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インボイス制度でシステム対応が必要になる理由

インボイス制度が導入されると、請求書の発行・管理方法や仕入税額控除の計算方法などが変更されます。そのため、システムを利用していない場合には、対応に時間や手間がかかり、業務負担の増加につながる可能性があります。そこで、インボイス制度の導入にあわせて、システム対応をおこなうことが推奨されます。 システムを導入する場合には、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型のシステムを利用する場合は、インボイス制度に対応しているかどうかを確認することが大切です。

一方、オンプレミス型のシステムを利用する場合は、自社などでシステムのカスタマイズが必要になることもあるため、余裕を持って対応する必要があります。 インボイス制度に対応するシステムを導入することで、スムーズに請求書に関する業務を進められるため、自社のニーズにあわせてシステム対応をおこなうことが大切です。

そもそもインボイス制度とは

インボイス制度とは、適格請求書等保存方式のことであり、2023年10月1日よりスタートします。適格請求書（インボイス）を発行できるのは、適格請求書発行事業者に限定されます。そして、適格請求書発行事業者に登録できるのは、課税事業者のみです。なお、インボイス制度の開始日に間に合うように登録をおこなうには、原則として2023年3月31日までに申請をする必要があります。

インボイス制度が始まると、売り手の適格請求書発行事業者は、買い手から求められたら、適格請求書を発行する義務が生じます。また、買い手の課税事業者が仕入税額控除を受けるには、売り手から受け取った適格請求書の保存などが必要になります。

インボイス制度の影響【発行側】

ここでは、適格請求書を発行する側におけるインボイス制度の影響について詳しく紹介します。

まずインボイスに対応すべきか否かを判断する必要がある

インボイス制度に対応すべきかどうかは、自社や取引先の状況から確認することが大切です。 課税事業者でなければ、適格請求書発行事業者に登録をおこなうことはできません。なお、課税事業者の場合でも、適格請求書発行事業者への登録は任意です。そのため、自社が免税事業者である場合、適格請求書を発行するには、課税事業者になる必要があります。

しかし、免税事業者から課税事業者になると、免除されていた消費税の納税義務が発生します。なお、免税事業者が課税事業者になるには、納税地の所轄の税務署長に「消費税課税事業者選択届出書」を提出する必要があります。 また、取引先が課税事業者の場合、インボイス制度が始まると、仕入税額控除を受けるには、適格請求書の保存などが必要になるため、インボイス制度の対応を検討する必要があります。一方、取引先が消費者や免税事業者、簡易課税制度を導入している事業者の場合、仕入税額控除を適用しないため、インボイス制度に対応しなくても、取引に問題ない可能性があります。 このように、すべての事業者がインボイス制度に対応すべきとは限らないため、仕入税額控除に関する経過措置などを利用して慎重に検討することが大切です。

適格請求書発行事業者として登録する必要がある

インボイス制度に対応する必要性があることを確認できたら、適格請求書発行事業者に登録をおこなう必要があります。登録するには、原則として課税事業者でなければなりません。 しかし、2023年10月1日から2029年9月30日までの期間であれば、免税事業者でも、「消費税課税事業者選択届出書」の提出が不要で、登録を受けられます。ただし、自動で免税事業者から課税事業者に転換することになるため、注意が必要です。

請求書の記載項目を変更する必要がある

現行の「区分記載請求書等保存方式」では、原則として下記の項目が記載されていれば、請求書としては問題がありません。

• 請求書作成者の氏名または名称
• 取引を実施した年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
• 取引相手の氏名または名称

しかし、インボイス制度に対応した適格請求書には、下記の項目を追記する必要があります。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額など 

このように、インボイス制度が開始すると、請求書の記載項目を変更する必要性があります。

発行側も請求書の控えの保存が必要になる

適格請求書を発行した場合、受領側のみならず、発行側も請求書の控えを保存する必要があります。請求書の控えには、交付した適格請求書そのものを複写したものだけではなく、その適格請求書の記載事項を確認できる程度の記載がされているものも含まれます。 そのため、適格簡易請求書におけるレジのジャーナルや、複数の適格請求書の記載事項における一覧表・明細表などの保存でも問題はありません。

また、電子計算機により作成した適格請求書については、控えを電磁的記録で保存することも認められています。

インボイス制度の影響【受領側】

ここでは、適格請求書を受領する側におけるインボイス制度の影響について詳しく紹介します。

取引先が適格請求書発行事業者かを確認する必要がある

まずは、仕入税額控除を適用できるかどうかを把握するために、取引先が適格請求書発行事業者かどうかを確認する必要があります。たとえば、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」に取引先の登録番号を入力すれば、取引先が適格請求書発行事業者かどうかを確認することが可能です。 そして、取引先が適格請求書発行事業者に登録をおこなっていないことが確認できた場合には、インボイス制度への今後の対応についてヒアリングをおこないましょう。

インボイスの特例や経過措置の対応を確認する必要がある

インボイス制度には、請求書の交付が困難であるなどの理由により、下記の取引については、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けられる特例があります。

【箇条書き】 3万円未満の公共交通機関による旅客運送

適格簡易請求書の記載事項を満たす入場券などを使用するときに回収される取引

古物営業や質屋、宅地建物取引業を経営する者が適格請求書発行事業者ではない者から棚卸資産の購入・取得 適格請求書発行事業者ではない者から再生資源および再生部品の購入 3万円未満の自動販売機および自動サービス機による商品の購入など 郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス 従業員などに支給される通常必要と認められる出張旅費など 【箇条書き】

また、インボイス制度には、激変緩和のために、免税事業者などからの課税仕入について、軽減税率が導入されてから10年間（適格請求書等保存方式が導入されてから6年間）の経過措置が用意されています。 インボイス制度の開始前は、免税事業者などの課税仕入につき全額控除できます。インボイス制度の開始後の3年間は80%、その後の3年間は50%控除できます。 このような、インボイス制度の特例や経過措置を確認したうえで、今後の取引について検討することが大切です。

経理業務や請求書管理の見直す必要がある

インボイス制度が始まると、取引先が適格請求書発行事業者である場合と、そうでない場合で発行される請求書が変わります。また、紙の適格請求書と電子インボイスの両方を管理することになる可能性もあります。 そのため、経理処理や請求書管理の運用方法を見直す必要があります。そこで、自社のニーズにあった会計ソフトや請求書管理システムなどを導入するのがおすすめです。

インボイス導入で対応が必要なシステムは？

ここでは、インボイス制度を導入するにあたって、対応が必要なシステムについて詳しく紹介します。

請求書発行システム

インボイス制度が開始すると、適格請求書を発行する必要があります。そのため、必要な項目が追記された請求書を交付できる請求書発行システムを用意することが求められます。 また、インボイスには、記載方法や端数処理、管理方法などのルールがあるため、システムを導入する際は、きちんと制度に対応しているかどうかを確認することが大切です。

会計システム

インボイス制度導入後は、請求書発行事業者からの課税仕入や、経過措置を活用した免税事業者などからの課税仕入など、税区分のパターンを追加して管理する必要があります。そのため、入力作業の工数の増加が予想されます。 そこで、仕入の取引先によって税区分を自動で切り替えるような機能の搭載された会計システムを導入できると、経理業務の負担を軽減することが可能です。

EDI

インボイス制度の開始を機に、電子インボイスを導入する企業もあるかもしれません。インボイス制度に対応したEDIシステムを導入することで、電子インボイスのやり取りを自動化し、業務を効率化したり、人的ミスを防止したりすることが可能です。 なお、「デジタルインボイス推進協議会（EIPA）」は、電子インボイスの普及を目的に取り組みを進めています。

販売管理システム

インボイス制度が開始するにあたって、販売管理システムには、仕入先の免税・課税や、商品・サービスごとの消費税の適用税率を識別できる機能が必要になります。 たとえば、免税事業者と課税事業者の区別ができないと、仕入税額控除を受けるための書類を分類したり、保管したりする作業が複雑になってしまう可能性があります。 そこで、インボイス制度に対応した販売管理システムを導入することで、業務負担の削減につなげることが可能です。

インボイス制度の対応でシステムを選ぶ際のポイント

ここでは、インボイス制度に対応するうえで、システムを選ぶポイントについて詳しく紹介します。

経理業務を効率化できる機能は備わっているか

インボイス制度の導入により、請求書の記載項目の変更や、仕入税額控除額の計算など、経理業務の負担が増大することが予想されます。 そこで、請求書管理システムや会計ソフトなど、システムを導入するときに、自社の経理業務を効率化できる機能が搭載されているかを確認することが大切です。 たとえば、請求書管理システムで進捗管理機能があれば、取引先の請求書の確認状況を可視化することができます。また、入金消込の自動化機能があれば、経理業務を削減し、本来の業務に集中することが可能です。

このように、インボイス制度に対応するだけではなく、経理業務を効率化できるかという観点からシステムの導入を検討することも重要といえます。

電子帳簿保存法にも対応できるか

インボイス制度の導入により、電子インボイスを使用する企業も少なくないでしょう。電子インボイスを適切に保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。 そのため、システムを選定するにあたって、電子インボイスを扱う場合には、インボイス制度だけではなく、電子帳簿保存法にも対応しているかどうかを確認することが大切です。

インボイス制度に対応したシステムを導入しよう！

インボイス制度が開始すると、請求書の記載項目が増えたり、仕入税額控除の計算方法が変わったりするなど、さまざまな変化が生じます。そのため、システムの導入や変更が必要になる場合があります。 まずはインボイス制度に対応する必要があるかを明確にし、自社のニーズにあわせてインボイス制度に対応したシステムを導入しましょう。