、取引停止や値引きなどのリスクを抱えつつ免税事業者のままでいるか、どちらかを選ぶ必要があるからです。

一方、課税事業者への影響も無視できません。 とくに取引相手に小規模事業者や個人事業主が多く、免税事業者である可能性が高い場合は要注意です。 インボイス制度導入後も免税事業者と取引を続ける場合は、取引額によっては仕入税額控除が大幅に減る可能性があります。

インボイス制度には経過措置がある

インボイス制度が与える影響は非常に大きいため、インボイス制度導入後からおよそ6年間の経過措置が設けられています。 経過措置の期間中は、免税事業者からの仕入も一定の割合で仕入税額控除を受けることが可能です。

しかし、この経過措置による仕入税額控除は、段階的に引き下げられます。 2029年には経過措置の終了が予定されているため、それまでの間に対応を完了しなくてはいけません。 免税事業者との取引が多いと、インボイス制度後の対応は複雑になりやすいです。

業者ごとの対応に加えて、システムや経理業務の面でも対応が必要になるため、準備期間は長めに想定しておいたほうが安心です。

 

インボイス制度とは?何のため?対象や影響をわかりやすく解説!

インボイス制度は、2023年10月1日より開始されます。インボイス制度により、請求書の発行方法や、仕入税額控除の適用などが変わります。 当記事では、インボイス制度の仕組み・目的・対象・手続き方法や、インボイス制度によって何が変わるのか、免税事業者への影響はどうなのかなどをわかりやすく解説します。インボイス制度について網羅的な知識を身に付けたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

請求書発行システム 2022.12.13

インボイス制度や電子帳簿保存法による支払通知書の変更点

インボイス制度導入後も、支払通知書は仕入税額控除を受けるうえで有効な書類です。支払通知書と同様に支払明細書でも仕入税額控除の申請が可能です。

しかし、インボイス制度開始後は、現行制度での請求書が無効になる可能性があるのと同様に、支払通知書も記載事項を変更しないと効果を発揮しません。

また、電子帳簿保存法の改正によっても保存方法に影響がありました。支払通知書や支払明細書にはどのような変更があるのか解説します。

 

仕入税額控除を受けるにはインボイスと同様に登録番号等の記載が必要

支払通知書もインボイス制度で仕入税額控除を受けることができる請求書は、適格請求書に限定されます。それと同時に、支払通知書も適格請求書と同等の記載内容がなければ無効になります。 一部現行の区分記載請求書等保存方式とも重複しますが、以下の内容が必要です。

  • 軽減対象資産の取引であることがわかる旨
  • 税率ごとに区分した消費税額
  • 受注側(売り手)の登録番号または法人番号
  • 課税仕入れの相手方の確認を受けたことがわかる文言

支払通知書や支払明細書の保存方法にも変更がある

インボイス制度と直接の関係はありませんが、インボイス制度導入後の2024年1月からは、電子帳簿保存法に改正法施行によって、支払通知書の保存方法にも変更があります。

支払通知書や支払明細書は国税書類の一つで、電子帳簿保存法に適応させる必要があるからです。 現在はデータ形式で受け取った支払通知書は、紙に印刷して保存することが認められています。

しかし2024年1月からは紙媒体での保存が認められなくなり、データ形式でのみの保存が必要です。 仕入税額控除を受けるには、適切な方法で定められた期間必要な書類を保管しなくてはいけません。 適格請求書や有効な支払通知書等を受け取っていても、保存方法が誤っていると問題になる可能性があります。

制度が変わる前後は、取り扱いに注意が必要です。

 

電子帳簿保存法で請求書等の書類はどうすべき?保存要件について解説

 

経費精算システム 2022.12.12

インボイス制度導入後は支払通知書・支払明細書の内容や保存に注意が必要

インボイス制度はほとんどすべての企業や個人事業主に影響が出る制度です。 とくに課税業者と免税業者の間で取引がある場合は影響が大きいため、いずれの事業者も正しく理解して対応しましょう。

支払通知書を発行している場合や、仕入税額控除を受けるための書類として扱っている場合は、インボイス制度に適応することができる形式に整える必要があります。 経過措置はありますが、なるべく早く対応を決めて準備しましょう。

また、電子帳簿保存法の関係で支払通知書の保管・保存の規定が変更になる点も留意しておきましょう。

▼インボイス制度で必要な対応を知りたい方はこちら!

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