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インボイス制度でEDIはどう変わる?注意点や対応ポイントを徹底解説

請求書発行システム

2023.12.04

2023.12.04

2023年10月からはじまるインボイス制度は、紙の請求書だけではなく電子データとしての請求書発行も認められています。 この記事では、インボイス制度や同制度によってEDI取引がどのような影響を受けるかなどを解説します。

インボイス制度とは

インボイス制度とは、仕入れ税額控除にあたって適格請求書(インボイス)を用いる制度です。同制度導入前は区分記載請求書とよばれる請求書が用いられていました。インボイス制度で用いられる適格請求書は、以下のように区分記載請求書に登録番号、適用税率、消費税額などが追加された項目が記載されています。(※1)

  • インボイス発行事業者の氏名または名称および登録番号
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨も記載)
  • 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
  • 消費税額など
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

インボイス制度で使用される登録番号とは、事業者が納税地を所轄する税務署長から適格請求書発行事業者の登録を受けた際に通知される番号です。税務署長から登録を受けた事業者でなければ適格請求書を発行できず、取引先は仕入税額控除が受けられなくなります。

(※1)適格請求書等保存方式の概要−インボイス制度の理解のために−|国税庁 p.4

仕入税額控除とは

消費税は消費者が商品を購入した際、業者が商品や材料を仕入れた際に発生します。 たとえば、製造業者、加工業者、卸売業者、小売店という工程を経て、消費者が5,000円で購入した商品があるとします。この場合、製造業者から消費者まで、すべての工程で消費税が発生してしまいます。このような消費税の累積を防ぐのが、仕入税額控除です。上記の例でいえば、消費者は500円の消費税を支払うことになります。 一方、小売店は3,000円で商品を仕入れているとしたら、300円の消費税を卸売業者に支払っています。

そのため、小売店は消費者が支払った500円から仕入れ税額300円を控除した200円を消費税として申告納税可能です。 もし、税務署長から適格請求書発行事業者の登録を受けていない業者の場合、適格請求書を買い手に発行できません。適格請求書でなければ仕入税額控除が適用されないため、インボイス制度に未対応のままだと取引にも影響を及ぼすでしょう。

電子インボイスとは

電子インボイスとは書面ではなく、電子データで提供される適格請求書を指します。電子インボイスに記載する内容は書面と変わりません。(※2)電子インボイスを取引先に共有する方法は、EDI取引と呼ばれる発注書や納品書、請求書を電子化してやりとりするシステムや電子メール、サイトを通した提供などが挙げられます。

(※2)適格請求書等保存方式の概要−インボイス制度の理解のために−|国税庁 p.7

インボイス制度でEDIはどう変わる?

EDI取引をおこなっている場合、使用しているEDIが電子インボイスに対応している必要があります。電子インボイスに未対応のEDIでは仕入税額控除が認められない可能性があります。 そのため、自社で使用しているEDIが電子インボイスに対応しているかを確認しましょう。

どの段階で適格請求書とするかを決めておく

EDI取引では見積や発注、納品、検収など、さまざまな情報のやりとりが発生します。適格請求書は必ずしも一枚の請求書である必要はありません。請求書と納品書など、関連が明確であれば複数の書類を合わせることで適格請求書として扱えます。 そのため、複数の情報を取り扱うEDI取引では、どの情報を適格請求書として扱うかを事前に決めておきましょう。

適格請求書に記載する項目が揃っているか

適格請求書には適格請求書の氏名または名称、適格請求書発行事業者の登録番号など記載すべき項目があります。使用しているEDIが適格請求書に必要な項目に対応しているかを確認しましょう。

適格返還請求書は別で交付するか

返品や値引きによって売上を返還する場合、適格請求書発行事業者には適格返還請求書の発行が義務付けられています。適格返還請求書には次の項目の記載が必要です。(※3)

  • 適格請求書発行事業者の氏名、または名称及び登録番号
  • 対価の返還などをおこなう年月日
  • 対価の返還などの基となった取引をおこなった年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  • 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)

税率ごとに区分した消費税額など、または適用税率 EDI取引では適格返還請求書をEDIで発行するか、書面で発行をするかを事前に決めておきましょう。

(※3)適格請求書等保存方式の概要−インボイス制度の理解のために−|国税庁 p.11 

EDI取引のデータが保存できるか

インボイス制度は適格請求書を発行する売手、受け取る買手、それぞれに適格請求書の保存を義務付けています。具体的には交付した日もしくは提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間となっています。 そのため、EDI取引において電子インボイスをやりとりする場合、適格請求書が適切に保存できるかどうかも大切なポイントです。

EDIはインボイス制度だけではなく2024年問題対策も

EDIはインボイス制度がスタートする2023年10月だけでなく、2024年問題への対策も講じる必要があります。 2024年に固定電話網からIP網へ移行することによりISDNが終了します。(※4)

そのため、ISDNでデータ通信をしている企業はさまざまな業務に支障が生まれることが予想されます。その一例としてEDIが挙げられます。2024年問題に対応せずにいると、発注書や納品書、請求書などのやりとりが止まってしまう恐れがあります。 そのため、EDI取引をおこなっているのであれば、インボイス制度への対策と同時に2024年問題への対策も講じておきましょう。

(※4)INSネットをご利用の事業者さまへ|NTT東日本

インボイス制度を理解してEDI取引を進めよう

インボイス制度では、適格請求書発行事業者が発行した適格請求書がなければ買手事業者が仕入税額控除を適用できなくなります。適格請求書が発行できない事業者との取引では、仕入税額控除が受けられないため、取引の停止や取引先の変更が発生する可能性もあります。 インボイス制度で発行する適格請求書は電子インボイスとして電子データで発行することも可能です。電子インボイスのなかでもEDIを用いた取引をおこなっている際は、使用しているEDIがインボイスに対応しているか、どの段階の情報を適格請求書とするかなどを確認しておきましょう。

また、インボイス制度で企業担当者の対応が必要な内容については、こちらの資料でも解説しています。ぜひダウンロードしてみてください。

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