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請求書の書き方・作り方とは?インボイス対応の請求書の書き方も解説

請求書発行システム

2023.12.04

2023.12.04

請求書の書き方は、法的に定められていません。しかし、請求書を作成するにあたって、記載が必須とされる項目やマナーがあります。また、スムーズに支払いがおこなわれるように、請求書を作成することが大切です。 当記事では、請求書に記載が必要な項目や、インボイス制度に対応した請求書の書き方、立替金請求書の書き方など、さまざまな状況における請求書の書き方について解説します。

▼請求書の書き方についてはこちらもチェック!

請求書に記載が必要な項目とは

請求書は必ずしも発行しなければならないものではないため、記載項目にも明確な決まりはありません。しかし、取引をスムーズにおこなうためには、最低限記載しておきたい項目があります。ここでは、請求書に記載が必要とされる項目について詳しく紹介します。

取引年月日

取引年月日は、請求書を発行する側が実際に商品やサービスなどの引き渡しをおこなった日のことで、請求書の発行日ではありません。

ただし、取引年月日と請求書の発行日が同日の場合は、請求書の右上部分に「20〇〇年〇月〇日」のように記載されることが多いでしょう。

請求者名

請求者の会社名も、請求先の会社名と同様で正式名称で記載します。また、住所は、一般的に郵便番号を記載したうえで、都道府県から記載し始めます。請求者の情報には、これら以外にも、メールアドレスやFAXなどを記載することもあります。

取引先名

請求先の宛名には、会社名・部署名・役職名・担当者名の順で記載します。また、会社名や部署名の場合は「御中」、担当者名などの個人名の場合は「様」を敬称として使用します。そして、会社名は「株式会社」を「(株)」に省略などはしないで、正式名称で記載することが大切です。


取引金額

取引金額には、税抜きの合計金額である「小計」と、「消費税」、「請求金額の合計」の3つを記載します。消費税は軽減税率が導入されていることもあり、取引先ときちんと確認したうえで記載しましょう。また、源泉徴収税を記載することもあるでしょう。

請求金額の合計には、税抜きの合計金額と消費税額をあわせた総額を記載します。

取引内容

請求の対象として引き渡した商品名やサービス名、数量などの取引内容を具体的に記載します。

場合によっては内容を一つずつ記載していると記載内容が膨大になることもあるため、そのような場合は数量を「一式」として表記することも可能です。ただし、「一式」とすることで取引内容がわかりづらくなり、顧客に不都合が生じるような場合は通常の表記にしましょう。
また、区分記載請求書において軽減税率がある場合は、その旨も記載します。

請求書番号

請求書の管理をスムーズにおこなえるよう、請求書番号も記載します。請求書番号を記載しておけば、請求書を再発行するような場合にも当該の請求書が探しやすくなります。また、重複して請求書を発行することを防ぐといったリスク回避にもなるでしょう。

請求書番号は、通常は請求書発行者の名称の近くに「請求書番号:〇〇〇〇〇」といったように記載します。

振込先口座

事業者間の取引では請求金額の支払は銀行の口座振り込みが利用されることが多く、請求書には振込先の口座情報を記載するケースが一般的です。

取引先がスムーズに振込みできるよう、次の項目を記載しておきましょう。

  • 振込先の銀行名
  • 銀行の支店名
  • 口座種別
  • 口座番号
  • 口座名義

継続して取引を行っている取引先の場合は振込先についての情報は不要な場合もありますが、初めて取引をする取引先で、口座振り込みを利用する場合は必ず記載しましょう。

振込期限

振込期限はあらかじめ取引先に確認してから記載しましょう。また、トラブルを防ぐために、取引内容や支払方法などのルールを契約前にきちんと決めて、書面などに残しておくことが大切です。

振込手数料についての記載

請求金額を振り込む際の振込手数料は、請求金額を振り込む側が支払うことが一般的です。しかし、取り決めによっては請求者側が負担するケースもあるため、トラブルを回避するために振込手数料についての記載もしておきましょう。

具体的には「振込手数料は御社のご負担でお願い申し上げます」といった内容の記載をします。請求者がサービスとして振込手数料を負担する場合は、振込手数料を差し引いた金額を請求します。

インボイス制度に対応した請求書の書き方

2023年10月1日よりインボイス制度が開始されます。これにより、法人も個人事業主も消費税の課税事業者が仕入税額控除を受ける場合は、適格請求書発行事業者が発行する適格請求書を保存しておかなければいけません。

以下では、適格請求書では、従来の請求書の記載項目に加えてどのような項目が必要なのかを解説します。

登録番号

インボイス制度に対応した請求書を作成するためには、請求者となる適格請求書発行事業者であることを証明する登録番号を記載します。

法人番号を持つ課税事業者の場合は「T+13桁の法人番号」を、個人事業主などは「T+13桁の数字(事業者ごとに割り振られた番号)」を記載します。

軽減税率の対象であることの表記

軽減税率の対象となる商品やサービスについては、請求書の取引内容の横などに軽減率対象であることがわかるように表記をします。たとえば、次のような記載方法でも可能です。

品目

数量

軽減税率対象

商品A

商品B

商品C

 

 

なお、区分記載請求書から記載が必要となった項目においては、適格請求書でも引き続き記載が必要です。

税率ごとに区分し合計した税抜きまたは税込み対価の額と適用税率

適格請求書では、税率ごとに区分し合計した対価の額を、税込または税抜価格で表示し、適用税率を記載する必要があります。具体的には「8%対象:〇〇〇円」「10%対象:〇〇〇円」といったように記載します。

税率ごとに区分した消費税額など

適格請求書では、さらに対価の額に加えて消費税額も税率ごとに区分して記載します。具体的には「消費税額(8%)8,000円」「消費税額(10%)10,000円」といったような記載です。

請求書の書き方で個人事業主が注意するポイント


近年は副業を含め個人事業主として働く人も増えています。ここからは、個人事業主が請求書を発行する際の注意点を解説します。

請求書に使用するフォーマットは自由

請求書は手書きで作成しても問題はありませんが、パソコンを使ってあらかじめフォーマットを作成しておくと便利です。

請求書に使用するフォーマットは自由で、必要な項目が記載されていれば問題ありません。取引先と相談の上、追加すると取引がスムーズになる項目があればプラスするなど、柔軟に対応しましょう。

インターネット上には請求書のテンプレートが無料でダウンロードできるものもあるため、そのようなものを活用してもよいでしょう。

源泉徴収の有無を確認する

個人事業主には、受け取る報酬の中で所得税の源泉徴収が義務付けられているケースがあります。具体的には、次のようなものが挙げられます。

  • 講演料
  • 弁護士や司法書士へ支払う報酬
  • 講演料
  • 映画やテレビなど芸能関係の出演料
  • プロスポーツ選手などへ支払う報酬

源泉徴収の対象となる報酬が関係する請求書の場合、取引先は源泉徴収額を差し引いた後の金額を支払うこととなります。そのため、このような請求書を作成する際は、税抜きの報酬金額に消費税額を足して、合わせた税込み金額の下に源泉徴収額や請求金額を記載するとよいでしょう。

なお、源泉徴収額は税抜きの報酬金額に以下の税率をかけた金額です。

  • 報酬金額が100万円以下の場合:報酬金額に10.21%を掛けた金額
  • 報酬金額が100万円を超える場合:100万万円を超える部分に10.21%を掛けた金額に10万2,100円を足した金額

源泉徴収された所得税額は確定申告をすることで納付する所得税額から差し引くことが可能です。源泉徴収は本来支払うべき所得税を前倒しで納めているわけであり、損をしているのではありません。

消費税など正しい金額を確認する

請求書は取引先に支払を促すことを目的に発行するものです。そのため、記載する金額には誤りがないように細心の注意を払いましょう。

Excelのような表計算ソフトを使用して請求書を作成している場合、毎月使用しているうちに計算式がずれてしまうようなことがあります。フォーマットを使用している場合でも、消費税や源泉徴収の金額などに誤りがないかをその都度確認しましょう。

なお、記載する際には「1,000円」といったように桁区切りを必ず入れてください。

立替金請求書の書き方

立替金とは、他社が本来支払うべき代金を、自社が一時的に代わりに支払った代金のことです。たとえば、取引先が本来負担すべき配送料を、自社が代わりに支払ったときの料金が立替金として挙げられます。

立替金は、本来自社で負担するものではないため、立替金請求書を発行して、立て替えた分の料金を回収する必要があります。

立替金請求書は、立替金支払依頼書と呼ばれることもあり、立替金が生じた場合には、素早く発行して、立替金の精算をおこなうことが大切です。

立替金請求書は、通常の請求書とほとんど記載項目や記載方法は変わりません。ただし、タイトルは「立替金請求書」や「立替金支払依頼書」などのように、取引先が受け取ったときにすぐにわかるようにしましょう。また、立替金の内容や金額、数量など、認識のズレが生じないように記載することが重要です。

こんな時、請求書の書き方はどうする?

ここでは、さまざまな場面での請求書の書き方について詳しく紹介します。

前払金や着手金の場合の書き方

前払金や着手金とは、依頼を受けて業務に取りかかるときに必要な代金のことです。前払金や着手金を取引先に請求する場合には、一般的には前払金・着手金専用の請求書を用意します。前払金や着手金の請求書を記載するにあたって、タイトルは「前払金請求書」や「着手金請求書」と記載し、何の前払金(着手金)なのか詳細をきちんと記載することが大切です。

前払金請求書(着手金請求書)を作成するときは、消費税の扱い方に気を付ける必要があります。消費税は、原則として商品やサービスの提供があったときに課税をおこないます。そのため、前払金(着手金)のみを請求する場合には、前払金請求書(着手金請求書)に消費税の記載が必要ないこともあります。

金額を相殺する場合の書き方

買掛金を減らしたり、返品などを理由に返金をおこなったりする場合で、金額を相殺した請求書を作成するときは、書き方に注意する必要があります。請求書に新しく項目を設けて、マイナス処理をおこない、いつ、どのような取引によって相殺処理がおこなわれたのかを備考などに記載しておくことが大切です。

また、相殺処理をおこなう場合には、あらかじめ取引先の了承を得る必要があります。そして、領収書が取引先から求められた場合には、間違いがないように適切に対応しましょう。

たとえば、過去の取引で商品に欠陥があり、返品により10万円返金する必要があるとします。そして、新しい取引で30万円の発注があったとします。金額の相殺をおこなう場合は、請求金額が20万円(30万円-10万円)となり、その内容を請求書に明記することが重要です。

値引きする場合の書き方

大量購入があった場合や、クレームがあった場合などで、値引きして請求書を作成することもあるかもしれません。この場合には、値引きの項目を作成して、マイナス処理をおこないます。また、値引きの理由を明記しておくことで、取引先との認識の違いをなくし、トラブルを防止することが可能です。

また、値引きは税抜金額からおこないます。値引きを税込金額からおこなうと、税抜金額を計算するときに端数が生じるなど、記載ミスやトラブルにつながる恐れがあります。

そして、請求書には税抜金額から値引きしたら、値引き前の税抜金額、値引き金額、値引き後の税抜金額を記載したうえで、値引き後の税抜金額から計算した消費税額と税込金額を正しく記載しましょう。

請求書が2枚になる場合の書き方

請求書に記載する商品やサービスの数が多い場合など、請求項目が増えると、請求書が2枚になることもあります。たとえば、1枚目には請求金額を記載し、2枚目にその内訳を書くことがあります。

請求書が複数枚になる場合には、請求書番号の末尾に連番を振ると、管理がしやすくなります。また、取引先に請求書が複数枚あることを知らせるために、備考などに「1/2枚目」「2/2枚目」などとページ番号を振ったり、送付状に請求書が複数枚ある旨を記載したりするのがおすすめです。

そして、複数枚ある請求書がバラバラだと、紛失してしまう可能性もあるため、ホチキスなどを利用してまとめておくことが大切といえます。

請求書の正しい書き方をマスターしよう!

請求書には、国税庁の資料に基づくと5つの必須の記載項目があります。しかし、5つの項目だけでは、実務では不十分なこともあるため、必要に応じて項目を付け足すことが大切です。

また、立替金や、前払金・着手金、値引きなどが発生した場合には、それぞれの状況にあった請求書の書き方があります。請求書には、定まったフォーマットがないため、事前に取引先に確認したうえで、スムーズな取引につながる請求書を発行しましょう。

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