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請求書の日付はどう決める?正しい決め方・書き方を徹底解説

請求書発行システム

2023.08.16

2023.08.16

企業が発行する請求書には発行日や支払い日といった日付を記載する必要があります。いつの日付を設定すべきかと悩む経理担当者もいるかもしれません。 日付を書かないと、請求書が適切に処理されず入金が遅れてしまう可能性があります。そこで本記事では、請求書の日付の書き方や気をつけたいポイントについて解説します。

請求書の日付の決め方は2種類に大別できる

ほとんどの請求書には発行日が記載されています。請求業務の円滑化のためにも、請求書には必ず日付を記載しましょう。

請求書の日付の決め方は以下の2つのパターンに大別されます。

請求書を発行するタイミングに合わせる

請求書に記載する日付は基本的に、請求書発行日に合わせることになっています。請求書を発行できるのは、企業が商品を納入したりサービスを提供したりしたあとになります。

請求が可能となる段階で発行する請求書には原則として、実際に請求書を発行した日を記載しましょう。

ここで注意したいのは、請求書作成日と請求書発行日が異なるケースです。作成した請求書をすぐに取引先に送付しないときにはとくに注意が必要となります。

この場合には、作成日を記入するのではなく、請求書を送付するタイミングで発行日を記載するのが適切です。

すぐに請求書を送付しないケースでは、発行日をつい記入し忘れてしまうミスが生じることがあります。しかし、日付を入れずに請求書を送付してしまうと予定通り入金されないなどのトラブルに発展する可能性が高まります。

請求書発行の際には、日付が記入済みとなっているかを必ずチェックしましょう。

請求の締め日に合わせる

実務上、取引先の締め日に合わせて請求書を発行するケースも少なくありません。この締め日に合わせて請求書を発行するときには、締め日の日付を記載することになります。

たとえば、取引先の締め日が毎月20日であれば発行日は「○月20日」とします。月末締めを採用している場合、支払期限を翌月末などに設定するのが一般的です。

取引先ごとに締め日や支払いの方法は異なるため、それぞれの取引先の処理方法を確認した上で対応しましょう。

請求の支払期限の決め方は法律などで定められているわけではありません。ただし、中小企業庁は「下請代金支払遅延等防止法」において、請求書の受領から支払期日までの期間を60日以内とするよう定めています。(※1)

支払期限がこれより長くなってしまうことがないよう調整しましょう。

取引先の都合に応じて請求書を発行する場合には、相手先にしっかりと確認を取ることが大切です。
事前に請求日について相談をし、合意を得た上で対処しましょう。

(※1)下請代金支払遅延等防止法|中小企業庁

請求書に日付を記載する理由

請求書には請求のやりとりの証拠という意味合いがあるため、必ず日付を入れておきましょう。
請求書に日付を記載すべき具体的な理由には以下の2点が考えられます。

債務が確定したことを証明できる

請求書の発行日は取引先にとっては債務が確定する日となります。
適切に取引をおこなうためにも、どの段階で債務が生じたのかを明らかにしておく必要があります。

発行日を記載せずに請求書を作ると、いつの発注や依頼に対する請求なのか、どのタイミングで請求がおこなわれたのかがわかりにくくなってしまいます。
請求日を明確に記載することは、請求した事実を証明することにほかなりません。

請求書のやりとりをした証拠になる

請求書は、取引先と金銭のやりとりを約束した証拠書類となります。
請求書に日付を明記しておけば、約束どおりに支払われないなどの問題が起きたときに証拠として使用できます。

請求に関するトラブルが起きたときには、請求書がいつ発行されたのか、どの段階で有効とみなされるかが争点となります。
トラブルを回避するためにも、必ず日付を記載しておきましょう。

請求書に日付を記載しないとどうなる?

日付のない請求書は経理処理できないというわけではありません。たとえ日付が記載されていなくても、正しく発行や支払いがおこなわれていれば大きな問題が起きることは考えにくいです。

しかし、日付を明示しないまま請求書を発行すると、商品やサービスの代金を無事に回収できないことがあります。また、請求書に日付がない状態で放置すると、税務上の不正とみなされることがあります。

内部の調査や監査、税務調査などで指摘されるリスクもあるので、必ず正しい日付を記載しましょう。

逆に、取引先から送付された請求書に日付がない場合も考えられます。
気をつけたいのは、相手から送られた請求書に日付の加筆をすることは書類の改ざんに該当する可能性があるという点です。

請求書に日付が入っていないときに自社で勝手に日付を書き加えるのは避けましょう。
取引先に連絡をし、日付が入っていなければ処理できないと伝えて体裁を整えてもらうのが適切な対処法です。

請求書の日付を記載するときの注意点

請求書の日付欄を空欄にしたり間違った日付を記載したりすると、取引先とのトラブルに発展することがあります。また、税務署から指摘を受けるリスクも考えられるので、必ず正しい日付を記載しましょう。

ここからは、請求書に日付を入れるときの注意点を紹介します。

請求の日付を相手に確認しておく

請求書の日付をいつにするかを前もって取引先に確認しておけば安心です。確認をせずに請求書を作成して送付すると、取引先からのクレームなどトラブルが起きるおそれもあります。

請求の日付が適切でなかったときには請求書の再発行という大きな手間が生じます。
請求書は書類の修正ではなく、新たに作り直すのが原則なので、作成や発送には時間やコストがかかります。
予め日付について確認し合意を得ておくことは、請求業務の効率化につながります。

日付の改ざんが起きないよう気をつける

請求書の日付を空欄にしておき、あとから日付を入れるような操作は避けましょう。故意に日付を空欄にした場合だけでなく、ミスで日付を入れ忘れてしまった場合にも税務署からの指摘を受けることがあります。

税務調査では、年度末に予算の残額を消化するための不正な日付操作が起きていないかをチェックされます。売上台帳と請求書の日付に大きな乖離が起きていると、税務署に疑われることになります。

不正を疑われるのを避けるためにも、実際の取引の日付を正確に記入して処理することが重要です。

ミスがあったときには丁重にお詫びをする

注意していても、なんらかの原因で日付の記入漏れや記載ミスが起きてしまうことがあるかもしれません。請求書のミスがあったときには、相手先に対して丁重にお詫びをしましょう。

日付を変更したいときには、お詫びの際にその旨を伝え、速やかに再発行の手続きをおこないます。
再発行した請求書にはお詫び状を添えることが大切です。

請求書には発行日や取引先の締め日など適切な日付を記載することが大切

企業が提供した商品やサービスの対価を支払ってもらうためには請求書の発行が必須です。請求書を作成するときには記載する日付の内容を確認しましょう。

たった1日のずれが起きただけで、入金が1カ月先になってしまうこともあります。また、無事に入金されなかったり、税務調査で指摘を受けたりするリスクも考えられます。

請求書の日付を間違ったり未記入のまま送付してしまったりすることがないよう、作成時には記載内容を精査しましょう。

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