決算期をまたぐ請求書の注意点

決算期をまたぐ請求書の作成の際、気を付けなくてはならないのが締日です。決算と月の締日が両方とも月末であれば問題ありませんが、月中と月末など、それぞれの締日が違う場合は請求書を2度作成する必要があります。

例として、決算が3月末で月の締日が20日のケースで考えてみましょう。3月20日の締日では、通常通り2月21日から3月20日までの取り引きに応じて請求書を作成します。しかし、決算期のため3月21日から3月31日までの取り引きに応じた請求書も作成しなくてはなりません。そのため、この期間に売上に該当する取り引きを帳簿から探して請求書を作成し、売上として計上します。

決算期をまたぐ請求書を作成する際は、売上計上のタイミングなど会計の原則について確認しておくことが大切です。

決算期の売上計上の基本

決算期の売上計上の基本を解説します。

発生主義とは

決算期を迎えるにあたって知っておきたい会計原則の一つに「発生主義」があります。発生主義とは、現預金の収支とは関係なく売上と経費が発生したタイミングで売上計上をおこなうというものです。

「売上＝お金が入る」というイメージが強いため、提供した商品やサービスに対する支払いがおこなわれたタイミングで売上計上すると勘違いしてしまう人もいます。しかし、これでは取引先の支払日の影響を受けるため、決算期に正しい売上を計上することができません。

売上計上のタイミングは顧客に商品やサービスを提供した「引き渡し日」となります。

引き渡し日の4つの基準

引き渡し日には4つの基準があります。
どの基準を採用するかは会社の事業内容によって異なります。基準が決まったら、毎期その基準に従って売上を計上することになります。

出荷基準

出荷基準は商品を出荷したタイミングで計上する基準です。出荷基準は売上計上の認識がしやすく、物販業などで幅広く採用されています。
なお、出荷のタイミングは、倉庫から出庫した時、トラックなどに商品を積んだ時、顧客先に商品を搬入した時などに細分化します。

検収基準

検収基準は、顧客側が搬入された商品の数量などを検査、検収となったタイミングで計上する基準です。
検収基準では、顧客側で検収が完了しなければ売上の計上ができず、製品の交換や仕様変更などが発生しやすい製造業などで採用されています。

使用収益開始基準

使用収益開始基準は、顧客側が商品などを使用できる状態になった時点で計上する基準です。
主に不動産業、土地や建物の販売において採用されています。たとえば、商品が建物の場合は、鍵の引き渡し日が売上計上日にあたります。

検針日基準

検針日基準は、月末以外の日に実施する検針によって判明する顧客の使用量に基づいて計上する基準です。主に電気事業、ガス事業で採用されています。

売上計上で起こりやすい2つのミス

経理業務には正確さが求められ、とくに決算時にはミスが許されません。ここでは売上計上において起こりやすい2つのミスを紹介します。

1. 二重計上

二重計上とは、売上を重複して計上することです。本来よりも売上が多くなるので税金の過払いにつながります。たとえば、誤った内容の請求書を破棄せず残していたり、発注書や納品書を請求書と間違えて計上したりすることにより二重計上が起こりやすくなります。期ズレを防ぐためには日頃から請求書などの書類を適切に管理しておくことが大切です。

2. 計上漏れ

計上漏れとは、本来計上するべき売上の処理が漏れてしまうことです。決算直前の取り引きの売上を翌年に計上してしまう事例もあります。売上は税額の算出に直結するため、正しく計上しなくてはなりません。もし税務調査の際に意図的に売上を少なく見せたと捉えられれば、追加徴税などの対象となる可能性があります。

また、売上以外に発生しやすい計上漏れとして在庫の計上漏れがあります。これは、会社の資産となる商品を正しく計上できていないことが原因で起こります。在庫の管理に不安がある場合は棚卸のマニュアルなどを見直し、計上漏れを未然に防ぎましょう。

「期ズレ」とは？

決算期に起こる期ズレについて解説します。

「期ズレ」とは

期ズレとは、本来計上するべき売上をその前年や翌年に計上することを意味します。先述した「引き渡し日」以外のタイミングで売上を計上すると期ズレが起きやすくなります。

期ズレによる影響

期ズレによって売上が正しく計上されないと本来の所得を算出ず、納める税金が変わってしまうことがあります。このような事態になると以下のような影響が出る恐れがあります。

• 修正申告の手間がかかる
• 追加納税や重加算税が課されることがある
• 社会的な信用を失うこともある

正しく売上計上されていなかったら修正申告をすればいい、と安易に考えてはいけません。たとえ悪意がなくても税務調査で指摘を受ければ追加納税などを課されることもあります。また、粉飾決算とみなされれば社会的な信用を失いかねません。

税務調査では期ズレをチェックされている？

期ズレは税務調査で必ずチェックされています。なぜなら、期ズレは法人税の算出に関係するためです。法人税は決算時の利益を元にして算出されます。そのデータに誤りがあれば正しく税金を算出し、徴収することができなくなってしまいます。

決算時に起こる期ズレは必ずチェックされると認識して、正確な処理を心がけなければなりません。

決算期をまたぐ経費精算の注意点

決算期において売上計上と並んで大切なのが経費精算です。なぜなら、売上と経費を同じ基準で計上することで初めて正しい決算ができるからです。経費を計上する際のベースとなるのが費用収益対応の原則です。発生主義と同じく会計原則の一つです。

費用収益対応の原則とは、売上と経費をできる限り会社の経済活動の関係性とリンクさせるように求めるものです。正しい利益を算出するために、どれだけの収入と支出があったかを把握するために必要な考え方です。

費用収益対応の原則には2つの種類があります。

会計期間を媒介とする期間的対応

一会計期間の収益と費用を、期間を通じて間接的に対応させる方法です。
売上と直接対応させるのが難しい販売費及び一般管理費、広告宣伝費、水道光熱費、家賃などが該当します。

売上と売上原価のような個別的対応

商品1個を売上げた場合、これに対応する1個あたりの費用計上して、損益計算する方法です。

決算期をまたぐ請求書は、締日に注意して売上と経費を正しく計上しよう

決算期をまたぐ請求書の作成では締日に注意が必要です。また、決算期に起こる期ズレを防ぐためには、発生主義と費用収益対応の2つの会計原則を理解しておきましょう。
しかし、売上と経費を対応して計上することは困難で、人的ミスが生じるリスクもあります。期ズレが起こるとその年の正しい利益が算出できないだけでなく、法人税などにも影響が出ます。

決算期の経理業務を効率よく正確におこなうためには、会計システムを導入するのがおすすめです。

また、請求書業務を効率化したいという方は、こちらのガイドブックも参考にしてみてください。