見積書は商品やサービスの内容を提示するための書類

見積書とは、業務において受注する側がその取引内容を発注側に提示するための書類のことです。
業務を発注する側は、見積書の内容をチェックして発注するか否かを判断します。

見積書には商品やサービスの価格、範囲などが記載されます。
取引の初期段階で提示される重要な書類です。

見積書は契約前に発行する書類なので、記載する数量や費用は予想または概算となるのが一般的です。
契約後に数字に変更が生じることもありますが、とくに問題とはなりません。

見積書がもつ役割

見積書がもつ役割は以下のように数多く考えられます。
取引をスムーズに進めるためにも、交渉の際にはぜひ見積書を作成して発行しておきましょう。

取引に必要な情報を共有する

取引を始める段階では、取引相手に詳しい条件はまったく伝わっていません。
見積書を発行することで初めて、商品やサービスの具体的な内容や価格などを取引先に伝えることができます。

商品やサービスの買い手と売り手との交渉にも、条件が詳しく記載された見積書が役立ちます。
見積書には、取引にあたって情報を共有するという重要な役割があります。

契約の詳しい内容を確認する

見積書には、契約前の内容確認に活用するという役割があります。
見積もりを発行しないまま契約をおこなった場合、取引先から「想定と異なる」「請求額が高い」などのクレームが入る恐れがあります。

見積書で詳しい内容をあらかじめ確認してもらえば、契約後に認識のずれを防ぐことができます。

他社サービスや製品との比較に活用する

見積書は他社のサービスや製品との比較に活用されることもあります。いくつかの企業のサービスや製品を比較してより良いものを選ぶために相見積もりを取る場合も少なくありません。

同じ条件下で見積もりを取れば、サービス内容や製品のクオリティ、価格などをトータルで比較し、最適なものを選ぶことができます。

支払いに関するトラブルを防ぐ

見積書の発行時には、どのようなサービスや商品を提供するのかに加え、個数や単価など取引の条件に関することも明示します。あらかじめ取引条件を明示しておけば、契約の際に条件のすれ違いが起こってしまう心配がなくなります。

価格や数量などをあいまいなままにすると、支払いの際に言った言わないなどのトラブルが起きることがあります。トラブルを避けるためにも、具体的な数量や価格を見積書に盛り込んでおきましょう。

与信調査にもなる

見積書の発行を与信調査の一種と考える人もいます。
見積もりを求めたときにすぐ見積書を提示できるということは、経理処理を適切におこなっているという何よりの証明になります。逆に、見積書を求めたときに提示できない場合、信用がおけない相手だと判断されてしまうおそれがあります。

お金の管理ができていない、適切なビジネスマナーが備わっていないと判断されてしまうのを防ぐためにも、体裁の整った見積書を提示しましょう。

見積書と請求書の違い

見積書と請求書は言葉が似ているため混同しやすいですが、見積書と請求書はまったく異なる書類です。

請求書とは、提供した商品やサービスの支払いを求めるための書類です。取引を終えたあとには、請求書を作成して支払いを求める必要があります。

見積書と請求書の最も大きな違いは、それぞれを発行するタイミングです。見積書は製品やサービスの内容や概算金額を示すためのものなので、取引の最初に提示します。

これに対して請求書は、該当する取引を終えたあとに発行するものです。

見積もりの段階では受発注の前であるため、金銭のやりとりが発生することはありません。
しかし、請求書を発行する段階では、書類を受け取った側が必ず支払いをおこなわなければなりません。企業が取引先とやりとりをするときには、さまざまな証憑書類をやりとりすることになります。

まずは商品やサービスの売り手が見積書を発行し、これを確認した買い手が発注書を発行します。
その後、売り手が納品書を、買い手は受領書または検収書を送付します。

請求書を発行するのはそのあとのタイミングで、内容に応じて買い手が支払いをおこないます。
支払いが現金だったときには、売り手は領収書を発行します。

請求書の内容に応じて代金が支払われ、領収書を発行した段階で一連の取引が完了します。
これらの書類の内容の違いや発行するタイミングを把握しておくことが、スムーズな取引につながります。

見積書を作成するときのポイント

見積書の作成形式は厳密に定められているわけではありません。
見やすい体裁に整えることを意識すれば、取引先に安心感を与えられます。

ここからは、見積書を作成する際に意識したいポイントを紹介します。

見積書の形式を統一する

見積書の形式に定めはありませんが、できれば社内で形式や体裁を統一しておきましょう。
形式を定めていない場合、取引先には都度違った形式の見積書が届くことになります。

相手に混乱を与える恐れもあるため、規格を統一しておくのが安心です。

可能な限り早めに見積書を発行する

見積もりを求められたときには、できるだけ早めに発行しましょう。取引先が希望する期限よりも早い段階で見積書を出せば、好印象を与えることができます。

ただし、スピードを意識しすぎて間違った内容の見積書を出してしまうことがないように注意しましょう。スピードが速くても内容が誤っていては、かえって評価が下がってしまうことになります。

見積書を出す際には、内容に間違いがないかを確認するのを忘れずに行ってください。

有効期限を設定する

見積書には有効期限を記載するのが効果的です。
見積もりの有効期限を設定すれば、取引先の意思決定を促すことができます。

情勢によって原価が変動したり自社のサービス内容が変更になったりすることもあります。
見積書に有効期限を設定しておけば、内容に変更があった場合でも安心です。

有効期限は「発行後○カ月以内有効」または「○年○月○日まで有効」といった形式で指定します。

見積書のデータを残しておく

契約が成立した見積書は税法上の証憑書類に該当するため、自社で一定期間保管しなければなりません。税務調査の際には見積書データの提示が求められることがあります。提示できなかったときには指導を受ける可能性もあります。
契約に至らなかった見積書は破棄が認められています。しかし、こういった見積書もできればデータとして残しておき、次回以降の受注や顧客管理に役立てましょう。

見積書に連絡先を明記する

問い合わせがしやすいよう、見積書には連絡先を書き添えておきます。
連絡先の欄には「不明点等ございましたらお気軽にお問い合わせください」などと書き添えておくのが効果的です。

スピーディーかつ丁寧な見積書を提示すれば相手に好印象を与えることができる

見積書とは、自社が提供するサービスや商品の内容、数量、金額などを提示するための書類です。
見積書の発行は義務付けられていませんが、取引先と情報を共有するためにもできれば発行しておきましょう。

見積書をスピーディーかつ丁寧に作成することは、相手に好印象を与えることにつながります。
今後の取引を左右する重要な書類となるため、わかりやすい内容を記載するよう心がけましょう。