請求書の宛名は「御中」と「様」どちらの書き方が正しい?
請求書発行システム
2023.12.05
2023.12.05
請求書には宛名を記載する必要がありますが、「御中」「様」を使用するなど、書き方にはマナーがあります。宛名の記載ミスがあると、取引先に悪い印象を与えたり、スムーズに取引を進められなかったりする恐れもあります。当記事では、請求書の宛名の必要性や正しい書き方、記載ミスがあったときの対処方法、宛名の記入を効率化させる方法などについて解説します。
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請求書の宛名には「御中」と「様」どちらを使用する?
請求書の宛名を記載する際、末尾に「御中」と「様」のどちらを使用するのか迷ってしまう人もいるかもしれません。
ここでは、「御中」と「様」の使い方について詳しく紹介します。
会社や部署宛ての場合は「御中」
請求書の送付先の担当者が定まっていない場合や、取引先から宛名に会社名や部署名を記載するように指示があった場合などは、会社宛もしくは部署宛に請求書を送付する必要があります。
請求書の送付先の宛名が会社名や部署名の場合には、「御中」を末尾に記載します。たとえば、「〇〇株式会社 御中」「××株式会社 総務部 御中」などと記載します。
個人名や担当者宛ての場合は「様」
請求書の送付先の担当者が決まっている場合や、取引先から宛名に担当者名まで記載するように指示があった場合、取引先の相手が個人事業主の場合などは、会社名や部署名に加えて、個人名を付けて請求書を送付する必要があります。
請求書の送付先の宛名が個人名の場合には、「様」を末尾に記載します。たとえば、請求書の送付先が企業の場合には「〇〇株式会社 経理部 経理部長 ×× ×× 様」と記載します。請求書の送付先が個人事業主の場合には「△△ △△ 様」と記載します。ただし、個人事業主で屋号がある場合には、屋号の後に「御中」を記載します。
請求書の宛名の正しい書き方
ここでは、請求書の宛名を書く際の注意点について詳しく紹介します。
取引先に送付先を確認しておく
取引先によっては、会社のホームページに記載されている住所と、請求書を処理する際に使用する住所が異なる場合もあります。
そのため、請求書を作成する際、取引先に送付先をきちんと確認しておくことが大切です。請求書の宛名がきちんと記載されていれば、取引先にスムーズに送付でき、円滑に取引を進めることができます。
宛名は正式名称で書く
請求書の宛名は、正式名称で記載するのがマナーです。似た名称の会社名もあるため、正式名称で記載しないと、取引先に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。宛名が会社名の場合のよくある記載ミスとして、「株式会社〇〇」と記載するところを「〇〇株式会社」と間違って記載してしまうことがあります。また、「株式会社」を「(株)」と省略してしまうのもマナー違反です。
そして、宛名が個人名の場合には、苗字だけでなく、フルネームで記載することが大切です。取引先に悪い印象を与えないためにも、漢字などを間違えて記載しないように、気を付けましょう。
部署・担当者名まで明記する
請求書の宛名に部署名や担当者名は記載しなくても、会社名を記載すれば取引先に正しく届くでしょう。しかし、取引先が請求書を受け取ったら、請求書の担当者を特定する必要があります。請求書の宛名が正しく記載されていない場合、取引先の担当者は請求書を受け取るまでに時間がかかったり、探すのに手間がかかったりします。
そのため、請求先の宛名は、会社名だけでなく、部署名や担当者名まで記載することが大切です。また、役職がわかる場合には、宛名に役職名も記載するとより丁寧でしょう。なお、請求書の送付先が企業の場合には、会社名・部署名・役職名・担当者名という順番で宛名を記載します。
「御中」と「様」は併用できない
請求書の送付先の宛名が会社名の場合には「御中」、個人名の場合には「様」を末尾に記載します。ただし、「御中」と「様」を併用することはできません。
たとえば、会社名と担当者名を記載する場合には、「〇〇株式会社 営業部 営業部長 ×× ×× 様」と記載します。「〇〇株式会社 御中 営業部 営業部長 ×× ×× 様」と記載しないように気をつけましょう。
メールで送付するときは「御中」を使用しない
メールの件名は、受け取る側が用件を素早く理解できるように記載するのがビジネスマナーです。そのため、メールの件名に「御中」を使用するのは好ましくありません。ただし、件名でなく、本文などに用いる場合は「御中」を活用しても問題ないこともあります。
請求書のメール送付は可能?文例や注意点・ルールを紹介!
ビジネスをスムーズに進めるうえで重要な文書の一つが請求書です。請求書をメール送付する場合、事前の確認をおこなって注意点を知っておかなくてはいけません。本記事では請求書をメールで送る際のポイントや注意点、メールに記載したい事項の例文などを紹介します。円滑な取引のために大切なことなので、ぜひ参考にしてみてください。
「殿」は取引先に使用しない
「殿」を個人名や担当者名の敬称として利用することもあります。ただし、「殿」は上司と部下の関係のように、目上の人が目下の人に対して使用する敬称です。そのため、請求書を取引先にメール送付するときは、「殿」でなく「様」を使うようにしましょう。
請求書業務効率化マニュアル
請求書発行は工程や確認が多く、担当者の負担が大きくなりがちですが、工夫次第で請求書発行の業務を効率化することも可能です。この資料では、請求書発行業務でよくある課題とその解決策をわかりやすく解説します。
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請求書の記載項目と封筒の宛名の書き方
請求書の宛名以外の記載項目
国税庁の提供している「請求書等の記載事項や発行のしかた」によると、請求書の記載項目で必須とされるのは下記の項目です。
- 書類作成者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容(軽減税率の対象商品である旨)
- 税率ごとに区分して合計した税込み対価の額
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」がいわゆる「宛名」にあたります。なお、小売業や飲食店業、タクシーなどを経営する事業者が交付する書類については、宛名を書略することが可能です。
これら以外にも、必要に応じて「表題」「支払期限」「振込先」といった項目があると、スムーズに取引をおこなうことができるかもしれません。請求書には決まったフォーマットはないため、取引が円滑に進められるように、取引先に必要な記載項目を確認しておくことが大切です。
また、インボイス制度の導入により、適格請求書(インボイス)を発行する場合、上記の項目に加えて、下記の項目を記載する必要があります。(※1)
- 適格請求書発行事業者の登録番号
- 適用税率
- 消費税額等
(※1)適格請求書の記載事項|国税庁
請求書の書き方・作り方とは?インボイス対応の請求書の書き方も解説
請求書の書き方は、法的に定められていません。しかし、請求書を作成するにあたって、記載が必須とされる項目やマナーがあります。また、スムーズに支払いがおこなわれるように、請求書を作成することが大切です。 当記事では、請求書に記載が必要な項目や、インボイス制度に対応した請求書の書き方、立替金請求書の書き方など、さまざまな状況における請求書の書き方について解説します。
請求書を送付する封筒の宛名の書き方
請求書を送付する封筒の表面に記載する項目は、下記の通りです。なお、送付先が個人事業主の場合や、担当者名が決まっていない場合などは、マナーを守り、わかる範囲で記載しましょう。
- 取引先の住所・会社名・部署名・役職名・個人名
- 「請求書在中」のスタンプ(手書き可)
先述したように、会社名や個人名の下には「御中」や「様」を記載するのがマナーです。また、住所は都道府県名から記載しましょう。
取引先が一目で請求書だと把握できるように、「請求書在中」と記載することが大切です。封筒が縦書きの場合には左下、横書きの場合には右下に記載します。「請求書在中」は手書きで記載しても問題ありませんが、請求書を送付する機会が多い場合には、スタンプを使用するのがおすすめです。
請求書を送付する封筒の裏面に記載する項目は、下記の通りです。
- 差出人の住所・会社名・部署名・個人名
- 請求書の送付日
- 〆(封じ目)
裏面に継ぎ目があるかどうかで、差出人の住所などの記載の仕方は異なるため注意が必要です。また、封じ目には「〆」だけでなく「封」「緘」といったものがあります。そして、封じ目は「×」にならないように気を付けましょう。
請求書の封筒の書き方や折り方を解説!「請求書在中」は必要?
紙の請求書を発行するには、印刷・封入・郵送といった作業が必要になります。請求書の封筒には、書き方や入れ方などのマナーがあります。請求書の封筒をきちんと作成することで、スムーズな取引につなげることが可能です。 当記事では、請求書の封筒の宛名や「請求書在中」などの書き方や、請求書の折り方、封筒への入れ方、請求書の発行業務を効率化させる方法などを解説します。
請求書の宛名の間違いに気付いた場合の対処
請求書を送付する前に宛名の間違いに気付いた場合には、修正ペンや修正テープを使用せずに、最初から作成しなおしましょう。
一方、請求書を送付した後に宛名の間違いに気づく場合や、取引先から請求書の宛名が間違っていると指摘を受ける場合もあるかもしれません。これらの場合には、まず取引先に迷惑をかけたことに対して電話やメール、手紙などで謝罪をおこなうことが大切です。謝罪した後は、再発行が必要かどうかを取引先に確認しましょう。請求書は取引の証拠書類として用いられることもあるため、再発行が必要な場合には、取引先の指示にしたがって再発行し、迅速に送付しましょう。
そして、同様の事態が再発しないように、請求書の宛名の記載のポイントを確認したり、請求書を送付する前のチェック項目を用意したりするなど、対策をおこなうことが重要です。
請求書の宛名記入を効率化するためには「電子請求書」がおすすめ!
請求書の宛名を記入する場合、間違えないよう時間や手間がかかります。そのため、請求書の宛名記入を効率化するためにも、電子請求書の導入がおすすめです。
ここでは、電子請求書の意味やメリット、注意点について詳しく紹介します。
電子請求書とは?
電子請求書とは、電子化された請求書のことで、これまで郵送していた請求書をデータ化し、メールやWebでやりとりできるようにしたものを指します。法律上、請求書を電子化して、電子請求書をメールなどで送付しても問題ありません。また、e-文書法や電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、証拠機能を失うことなく請求書を電子化して管理することが可能です。
請求書の電子化とは?メリットや法改正、保存の義務やルールを解説!
電子帳簿保存法やe-文書法などの法改正や、さまざまなITツールの登場により、請求書を電子化して管理しやすい環境が整備されつつあります。請求書を電子化することで、あらゆるメリットを得ることが可能ですが、注意点やデメリットもあります。 当記事では、請求書を電子化するメリット・デメリットや、請求書の電子化に関する法律・法改正、請求書を電子化するステップ、電子請求書のサービスの種類について解説します。
電子請求書のメリット
電子請求書を導入することで、紙代・印刷代・インク代・郵送代といった費用がかからなくなるので、コストの削減が期待できます。また、印刷・押印・封入・郵送などの手間が不要になるため、業務の効率化にもつながります。さらに、郵送の場合だと請求書が届くまでに数日かかりますが、メールやWebを活用すれば期日の近い請求書も素早く取引先に届けることが可能です。
電子請求書の注意点
電子請求書の送付方法によっても異なりますが、電子取引に該当する場合は、電子帳簿保存法の改正により、原則として受け取った請求書を電子データのまま保管しなければなりません。(※2)
そのため、電子データでの請求書の送付について取引先に問題がないか確認する必要があります。拒否された場合は、これまで通り紙媒体の請求書を用いることになります。また、請求書を電子化するにあたり、セキュリティに注意する必要があります。不正アクセスにより改ざんが発生すると、取引を上手く進められなくなる恐れがあります。
紙の請求書と電子請求書の両方を効率よく扱ったり、万全なセキュリティ対策を施したりするために、請求書発行システムを導入するのも一つの手です。請求書発行システムにはさまざまな種類があるので、自社にあった機能の搭載されたシステムを選びましょう。
請求書発行システムを徹底比較!機能やメリットも解説!
月末の請求業務を紙媒体でおこなう場合、かなり多くの時間がかかってしまいます。この業務にかかる時間を削減したいという方には、請求書の電子化がおすすめです。請求書を電子化する際は、請求書発行システムを導入すると非常に便利です。 本記事では、請求書発行システムを紹介します。
請求書の宛名を正しく記載しよう!
請求書には、取引を円滑におこなうために、宛名をきちんと記載する必要があります。
取引先が請求書を受け取ったとき、担当者にスムーズに受け渡しをおこなえるよう、宛名には会社名だけでなく、部署名や担当者名まで明記するようにしましょう。また、宛名が会社名・部署名なのか、個人名なのかで、「御中」と「様」のどちらを末尾に使用するかは変わります。
請求書の宛名には、さまざまなマナーがあり、間違いをしてしまう可能性があります。そのため、電子請求書や請求書発行システムを導入してみるなど、効率よく業務をおこなえる環境を整備することが大切です。
請求書業務効率化マニュアル
請求書発行は工程や確認が多く、担当者の負担が大きくなりがちですが、工夫次第で請求書発行の業務を効率化することも可能です。この資料では、請求書発行業務でよくある課題とその解決策をわかりやすく解説します。
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