請求書の送付状とは

請求書の送付状とは、請求書を郵送する際に同封する文書です。送付状のほかにも、挨拶状やカバーレター、添え状などと表現することもあります。荷物を送る際の伝票は「送り状」と呼ばれ、送付状と名称がよく似ています。混同しないように注意しましょう。

送付状が必要なのは、紙の請求書を郵送する場合で、FAXやEメールで請求書を送る場合は必要ありません。ただし、FAXの場合は相手方に間違いなく届いているか、電話やEメールで確認した方が丁寧です。

送付状は請求書以外にも、領収書や履歴書など、さまざまな書類に付けます。決まったフォーマットはありませんが、受け取った側の印象を変える書類です。そのため、ビジネスシーンでは、ある程度決められた形式で作成しておくとよいでしょう。

請求書に送付状はいらない？

請求書を送付する際に送付状を同封する義務などはありません。ただ、送付状を同封することには、主に3つの役割があるため、一般的には送付状を同封した方が好ましいといえます。

送付状を作成する際は、以下の役割を理解したうえで必要な情報を漏れなく記載しましょう。

1. ビジネスマナーとして必要

請求書に送付状を付けることは、ビジネスマナーとして浸透しています。送付状がないと、相手への印象を悪くしてしまうこともあるかもしれません。そのため送付状は、取引先と信頼関係を築くうえでも重要な書類です。また、送付状には簡単な挨拶文を添えるのが一般的です。礼儀のある取引でよい関係を続けるためにも送付状は欠かせません。

2. 送り間違いや漏れを防げる

請求書の送付状は、簡単な挨拶に加えて相手方の社名や請求書の内容、枚数などを記載するものです。受け取った側は請求書と送付状の内容が相違ないことを確認でき、ミスがあった場合はすぐに気付けます。

送付状がない場合は、送り間違いや請求書の不足になかなか気付けず、取引先に大きな迷惑をかけてしまうリスクがあります。このように、送付状には、このようなミスやリスクを防ぐための確認書類としての役割があります。

3. 補足説明ができる

必ずしも必要な項目ではありませんが、請求書の送付状には補足説明を添えられます。内容が複雑な請求書や、期間があいている請求書には補足説明を記載しておくと親切です。とくに初めての取引先や、請求書を送ることが少ない相手への送付の際には、補足説明があるとより丁寧でしょう。

請求書の送付状に必要な記載項目

請求書に正式な書式はありませんが、同じく請求書の送付状にも正式な書式はありません。ただし、ビジネスマナーとして、また、取引先とのやりとりをスムーズにするために最低限記載しておきたい項目はあります。

1. 送付年月日
2. 宛名
3. 送信する側の社名や部署名など
4. 挨拶文（前文・主文・末文）
5. 送付する書類の内容と枚数

ここでは、請求書の送付状に記載しておきたい上記の項目についてそれぞれ解説します。

1.送付年月日

送付状を発送する予定日、あるいは送付状の発行日を記載します。位置は用紙の右上で
右揃えで記載します。

日付は和暦と西暦、どちらの形式で記載しても構いませんが、請求書やほかに同封する書類があればそれらと統一させましょう。

2. 宛名

請求書を送付する取引先の宛名を記載します。宛先には次の項目を記載することが一般的です。

• 郵便番号
• 住所
• 会社名
• 部署名
• 担当者名

簡略化したい場合は、郵便番号と住所を省略しても構いません。記載する位置は送付状の用紙の左上で、失礼のないように名前や社名の漢字や綴りなどもしっかり確認しましょう。

3. 送信する側の社名や部署名など

請求書を送信する側の情報も記載します。会社名、部署名、担当者名だけでも構いませんが以下の情報を記載しておくと、受取側が問い合わせたい時に便利でしょう。

• 会社名
• 部署名
• 担当者名
• 住所
• 電話番号
• FAX番号
• メールアドレス

記載する位置は、送付状の用紙の右上かつ日付の下で、取引先の宛名より下の位置にしましょう。右揃えで、項目ごとに改行します。

4. 挨拶文（前文・主文・末文）

一般的に送付状は「前文」「主文」「末文」の三部から構成されています。

前文は主に挨拶にあたる部分で、「〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といったものです。時候の挨拶は省略しても構いませんが、日頃からの感謝の意を伝える文章を入れましょう。

主文はその名の通りメインとなる内容です。「この度の納品に関しまして、下記の通りの請求書を同封させていただきます。ご査収くださいますようお願い申し上げます。」といったものです。

結びの挨拶として末文を入れます。「今後ともよろしくお願い申し上げます。」といった内容の文章が一般的でしょう。その後に結語として「敬具」と入れます。

5. 送付する書類の内容と枚数

最後は、送付する書類がどのような内容のものか、何枚あるかについて「記書き」と呼ばれ書式を使って記載します。「記書き」ではまず「記」と書いて一行空け、内容を箇条書きにして最後に「以上」で締めくくりましょう。

なお、内容を書く位置はできるだけ中心になるように意識することが美しく見せるポイントです。

請求書につける送付状テンプレート

送付状はフォーマットを決めて作成するのが一般的ですが、挨拶文は状況に応じて変えなくてはいけません。こちらではケース別に4つの文例を紹介します。

1. 請求書につける一般的な送付状の文例

定期的に送る請求書に添える送付状は、以下のような挨拶文が一般的です。

2. 差し替えをお願いする際の文例

請求書の内容に不備や間違いがあり、差し替えてもらうために正しい請求書を送付する際の送付状は以下のような内容が望ましいです。

3. お詫びをする際の文例

請求書の郵送が遅くなってしまった場合や、ミスがあった場合などはお詫びの言葉を添えます。その際は拝啓ではなく、謹啓を使うとより丁寧です。

4. 再請求する際の送付状の文例

支払いが遅れている取引先に対し、再度請求書を送る場合は以下のような文例で対応できます。

送付状を添える際の注意点

請求書に送付状を添える際は、以下の点に注意しましょう。内容だけでなく、用紙のサイズや重ねる順番にもマナーがあります。

送付状を1枚目にする

送付状は請求書よりも先に確認してもらうのが望ましいといえます。そのため、受け取った取引先が封筒を開けた際に、最初に目に入るのが送付状になるようにしましょう。

A4サイズ1枚で作成する

何らかの事情がある場合は例外ですが、基本的に送付状はA4サイズの用紙1枚で作成します。同封する請求書がA4サイズ以外である場合は、請求書のサイズに合わせましょう。

時候の挨拶は必要ない

ビジネスの文書では、基本的に時候の挨拶は必要ありません。その代わりに拝啓と敬具や、謹啓と謹白のような頭語と結語を使います。とくにお詫びの言葉を綴った送付状の場合は、時候の挨拶が入っていると良くない印象を与えてしまう可能性もあるでしょう。

請求書や送付状を郵送で送る場合

請求書を送る方法は、基本的に「郵送」「FAX」「メール」の3種類です。ここではまず請求書を郵送で送る場合に気を付けておきたいポイントを紹介します。

書類に合った封筒を使う

用紙にはA4用紙が使用されることが一般的ですが、封筒も書類に合ったサイズのものを使用しましょう。

書類を三つ折りにする場合、一般的には「長形3号」の封筒を使用します。書類を折らない場合は、書類が折れることを防ぐためにクリアファイルに入れた上でA4 サイズが入る「角形2号」の封筒を使うとよいでしょう。

書類は、請求書が下、送付状が上にくるように重ね、三つ折りにする場合は印刷面を内側にします。

「請求書在中」の記載をする

送付先に請求書が入っていることを開封前に伝えるために、封筒には「請求書在中」と記載します。このように記載をしておくとよりスムーズに経理担当者の手に渡ることが期待できるでしょう。

縦型の封筒の場合は表面の左下、横型であれば表面の右下か下に青字で記載します。

宅配便は利用しない

請求書は信書にあたるため、宅配便やダイレクトメール便で送ってはいけません。

信書は郵便法ならびに信書便法に定められているもので、特定の受取人に対して差出人の意思を表示する、あるいは事実を通知する文書という意味があります。信書の送付は「特定信書便事業」または「一般信書便事業」として認可を受けた事業者のみ扱うことが可能で、宅配便やダイレクトメール便では扱えません。

なお、信書を送る方法としては、日本郵便の定形郵便や定形外郵便、レターパック、EMS、佐川急便の飛脚特定信書便などがあります。

出典：総務省「信書のガイドライン」

切手の料金不足に注意する

請求書を郵便局の窓口から郵送せず、ポストから投函する場合は切手の料金不足に注意しましょう。料金不足が発覚した場所が差出人側に近かった場合は差出人のもとに返されますが、受取人側に近かった場合は、受取人は次のいずれかの対応をすることになります。

• 不足分の料金を支払い、郵便物を受け取る
• 不足分の料金を支払わず、郵便物も受け取らない

いずれにしても、料金不足は取引先に迷惑をかけてしまうため、必ず郵便物の重要に合った切手を貼るようにしましょう。不安な場合は郵便局の窓口から郵送しましょう。

請求書や送付状をFAXで送る場合

請求書は、取引先から承諾を得ていればFAXで送付することも可能です。ただし、FAXは他のFAXに紛れやすく、紛失しやすい傾向があるため、出来るだけ避けたほうが無難でしょう。

仮にFAXで送付をする場合も、請求書の原本は後日郵送することをおすすめします。その際は、先に写しをFAXで送っている旨を送付状で伝えましょう。

請求書や送付状をメールで送る場合

請求書はメールで送ることも可能です。請求書をメールで送る場合は、送付状の文章をメールの本文に記載し、送付状のファイルを送る必要はありません。

なお、請求書をメールで送付する場合はWord形式やExcel形式ではなく、PDF形式で送りましょう。これは、改ざんのリスクを低くするためです。

また、メールで送付する場合は宛先が別の取引先や担当者になっていないかをしっかり確認しましょう。

請求書に送付状は必要！テンプレートを活用しよう

請求書の送付状は、ミスやトラブルを予防し、取引先と円滑な関係を築くために必要なビジネスマナーです。紙の請求書を郵送する際は、必ず添付するようにしましょう。

送付状に記載する自社名や挨拶文は、特別な事情がない限り変える必要はありません。送付内容や補足説明だけを入力するだけで使いまわせるフォーマットを作っておくと、非常に便利です。ビジネスマナーを守った取り扱いをし、取引先との信頼関係を維持しましょう。