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請求書の電子化とは?メリットや法改正、保存の義務やルールを解説!

請求書発行システム

2023.01.04

2023.01.04

電子帳簿保存法やe-文書法などの法改正や、さまざまなITツールの登場により、請求書を電子化して管理しやすい環境が整備されつつあります。請求書を電子化することで、あらゆるメリットを得ることが可能ですが、注意点やデメリットもあります。 当記事では、請求書を電子化するメリット・デメリットや、請求書の電子化に関する法律・法改正、請求書を電子化するステップ、電子請求書のサービスの種類について解説します。

請求書の電子化とは?

請求書の電子化とは、請求書の作成・発行から送付・保管までをオンライン上で実施し、請求書を電子データとして管理することです。近年では、IT技術の発展や法改正の影響もあり、請求書を電子化して管理しやすい環境が整いつつあります。

たとえば、エクセルなどで請求書を作成してPDF形式に変換し、取引先にメールで送付して、支払手続きを進めることが請求書の電子化の一例として挙げられます。また、請求書管理システムを導入して、システム上で請求書を作成・発行し、取引先は専用のWebサイトから請求書をダウンロードして受け取ることも請求書の電子化の一例です。

請求書を電子化するメリット

ここでは、請求書を電子化するメリットについて詳しく紹介します。

請求書発行を効率化できる

紙で請求書を発行する場合、請求書の作成・印刷・封入・郵送といったさまざまな手間がかかります。また、後から請求書に記載されている宛名や金額、数量などにミスがあると、最初の工程からやり直さなければならず、業務負担が増えます。

一方、請求書を電子化して発行すれば、定型業務を自動化することが可能です。また、印刷・封入・郵送といった作業は不要になるため、業務効率の向上が期待できます。さらに、請求書の訂正・修正が必要な場合でも、システム上で対応できるため、スピーディーに再発行することが可能です。

印刷や郵送のコストを削減できる

請求書を紙媒体で扱う場合には、作成したものを印刷して、基本的に取引先に郵送する必要があります。そのため、紙代や印刷代、郵送費などの印刷や郵送に関わるコストがかかります。一枚あたりのコストは小さいかもしれませんが、請求書を発行する機会が多い企業にとっては大きなコストになります。

そこで、請求書を電子化して、メールやシステムなどを使用して取引先に送付すれば、印刷や郵送のコストを削減することが可能です。また、請求書の発行業務の負担を減らせるため、人件費を減らすこともできます。さらに、紙での請求書の保管が不要になるため、ペーパーレス化を推進して、オフィスを縮小し、賃料を減らすこともできるかもしれません。

在宅勤務での請求書発行が可能になる

紙の請求書で管理している場合、印刷・捺印・封入・郵送といった業務のためにオフィスに出社する必要があります。また、紙の請求書の場合、属人化してしまう可能性があり、担当者が出社していないと、承認作業が滞ってしまう恐れもあります。このような要因から、在宅勤務などのテレワークを推進できず、多様な働き方を実現できない企業もあるかもしれません。

一方、請求書を電子化して管理している場合、システム上で請求書を発行して、取引先に送付することができます。また、請求書の承認状況や進捗状況などを可視化できるため、属人化を防ぎ、スムーズに請求書業務を進めることが可能です。

このように、請求書を電子化することで、在宅勤務などのテレワークでも、業務効率を低下させることなく、請求書を発行することができます。

保存や検索・会計ソフトとの連携が容易になる

紙の請求書を受け取る場合、法律で定められた期間きちんと保存する必要があります。請求書が膨大な量になると、保存が大変になるだけではなく、必要な請求書を探し出すのに時間がかかる恐れもあります。また、受け取った請求書から必要な情報を会計ソフトに入力する手間がかかります。

そこで、請求書を電子化して管理すれば、自社のサーバーやオンライン上で請求書を保存できるため、紙の請求書のような保管スペースは不要になります。また、請求書が電子データであれば、検索機能を使用して、必要な請求書を素早く見つけ出すことが可能です。さらに、システムによっては、API機能などによって、システム連携できます。たとえば、会計ソフトと請求書管理システムを連携させることで、業務効率の向上が期待できます。

請求書を電子化するデメリット

ここでは、請求書を電子化するデメリットについて詳しく紹介します。

システム導入など初期コストがかかる

請求書を電子化するには、請求書管理システムを導入したり、サーバーやネットワーク、セキュリティなどの環境を整備したりする必要があります。そのため、請求書を電子化する際には、初期コストがかかることから、導入に踏み切れない企業もあるかもしれません。

そこで、システムなどの導入費用と、システム導入後に削減できるコストを比較して、費用対効果を検証することが大切です。

セキュリティ体制の強化が必要

請求書は「信書」に該当し、取引の証拠書類として扱われることもあるため、自社と取引先以外の第三者に知られないように気を付ける必要があります。紙の請求書から電子請求書に移行する場合は、インターネットを利用して請求書を管理することもあるため、よりセキュリティの強化が必要です。

また、災害やサイバー攻撃などがあったとしても、請求書を安全に管理できるように、バックアップや通信の暗号化、アクセス権限の付与など、自社のニーズにあわせてセキュリティ体制を構築することが重要といえます。

紙の請求書を希望する取引先への対応が必要

紙の請求書を電子化して発行するには、電子請求書のメリットを説明したうえで、取引先の承諾を得る必要があります。請求書を電子化するメリットは大きいですが、日本には紙文化が根強く残っていることや、運用体制を変えたなくない企業があることなどから、紙の請求書を希望する取引先もあるかもしれません。

その場合には、紙の請求書を発行する必要があります。紙の請求書と電子請求書の両方を管理する場合、きちんと運用ルールを定めないと、業務負担が増加するなど、請求書を電子化するメリットを得られない恐れがあります。

請求書の電子化に関する法律・法改正

ここでは、請求書の電子化に関連する法律・法改正について詳しく紹介します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は1998年7月に施行され、税務関係帳簿書類の電子データでの保存を可能とする法律です。施行後、改正が何度かおこなわれ、電子データでの保存要件が緩和されつつあります。電子帳簿保存法では、帳簿を電子データで扱うための要件として、「真実性の確保」「可視性の確保」の2つの要件があります。

令和3年度(2022年度)の電子帳簿保存法の改正により、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」について改正が実施されています。たとえば、税務署長の事前承認制度の廃止や、タイムスタンプ要件・検索要件の緩和などの改正がおこなわれています。

e-文書法

e-文書法は2005年4月に施行され、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律の総称です。また、e-文書法とは、民法や商法、税法、保険業法、弁護士法など、法令で保管が義務付けられている書類について、電子データで保存を認める法律です。

e-文書法の要件には、「見読性の確保」「完全性の確保」「機密性の確保」「検索性の確保」があります。ただし、すべての書類について4つの要件を満たさなければならないわけではありません。

電子取引は電子データでの保存が義務

令和3年度(2022年度)の改正により、2022年1月1日以降の電子取引に該当する場合には、電子データのままで保存することが義務付けられています。たとえば、請求書や領収書、契約書、⾒積書などの電子データを発行や受領した場合には、一定の要件を満たした形で電子データのまま保存しなければなりません。

ただし、令和5年(2023年)12月31日までの電子取引については、電子データを印刷して保存し、税務調査などの際に提示・提出できるようにしていれば問題はないという猶予措置があります。

請求書を電子化するステップ

ここでは、請求書を電子化する方法について詳しく紹介します。

システムを選定する

請求書を電子化するにあたって、自社のニーズにあうシステムを選定し、導入する必要があります。システムには、大きくクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれメリットとデメリットがあるため、目的にあわせて選びましょう。

また、システムを導入する際には、請求書の管理の範囲を明確にすることが大切です。請求書管理システムには、発行に特化したものや、受領に特化したもの、入金・消込に特化したものなど、さまざまな種類があります。請求書の管理する範囲が明確になれば、導入するシステムを絞り込むことが可能です。

業務フローやルールを整備する

導入するシステムが定まったら、請求書に関する業務フローやルールを整備する必要があります。業務フローやルールを明確にしないと、システムを導入後、現場の従業員が混乱してしまい、業務負担の増加や従業員満足度の低下などを招く恐れがあります。

そのため、システムの使い方のマニュアルを用意したり、請求書業務の運用ルールを周知するためにセミナーを開いたりするなど、現場の従業員がスムーズに業務をおこなえるような体制を構築することが大切です。

取引先に案内文を送り了承を得る

自社で請求書管理システムを利用できる準備ができたとしても、取引先が承諾しなければ、システムを使って請求書を発行したり、受領したりすることはできません。そのため、請求書管理システム導入の背景や、取引相手側のメリットなどを案内文として、取引先に対して送付し、了承を得ることが大切です。

なお、取引先から了承を得られないときに備えて、紙の請求書と電子請求書の両方を活用する場合の運用方法を決めておくことも重要といえます。

電子請求書のサービスの種類

ここでは、電子請求書のサービスの種類について詳しく紹介します。

請求書発行サービス

請求書発行サービスとは、請求書の作成・発行などを効率化するためのサービスのことです。

請求書発行サービスを利用すれば、印刷や封入といった作業が不要になり、業務効率の向上が期待できます。請求書発行サービスでは、Web・FAX・メール・郵送など、自社と取引先のニーズにあった方法で取引先に請求書を送付できます。

また、取引先の請求書の確認状況を可視化できるため、安心して請求書の管理をおこなうことが可能です。

請求書受領サービス

請求書受領サービスとは、請求書の受取・保存などを効率化するためのサービスのことです。

請求書受領サービスを利用すれば、取引先が請求書を発行したら素早く受け取ることができます。また、サービスによっては、自動で仕訳ができるため、人的ミスの防止や業務効率の向上が期待できます。

さらに、請求書受領サービスの機能により、承認フローを可視化すれば、スムーズに支払手続きを進めることが可能です。そして、API機能などを使用して、請求書受領サービスと会計ソフトを連携すれば、データ入力の手間を減らして、業務の効率化をおこなうことができます。

請求書を電子化して業務を効率化しよう!

請求書を電子化することで、業務効率の向上やコストの削減、テレワークの推進などのメリットが得られます。ただし、請求書を電子化する場合には、セキュリティに注意したり、取引先の了承を得たりする必要があります。

また、電子帳簿保存法やe-文書法の改正などにより、請求書を電子化して管理しやすくなりましたが、改正内容を正しく把握していないと、間違ったやり方で保存してしまう恐れがあります。

請求書の電子化に関連する法律や、請求書管理システムの種類などの知識を深めて、効率よく請求書を管理することが大切です。

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