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請求書のメール送付は可能?文例や注意点・ルールを紹介!

請求書発行システム

2023.12.05

2023.12.05

ビジネスをスムーズに進めるうえで重要な文書の一つが請求書です。請求書をメール送付する場合、事前の確認をおこなって注意点を知っておかなくてはいけません。本記事では請求書をメールで送る際のポイントや注意点、メールに記載したい事項の例文などを紹介します。円滑な取引のために大切なことなので、ぜひ参考にしてみてください。

請求書はメールで送付しても良い?

これまで請求書は郵送するのが一般的でした。しかし、あらゆるITツールの登場やテレワークの普及により、請求書をメールで送付したいと考えている人も少なくないでしょう。

ここでは、請求書はメールで送付しても問題ないかどうかと、請求書をメールで送付するメリットについて詳しく紹介します。

法律上請求書はメールでの送付で問題ない

法律上、請求書を発行しなければならないという決まりはなく、請求書をメールで送付することに問題はありません。

ただし、請求書は取引をスムーズに進めるうえで重要な書類の一つであるため、送付方法や送付する際の注意点を正しく把握しておくことが大切です。

請求書をメールで送付するメリット

請求書をメールで送付する場合、郵送の場合と比べて、手間やコストを削減することができます。郵送の場合は、紙代・インク代・切手代・郵送費用といったコストがかかります。一方、メールの場合は、これらの費用が不要になります。また、印刷・製本・封入・郵送といった業務負担もなくなるので、業務の効率化につながります。

さらに、請求書を郵送からメールに切り替えることで、宛名の記載間違いによる未着や、災害などによる請求書の発送遅延といったトラブルを防ぐことが可能です。

請求書をメール送付する際の注意点

請求書をメールで送る場合は、以下の注意点を守りましょう。
郵送する際とは違うポイントもあります。

取引先の了承を得る

取引の事実をきちんと確認するために、請求書の受け取りについて紙の原本以外は認めていない企業もあるので、請求書をメール送付する際は事前に必ず取引先の了承を得ましょう。

請求書がメールで届くことを関係者全員に伝えられていないと、混乱を招き、円滑に取引を進められなくなる可能性があります。
取引先の了承を得る際は口頭ではなく、文書やメールなどで記録に残しておくことが大切です。

押印形式を確認する

法律上、請求書に押印は必要ありません。そのため、請求書に押印がなくとも正式な文書として扱うことができます。ただし、請求書に押印があることで、取引先が請求書を発行したという証明になり、信頼性が高まります。また、押印のある請求書を偽造する場合、押印のない請求書を改ざんする場合と比べて罪が大きくなります。このような理由から、メールの場合でも請求書に押印することをおすすめします。

請求書をデータ形式にする場合、押印形式は2つに分かれます。

スキャナで取り込む 請求書を一度プリントアウトし、そこに押印してからスキャナで取り込む
電子印鑑 作成サービスを利用して電子印鑑を作成し、それを画像データとして請求書に挿入する

取引相手が電子印鑑の利用自体を認めていない場合などは、スキャナで取り込む方法をとることになるでしょう。

一方、電子印鑑は一度作成すればコストをかけずに使えます。
しかし、請求書に押印する印鑑として認めていない企業や、条件付きで認める企業もあります。

電子印鑑を利用する場合は問題ないか必ず確認しましょう。

PDF形式で送る

WordやExcelで作成したファイルは、改ざんや誤操作によって変更される可能性があるため、請求書の形式としては不向きです。

請求書をメール送信する際の形式は、PDFにしましょう。
PDF形式にしてパスワードを設定すれば、簡単に内容を変えることはできません。

また、PDF形式ならバージョンの違いによるレイアウトの崩れも発生しないため、お互いにストレスのないやりとりができます。

ビジネスメールのマナーを守る

請求書をメール送付をする場合、円滑なビジネス関係を構築するためにも、ビジネスマナーを守り、取引先に失礼のないようにすることが大切です。

ビジネスメールの基本的なマナーは以下の通りです。後述する「請求書を添付したメールに書くべき内容」とあわせて確認してください。

  1. 宛名や挨拶、署名など必要な情報を漏らさず記載する
  2. 宛先(To、Cc、Bcc)を正しく使う
  3. 埋もれない件名やファイル名にする
  4. 挨拶とビジネスに関すること以外は書かない
  5. 必ず署名を付ける

電子データ化された請求書の保存方法に注意する

電子帳簿保存法の改正により、請求書を電子化して管理しやすい環境が整備されつつあります。(※1)しかし、電子化の要件をきちんと満たさなければ、証拠書類として機能しない恐れがあります。

また、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、2024年から電子取引に関係する場合は、電子データのまま保存しなければなりません。請求書のメール送付する場合、取引先が請求書を電子データで保存できる環境を構築できているかきちんとチェックしましょう。

なお、法人で請求書をデータとして保存する場合、紙媒体の場合と同様で原則として7年間の保存が必要です。(※2)

(※1)電子帳簿保存法について|国税庁
(※2)No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁

 

請求書の電子化とは?メリットや法改正、保存の義務やルールを解説!

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請求書発行システム 2022.12.13

請求書をメールで送付する際に必要な項目

請求書を作成する際は、郵送やメールに関係なく、下記の必要な事項があります。(※3)

  • 請求書作成者の氏名もしくは名称
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨を含む)
  • 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  • 請求書の交付を受ける事業者の氏名もしくは名称

上記以外にも、取引をスムーズに進められるよう、「振込先」「振込手数料の負担側」なども記載しておくのがおすすめです。

また、インボイス制度の開始に伴い、適格請求書(インボイス)を発行する場合、上記事項に加えて、下記の事項の記載が必要になります。(※4)

  • 適格請求書発行事業者の登録番号
  • 適用税率
  • 消費税額等

(※3)No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁
(※4)インボイス制度の概要|国税庁

 

請求書の書き方・作り方とは?インボイス対応の請求書の書き方も解説

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請求書発行システム 2022.12.13

請求書を添付したメールに書くべき内容

請求書をメールで送る際は、以下の5項目を必ず書くようにしましょう。

1. 宛名

メールを作成する際はまず宛名から書き始めます。

株式会社〇〇
〇〇部
〇〇〇〇様

取引先の会社名、部署名、担当者名を必ず入れましょう。
このときの会社名は、必ず取引先の正式な会社名にします。

(株)は略称なので、適切ではありません。
取引先が使用している場合もそのまま使わず、必ず「株式会社」と正式名称にしましょう。

2. 挨拶

社名や名前を名乗り、簡単な挨拶を入れます。ビジネスメールでは、時候の挨拶は必要ありません。

また、送付状では敬具や拝啓などの頭語と結語を入れますが、メールの場合は不要です。
信頼関係ができていて、担当者と親しくなっている場合はひと言個人的な挨拶を入れても問題ありませんが、長くなりすぎないように注意しましょう。

3. 詳細や説明

請求書の内容や振り込み期日などを簡潔に書きます。ポイントは要点を最初に伝えて、その後に詳しい説明を書くことです。

次項ではこの点を踏まえた例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

4. 結びの挨拶

結びの挨拶も忘れずに入れます。
簡単なものでよいですが、相手との間柄や請求内容に合わせるとよいでしょう。  

5. 署名

メールの最後に署名を付けることはビジネスマナーです。会社名や自分の名前、連絡先などをわかりやすくまとめておきましょう。

メールソフトやアプリの署名の自動挿入機能を使い、あからじめ以下の内容を用意しておくと入力のし忘れを防ぎ、メール作成を効率化することができます。

  • 会社名
  • 部署名
  • 氏名(読み仮名付き)
  • 電話番号
  • FAX番号
  • 住所
  • メールアドレス
  • 会社のホームページ

請求書をメール送付する際の文例

最後に請求書を送付する際のメール文例をケース別に紹介します。取引先との関係や状況に応じて使い分けましょう。

なお、宛名や署名はこちらの項目では省いています。

通常の請求書を送る場合

定期的に請求書を送っており、取引先も慣れている場合はシンプルな内容で問題ありません。

平素より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社の〇〇と申します。
〇月分の請求書を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収ください。請求書の内容は以下のとおりです。
添付ファイル:ファイル名請求金額:〇〇円お振り込み期日:〇年〇月〇日
ご不明な点や添付ファイルが開かないなどの問題がございましたら、ご連絡ください。何卒よろしくお願い申し上げます。

請求書原本を郵送する場合

紙の請求書原本を別途郵送する場合は、その旨をひと言追加しておくとよいです。

平素より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社の〇〇と申します。
〇月分の請求書を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収ください。なお、請求書原本も本日〇日付で郵送いたしました。
請求書の内容は以下のとおりです。
添付ファイル:ファイル名請求金額:〇〇円お振り込み期日:〇年〇月〇日
ご不明な点や添付ファイルが開かないなどの問題がございましたら、ご連絡ください。何卒よろしくお願い申し上げます。

未払い時に請求書を再送する場合

支払い期日になっても振り込みが確認できない場合は、支払いをお願いするメールを送ります。

平素より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社の〇〇と申します。
この度は〇月〇日付で送付しました請求書の件について、ご連絡いたしました。〇月〇日現在、お振り込みの確認ができておりません。
ご多用中お手数をおかけいたしますが、お振込み状況の確認をお願い申し上げます。請求書を再度添付いたしますので、こちらもあわせてご確認ください。
添付ファイル:ファイル名請求金額:〇〇円お振り込み期日:〇年〇月〇日
ご不明な点や添付ファイルが開けないなどの問題がございましたら、ご連絡ください。
また、行き違いでご対応いただけている場合はご容赦ください。何卒よろしくお願い申し上げます。

お詫びが必要な場合

何らかのミスが発生し、迷惑をかけた場合はお詫びのメールが必要です。
こちらでは請求書の送信が遅くなった場合の例文を紹介します。

平素より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社の〇〇と申します。
本来であれば〇月〇日までにお渡しするはずの請求書の送付が遅くなり、大変申し訳ございませんでした。こちらのメールに〇月分請求書を添付しておりますので、ご査収ください。
添付ファイル:ファイル名請求金額:〇〇円お振り込み期日:〇年〇月〇日
この度のミスは、メールが正常に送付されていなかったことに私が気づかなかったため発生しました。今後は同じことが起きないように十分留意して参ります。
引き続き、変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。

請求書のメール送付の注意点を正しく把握して取引をおこなおう!

請求書のメール送付は、法律上問題ありません。ただし、請求書の押印方法や原本郵送の有無など、細かい点をしっかりと取り決めて、文書で残しておくことが大切です。

請求書のやりとりは、取引先との信頼関係に影響する部分です。わかりやすく気持ちのよい取引ができるように、メールで請求書を送る際はビジネスマナーと、取引先の要望を守ることを大切にしましょう。

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