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請求書に印鑑はいらない?必要な場合や個人事業主の対処、押印位置も解説

請求書発行システム

2023.08.16

2023.08.16

請求書は、取引先に支払いを要求する大切な書類の一つです。そんな請求書ですが、印鑑は必要なのでしょうか。また、請求書に印鑑を押す必要がある場合は、印鑑の種類や印鑑の押し方、印鑑の位置には決まりがあるのでしょうか。 本記事では、印鑑を押印するメリットやフリーランスや個人事業主の場合の対処法、電子請求書の場合の印鑑の扱い方などを解説します。

請求書に印鑑は必要?いらない?

請求書に決まったフォーマットはなく、基本的には請求書に印鑑を押す義務はありません。ただし、日本では紙文化やハンコ文化といった慣習がまだまだ根強く残っており、社内規定などから印鑑が押されていない請求書は受けとれないという企業も少なくありません。そのため、法的には印鑑を押す必要性はないものの、商慣習的には請求書に印鑑を押すほうが望ましいといえるでしょう。

なお、国税庁の資料に基づくと、請求書として認められるためには、下記の5つの項目を記載することが大切です。

・ 書類作成者の氏名または名称
・ 取引年月日
・ 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
・ 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
・ 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

請求書に押印する理由

請求書には必ず押印が必要なわけではありませんが、請求書に押印することによって得られるメリットもあります。そのため、多少の手間がかかっても請求書に押印をする事業者は少なくありません。

ここでは、請求書にあえて押印をする理由について解説します。

改ざんや偽造の防止につながる

請求書は「信書」に該当します。なお、信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法や信書便法で定義されているものです。そのため、請求書を発行するにあたって、改ざんされたり、第三者により偽造されたりしないように注意する必要があります。印鑑の押されていない請求書よりも、印鑑の押されている請求書のほうが、改ざんや偽造がしにくくなるため、不正防止につながるでしょう。

また、刑法159条によると、印鑑が押されていない書類を偽造した場合には、1年以下の懲役または10万円以下の罰金の処罰を受けることになります。一方、印鑑が押されている書類を偽造した場合には、3カ月以上5年以下の懲役の処罰を受けることになります。

以上の点からも、請求書に印鑑を押すことで、改ざんや偽造の防止が可能です。

請求書の信頼・信用につながる

請求書に印鑑が押してあることは、確実に取引先が発行した請求書であることを証明できるため、請求書の信頼性や信用性の向上につながります。また、先述したような商慣習や、信頼・信用の高さの観点から、請求書に印鑑を押すことを社内ルールとして定めている企業もあります。そのため、取引先によっては、請求書に押印していないと、受理してもらえない恐れがあるでしょう。さらに、取引先によっては請求書の印鑑の有無を管理するという業務負担の増加につながることもあります。

このように、請求書には、請求書の信頼・信用を高めるため、基本的には印鑑を押すことが推奨されます。

請求書に押す印鑑の種類

請求書に押印をする場合には、どのような印鑑が適しているのでしょうか。

ここでは、請求書で扱う印鑑の種類について詳しく紹介します。

実印・銀行印・角印の違い

実印とは、事前に市区町村に届け出をおこない、必要に応じて印鑑証明書の交付を受けられるようにしてある印鑑のことです。実印は、一人一本に限定されるため、主に重要な取引に使用されます。なお、実印の登録をしていない印鑑のことを「認印」といいます。

また、銀行印とは、その名称の通り、銀行の手続きに使用するための印鑑のことで、銀行口座を開設する際などに使用されます。銀行印には、実印を使用することもできますが、紛失や盗難などのリスクの観点から使い分ける方もいます。なお、銀行印は銀行ごとに変えることができますが、一本で複数の口座を開設することも可能です。

そして、角印とは、押印したときの印影の形が四角の印鑑のことです。なお、印影の形が丸いものは「丸印」といいます。角印には、企業名や屋号などが掘られていることが多いです。

請求書には角印を使う場合が多い

請求書に印鑑を押す義務はないように、印鑑の種類の指定もありません。そのため、どのような印鑑を使用しても問題はありませんが、請求書には角印を使用するケースが多くみられます。。

一般的に、角印には企業名が入っているため、請求書などの作成した書類が、その企業によって確実に作成されたことを証明できます。そのため、文書の改ざんや偽造を防止し、書類としての信頼性を高めることが可能です。

ただし、角印には、企業の代表者の氏名などは基本的に入っていないため、その企業の誰が書類の作成・承認などをおこなったのかを取引先に証明することはできません。

たとえば、株式や不動産などの取引金額が大きい契約では、きちんと企業名と代表者名がわかるように押印・署名をおこないましょう。

請求書にはシャチハタは使えない?

「シャチハタ」とはいわゆる朱肉がなくてもそのまま押印ができる浸透印のことで、最初に「シャチハタ社」から発売されたことから、現在では多くの場面で浸透印がシャチハタとよばれています。

前述の通り、請求書に印鑑を押す義務はなく、印鑑を押す場合にも使用する印鑑に決まりはありません。しかし、シャチハタは大量生産がしやすく、偽造のリスクもあります。そのため、社内で使用する分には特に問題はないといえますが、外部とのやりとりにおいて使用する場合は出来るだけ使用は避けた方が無難といえるでしょう。

請求書の印鑑を押す位置は?

請求書の印鑑を押す場合には、押印欄があるときは、その位置の中央に押印をおこないます。一方、押印欄がないときは、基本的に自社の企業名が記載されている右側で、企業名に被せるようにして、押印をおこないます。

このように印鑑を押すことで、印影のコピーを防ぎ、請求書の改ざんや偽造を防止することができます。また、企業名と押印がセットという意味をもたせられます。

個人事業主やフリーランスの場合、請求書の印鑑は必要?

個人事業主やフリーランスも法人と同様で、基本的には請求書に印鑑を押す必要はありません。ただし、取引先によっては、印鑑の押されていない請求書は受け取ってもらえない可能性があります。また、改ざんや偽造のリスクの防止や、請求書の信頼・信用の向上などのためにも、請求書には印鑑を押したほうが安心といえるでしょう。

個人事業主やフリーランスの場合は、実印や角印といった印鑑を持っていない方もいるかもしれません。その場合には、取引先からの指定がなければ、シャチハタや三文判で請求書に押印をしても問題はありません。しかし、個人事業主で屋号がある場合などには、ブランドや信頼性を高める目的でビジネス用の印鑑を用意しておくことをおすすめします。

請求書に印鑑を押すときのポイント

請求書には必ずしも印鑑が必要ではありませんが、印鑑が求められる場合にはきちんとした形で押印をしましょう。
ここでは、請求書に印鑑を押すときのポイントについて詳しく紹介します。

印影がかすれないように注意

請求書に印鑑を押すときは、他の書類にもいえることですが、印影がかすれないように注意しましょう。

印影が部分的に不鮮明など、適切に押印した場合の印影と異なると、証拠能力が低くなってしまう恐れがあります。また、見栄えの高さから、取引先に悪い印象を与えてしまう可能性も考えられるでしょう。そのため、印鑑の持ち方や朱肉の付け方、請求書を置く場所などに注意して、印影がきれいに残るように印鑑を押すことが重要です。

押し間違えた場合は再発行する

書類によっては、二重線を引き、その上に訂正印を押して、訂正・修正することもあります。しかし、請求書の場合は訂正印は使用しません。もしも請求書で押印する位置を間違えたり、きれいに印影を残せなかった場合は、訂正印を使用せず再発行をします。

請求書は、取引先に対して支払いを請求する書類であり、間違いがないことが当たり前とされます。そのため、訂正印などで訂正・修正した請求書を取引先に送付すると、取引先に悪い印象を与え、その後の取引にも影響を与えてしまう恐れがあるのです。

印鑑なしの請求書を受け取ったらどうする?

印鑑を押していない請求書を受け取った場合でも、法的に問題があるわけではありません。印鑑のない請求書でも法的に有効なため、請求書を受け取った側には支払が発生します。

自社は押印のある請求書しか取り扱っておらず、初めて取引をする企業から押印のない請求書が送られてきた場合は、不正取引を取引を減らす目的などの理由から押印が必要な旨を伝えましょう。また、いつも押印がある取引先から押印のない請求書が送られて来た場合にも念のため不正などがないか確認をしておくと安心です。

電子請求書の場合、印鑑はどうする?

電子帳簿保存法やe-文書法の改正などの影響を受け、コストの削減や業務の効率化などのために、メールやオンライン上で請求書を送付したいと考えている企業も少なくないでしょう。また、自社は紙の請求書を使用しているものの、取引先からオンライン上での請求書のやりとりを求められることがあるかもしれません。このような場合には、次のような方法を使ってオンラインでのやりとりをすることが可能です。

この場合で印鑑を押すには、請求書を印刷して押印したうえで、スキャンして電子化する必要があり、業務負担が大きくなります。また、スキャナーで読み込むと、画質が落ちてしまうというデメリットがあります。

そのため、電子請求書を利用する場合には、電子印鑑を導入するのがおすすめです。電子印鑑とは、PDFの請求書など、電子書類に押印できるデータ化された印鑑を指します。電子印鑑を使用すれば、印刷やスキャンの手間が不要になります。

印鑑をスキャンして画像化する

まず、もっとも身近なツールで作成する方法は、印影をスキャンして画像化する方法です。
この方法では、印鑑を押した紙をスキャナーなどでスキャンし、スキャンしたデータをパソコンに読み込みます。読み込んだ印影データは画像編集ソフトなどを使って、印影以外の背景を透過させます。

この方法では比較的簡単に実際の印鑑の印影をデータ化することができますが、識別情報をつけることができないため、不正利用されてしまう恐れはあります。

オンラインツールなどでデータ化する

オンラインツールやフリーソフトなどで印鑑をデータ化し、電子印鑑として利用する方法もあります。このようなツールでは個人の認印か法人の角印かといった形の種類を選んだり、文字のフォントを選択して文字を入力するだけで簡単に作成が可能です。

無料で利用できるものも多くあるものの、その場合は公的な書類への効力がないケースが一般的です。そのため、法的効力のある電子印鑑を作りたいのであれば、電子契約サービスを利用する方法がおすすめです。電子契約サービスの中には無料で利用できるものもあります。

エクセルで作成する

多くのオフィスで使用されているMicrosoft社の表計算ソフト「エクセル」で印鑑を作成することも可能です。

エクセルで印鑑を作成する場合は、白い紙に押印した印影データをパソコンに取り込み、エクセルの「挿入タブ」の「画像」から取り込んだ画像を選択します。エクセルのシート状に印影画像が表示されたら、トリミング機能を使用して余白を切り取り、Windowsのペイント機能を使って画像を透過させます。

また、エクセルの図形機能とテキストを組み合わせて作成する方法もあります。

エクセルで作成した印鑑は費用がからず、比較的誰も簡単に作成ができますが、偽造されるリスクやデザインの種類が少ないといったデメリットもあります。

印鑑は義務ではないが、スムーズな請求書発行には必要!

請求書に印鑑を押すことは、法的な義務ではありません。ただし、請求書の改ざんや偽造の防止や、信頼性や信用性の向上のために、基本的に印鑑を押すことが推奨されます。印鑑にはさまざまな種類がありますが、請求書には「角印」を使用することが多いです。角印のない個人事業主などは、取引先からの指定がなければ、シャチハタや三文判などで請求書に押印しても問題はありません。

そして、電子請求書を利用する場合には、業務負担などの観点から電子印鑑の導入を検討するのがおすすめです。電子印鑑の作成方法はさまざまですが、印影に識別情報を付け加えた電子印鑑(電子署名)であれば、作成者や押印者を明確にできるため、不正利用を防止することが可能です。

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