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請求書管理を効率化する方法とは?請求書管理システムの種類や選び方も解説!

請求書発行システム

2023.01.04

2023.01.04

請求書の管理は、企業にとって重要な業務の一つです。しかし、膨大な量の請求書を管理する場合には、人的ミスが生じてしまい、自社の業務負担の増加につながったり、取引先に迷惑をかけてしまったりする恐れもあります。 当記事では、請求書の管理が大切な理由、請求書の管理を効率化させる方法、請求書管理システムの特徴や選び方について解説します。

請求書管理が重要な理由

ここでは、請求書の管理が大切な理由について詳しく紹介します。

請求書を発行する立場の場合

請求書を発行する側の目的は、提供した商品やサービスなどに対する代金を回収することです。そのため、請求書を発行したとしても、取引先から支払いがないと、目的を果たしたことにはなりません。そして、請求書を発行する機会が多い場合には、管理体制を整備していないと、取引先から支払いがないことによる経営状況の悪化や、業務負担の増加などにつながる恐れがあります。

そこで、取引先に送付した請求書の控え(コピー)を保管して、「未入金」と「入金済」などに区分して管理することが大切です。紙ベースで管理する場合には、確認しやすいように月ごとや取引先ごとなどでファイリングし、自社のニーズにあわせて管理するのがおすすめといえます。

請求書を受領する立場の場合

請求書は取引の証拠となる書類であり、見積書や納品書、契約書、領収書などと同様で、法律で保存期間が定められています。

請求書は、原則として法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間保存する必要があります。なお、個人事業主の場合、請求書については、青色申告と白色申告で保存期間は変わりません。また、保存期間の始まりは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日からです。そして、消費税課税事業者の場合、課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間請求書を保存しなければなりません。

法律で定められた請求書の保存期間を守っていない場合、税務調査などで、青色申告の取り消しや追徴課税などのペナルティが課されるという恐れがあります。

このように、請求書を受領する側は、適切な期間請求書を保存する必要があります。また、電子帳簿保存法やインボイス制度などにも注意して管理をきちんとおこなうことが大切です。

請求書管理を効率化する方法

ここでは、請求書の管理を効率化させる方法について詳しく紹介します。

エクセルで管理する

エクセルでは、関数を組み合わせるなどして、自社のニーズにあわせて管理できます。そのため、カスタマイズ性の高さがエクセルの特徴です。

まずは取引先の一覧表を作成しましょう。請求書に記載する住所・会社名・部署名・役職名・担当者名などで区分することで、取引先の情報を使いやすいデータとして管理することができます。そして、請求書のテンプレートを作成して、請求書の一覧表から必要なデータをテンプレートに入力することで、取引先にあわせた請求書をスピーディーに作成することが可能です。

そして、請求書の管理番号を用意するなど、管理しやすいようにファイルやフォルダを作成することが大切です。

請求書管理システムを導入する

エクセルで管理する場合、容量が大きくなり、処理スピードが落ちるなどの課題があります。また、マクロを使用して業務を効率化させることもできますが、業務の属人化が生じてしまう恐れもあります。そこで、エクセルでの請求書の管理に課題を抱えている場合などは、請求書管理システムを導入するのがおすすめです。請求書管理システムでは、請求書の発行から送付までワンストップで管理できます。

請求書管理システムには、大きく区分するとオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型の場合、自社のニーズにあわせてシステムを構築して使用します。一方、クラウド型の場合、ベンダーが提供しているシステムを購入して使用します。料金や機能、セキュリティ、サポートなど、それぞれメリット・デメリットがあるため、自社にあった方法で請求書管理システムを導入することが大切です。

請求書管理システムとは?

請求書管理システムとは、請求書の作成や発行、受領、仕訳、郵送代行、入金確認など、請求書の管理を効率化させるためのシステムのことです。紙ベースで請求書を管理する場合、「入力が大変」「検索が難しい」「保管や郵送などにコストがかかる」といった課題があります。

請求書管理システムを導入すれば、請求書を電子化して管理でき、業務の一部を自動化することもできます。また、請求書管理システムでは、検索機能が搭載されているため、必要な請求書を素早く見つけることが可能です。さらに、請求書管理システムにより、紙の請求書の保管が必要なくなり、オンライン上で業務を完結できるため、テレワークやペーパーレス化を推進できます。

請求書管理システムの種類と特徴

ここでは、請求書管理システムの種類やその特徴について詳しく紹介します。

請求書発行をメインとするシステム

請求書管理システムのなかには、請求書の発行に特化した機能を搭載しているもの(以下、請求書発行システム)があります。請求書発行システムを使用すれば、Web・メール・郵送・FAXといったさまざまな方法のなかから、自社や取引先のニーズにあわせて請求書を発行することが可能です。

請求書発行システムには、下記のような機能があります。

  • 帳票レイアウト
  • 即時発⾏・予約発⾏
  • 帳票ステータス管理

帳票レイアウト機能を使用すれば、請求書を自社のニーズにあわせて作成することが可能です。さらに、即時発⾏・予約発⾏機能により、請求書を即時発行できるだけではなく、予約をおこなったうえで発行することもできます。そして、帳票ステータス管理機能を使用すれば、発行した請求書の確認・承認状況を可視化して管理することが可能です。

請求書受領をメインとするシステム

請求書管理システムのなかには、請求書の受領や仕訳に特化した機能を搭載しているもの(以下、請求書受領システム)があります。請求書受領システムを使用すれば、請求書の受取から処理までの業務を効率化させることができます。

請求書受領システムには、下記のような機能があります。

  • 一元管理(紙ベース含め)
  • 添付ファイル保存
  • 自動仕訳
  • ワークフロー
  • 支払通知書作成・発行

請求書受領システムでは、紙の請求書を含めてすべての請求書を一元管理できるため、業務効率の向上が期待できます。また、添付ファイル機能により、見積書や契約書など、請求書と関連するファイルを一つにまとめることが可能です。さらに、自動仕訳機能により、手作業でのミスを減らすことができます。

そして、ワークフロー機能により、承認状況を可視化できるため、内部統制を強化することが可能です。そして、支払通知書作成・発行機能を使用すれば、支払先に対して素早く通知書を送ることができます。

請求の入金・消込などを管理するシステム

請求書管理システムのなかには、請求の入金や消込などの管理に特化した機能を搭載しているものがあります。請求書を膨大に管理しなければならない場合、目視で入金や消込などの管理をおこなっていると、人的ミスが生じ、自社や取引先の経営状況に影響を与えてしまう可能性があります。

請求書管理システムのなかには、機械学習機能が搭載されているものもあり、消込作業を自動化し、大幅に業務を削減することが可能です。また、銀行口座の入金・出金のデータを自動取得できるため、銀行口座の明細と会計データを確認する手間を減らすことができます。

請求書管理システム選びのポイント

ここでは、請求書管理システムの選び方のポイントについて詳しく紹介します。

どこまでを管理したいのかを明確にする

請求書管理システムといっても、発行や受領の機能に特化したものや、入金や消込の機能に特化したものなど、さまざまな種類があります。そのため、自社で請求書をどこまで管理したいのかを明確にすることが大切です。そこで、自社の請求書業務の課題がどこにあるのかを明らかにすることも重要といえます。

請求書の管理する範囲が明確になれば、それにあわせて導入するシステムを絞り込むことができます。また、必要のある機能だけが搭載されたシステムを導入すれば、操作がシンプルになり、ITツールの操作が苦手な従業員でも安心して使いこなせるでしょう。さらに、機能の多さに応じて料金が高くなる場合もあるため、不要な機能を付けすぎないことも重要です。

システム連携が可能かを確認する

販売管理システムや会計ソフトなど、既に自社で利用しているシステムがある場合には、システム連携ができるかどうかを確認することが大切です。

API連携機能などのシステム連携機能が搭載されているシステムを導入すれば、既存のシステムと請求書管理システムを連携させて、データの入力作業の手間が減り、業務を効率化させることができます。

セキュリティ体制が万全かを確認する

請求書は、「信書」に該当し、税務調査の際などに証拠書類として利用されるため、取引先以外の第三者に知られてはならない書類の一つです。請求書管理システムを使用する場合、インターネットを利用することもあるため、不正アクセスや改ざんなどのセキュリティリスクがあります。

たとえば、通信の暗号化や二段階認証、IPアドレス制限、バックアップなどの機能があるかどうかを確認しましょう。また、24時間265日の監視体制のあるシステムであれば、万が一不正アクセスなどがあったときでも、素早く対応できます。

電子帳簿保存法などへの対応を確認する

近年では、電子帳簿保存法やe-文書法の改正などにより、請求書などの書類を電子化する動きがみられます。また、2023年10月1日よりインボイス制度が開始されます。請求書を電子化して管理したい場合や、適格請求書(インボイス)を発行したい場合などには、導入する請求書管理システムが、電子帳簿保存法やインボイス制度などに対応しているかを確認する必要があります。

そして、請求書管理システムを導入する前に、電子帳簿保存法やe-文書法、インボイス制度など関連する法律の知識を深めておくことも大切です。

システムを導入して請求書管理を効率化しよう!

請求書は取引を証明する重要な書類であり、発行する側と受領する側ともにきちんと管理することが大切です。請求書を管理する方法には、エクセルを用いる方法もありますが、請求書管理システムを導入するのもおすすめです。

請求書管理システムには、さまざまな種類があり、自社の目的を明確にして必要な機能の搭載されたシステムを導入することが大切です。また、電子帳簿保存法やインボイス制度など、請求書管理に関連する法律の知識を深めておくことも重要といえます。

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