在庫管理とは

ここでは、在庫管理の目的やメリットなどについて詳しく紹介します。

在庫管理の目的

在庫管理の主な目的は、適正在庫を保つことです。在庫管理とは、入庫・出庫や品質、返品、棚卸など、在庫に関するさまざまな情報をきちんと管理することです。 適切な在庫管理をおこなうことで、適正な在庫数の状態を維持できるので、無駄なコストを減らしたり、キャッシュフローの改善につなげたりすることができます。

在庫管理をするメリット

在庫管理を実施しないと、商品の在庫数の増減をきちんと把握できないため、適正な在庫数を保持できない可能性があります。在庫管理を適切におこなえば、欠品や余剰在庫が減少し、機会損失や品質劣化を防止して、売上の向上や資金繰りの安定につなげることができます。

また、在庫管理には、在庫数を把握することだけではなく、倉庫・工場の作業場を綺麗に保つことも含まれます。倉庫・工場のスペースが整備されることで、デッドスペースを減らして有効活用したり、商品を探し出すまでの時間を短縮したりすることが可能です。結果として、無駄な作業が削減され、人件費の削減や生産性の向上が期待できます。

定量発注方式と定期発注方式の違い

商品の発注方式には、定量発注方式と定期発注方式の2種類があります。 定量発注方式とは、発注点方式と呼ばれることもあり、在庫数が一定を下回ったタイミング（発注点）で発注をおこなう方式のことです。あらかじめ適正在庫数を設定しておくことで、在庫数が不足したり、過剰になったりすることを防げるというメリットがあります。しかし、発注するタイミングは不定期になるので、急激な需要の変化には対応できません。そのため、過去のデータを基に需要予測をきちんとおこなうことが大切です。

一方、定期発注方式とは、毎週や毎月の指定日など、発注する周期を固定する方式のことです。この場合、商品の在庫数に関係なく、指定日が来たら発注をおこなうため、発注忘れを防止することができます。しかし、発注数はその時々で変わるので、きちんと在庫数を把握することが重要です。

在庫管理のやり方

ここでは、在庫管理のやり方について詳しく紹介します。

現状を分析する

在庫管理を始めるにあたり、まずは現在の在庫状況を確認し、データを基に分析をおこないましょう。データを活用することで、現状の在庫管理における課題や将来の需要の予測などを把握することができます。 在庫分析でよく使用される手法として下記が挙げられます。自社の課題にあわせて適切な分析方法を取り入れることが大切です。

•  ABC分析
• 在庫回転率分析

ABC分析とは、在庫の出荷量や売上、金額などのさまざまな指標の中から重視したい評価軸を基に区分し、優先度を決めて管理をおこなうための分析手法です。ABC分析により売上に貢献している商品とそうでない商品を把握できるので、それぞれの商品への今後のアプローチ方法を検討することで、生産性を高めることができます。

在庫回転率分析とは、在庫回転率を算出し、在庫が一定期間にどの程度消費されたかを分析する手法です。在庫回転率は下記の式で計算できます。 在庫回転率＝期間中の出庫数（金額）／期間中の平均在庫数（金額） 在庫回転率分析をおこなうことで、在庫の流れを可視化することが可能です。在庫回転率が小さい場合、原因を分析して対策を実施することで、経営改善につなげることができます。

適正な数量を決める

在庫分析の結果を基に、欠品や余剰在庫を防ぐために、商品それぞれに対して必要な在庫量を定めましょう。 適正な在庫数を固定すると、需要や市場の変化に対応できない可能性があります。そのため、リードタイムや業種・業態などを考慮して、適切な適正在庫数を設定することが重要です。

在庫の流れを見える化する

在庫の流れを把握できていないと、適切なタイミングで発注・受注ができず、欠品や余剰在庫が生じてしまう可能性があります。そのため、在庫の推移をリアルタイムで管理できるように、数値化してグラフ表示をおこない、一目で在庫状況を確認できるようにすることが大切です。 在庫の流れを可視化するには、下記の方法が挙げられます。

• 手書きで在庫管理表を作成する
• エクセルのテンプレートを利用して在庫管理表を作る
• 在庫管理システムを活用する 

手書きで在庫管理表を作成する場合、システム導入コストがかかりません、しかし、複数人で共有するのが難しいことや、書き間違えなど人的ミスが生じることなどの課題があります。小規模の在庫管理をおこなうのであれば、上手く運用することができるかもしれませんが、在庫数が多い場合や複数人での管理が必要な場合には不向きです。 エクセルを利用する場合、インターネット上の無料のテンプレートを使用し、馴染みのある関数やマクロを用いてシンプルで使いやすい在庫管理表を作成することができます。しかし、共同での編集やリアルタイムでの更新などが難しく、複数拠点で管理をおこないたい場合には限界があります。

在庫管理システムを活用する場合、導入・運用コストの負担があり、システムエラーが生じたときの対応方法を明確にしておく必要があります。在庫管理システムでは、さまざまな機能が搭載されているので、業務を自動化し、生産性を向上させることが可能です。また、複数人で同時に操作し、情報を一元管理できるため、複数拠点でシステムを利用したい場合でも安心です。

在庫管理のポイント

ここでは、在庫管理のポイントについて詳しく紹介します。

棚の整理・整頓・清掃（3S）

在庫管理では、作業場である倉庫・工場などの棚の整理・整頓をきちんと徹底することが大切です。棚が整理・整頓できていないと、在庫の数え間違いが生じたり、目的の在庫を探し出すのに時間や手間がかかったりする可能性もあります。適切な棚管理を定期的に実施していれば、在庫スペースが整備され、人件費や管理費用といったコストの削減や作業の効率化が期待できます。

また、整理・整頓だけではなく、清掃により綺麗な状態を保つことも重要です。清掃をおこなっていないと、チリや埃が溜まり、商品の品質の劣化を招く恐れがあります。綺麗な状態を保持することで、商品の品質を維持できるので、不良品の発生を減らすことが可能です。

リードタイムを短くすること

リードタイムとは、商品の発注から納品まで、製品生産の開始から完了までにかかる時間や日数を指します。製造業の場合は、下記の3つにリードタイムを区分することがあります。

•   発注リードタイム（発注してから納品されるまでの時間）
• 製造リードタイム（生産の開始から完了までにかかる時間）
• 納品リードタイム（受注してから納品するまでの時間）

それぞれのリードタイムを適切に把握できないと、適切なタイミングに入荷・出荷ができず、在庫の過不足が生じる可能性があります。そのため、まずはどの程度のリードタイムがかかっているのかを分析することが大切です。また、リードタイムを短縮できれば、在庫を抱える期間が短くなり、生産性の向上につながります。

人為的ミスをおこさない仕組みづくり

在庫管理を手作業でおこなう機会が多いと、業務の属人化につながりやすく、同じ商品の在庫を二重にチェックしてしまうなど、ヒューマンエラーが発生する可能性が高まります。人為的ミスは生産性に影響を与えるので、棚管理の徹底や在庫管理方法のルール決めなど、自社に応じてミスが生じにくい仕組みを構築することが大切です。

また、在庫管理システムを導入すると、業務の一部を自動化し、情報をデータ化して管理できるため、人為的ミスを減らすことができます。また、在庫データを一元管理してスムーズに情報共有をおこなえるので、拠点が異なっても最新の情報を把握し、担当者や部署ごとによる認識の違いをなくすことが可能です。

病院、物流、飲食店など業種別の在庫管理方法

病院や薬局、物流、飲食店など、業種によって在庫管理のやり方は異なります。そのため、在庫管理システムを導入する場合、自社の業種にあった機能を搭載しているシステムを選定することが大切です。 病院や薬局の場合、医薬品には飲食品と同様で、賞味期限などの有効期限があるので、在庫の長期保存にはリスクがあります。病院や薬局で利用する在庫管理システムには、下記の機能などがあると便利です。

•  AI需要予測
• 不動在庫検知
• 患者管理 

物流倉庫では、入庫・出庫が頻繁におこなわれるため、在庫数を正しく把握することが求められます。また、在庫の保管場所を適正化できていないと、デッドスペースが生じるなど、管理コストの負担が増大する可能性もあります。さらに、管理の規模が大きくなると、誰が・いつ・どの作業をおこなったのかを把握しづらくなる恐れがあります。物流倉庫で利用する在庫管理システムには、下記の機能などがあると便利です。

•  バーコード管理
• トレーサビリティ
• ロケーション管理
• 作業履歴管理 

飲食店では、飲食品や消耗品だけではなく、調理・加工途中の半製品の管理が必要な場合もあります。また、賞味期限に加えて、それぞれの商品に対して温度・湿度などの保存状態の管理や衛生環境への対策も必要です。さらに、複数の店舗を経営している場合、店舗間の連携も重要になります。飲食店で利用する在庫管理システムには、下記の機能などがあると便利です。

• タグ
• グラフ表示
• 計測頻度指定
• 廃棄管理
• 冷凍室・冷蔵庫利用
• 店舗間移動管理 

在庫管理システムを選定するにあたり、まずは自社の在庫管理に必要な機能を明確にすることが大切です。また、同業種・同規模の企業で導入実績のある在庫管理システムだと、安心して利用することができるかもしれません。他にも下記の点に注意して導入するシステムを選定するのがおすすめです。

• システム形態
• 料金体系
• サポート体制
• セキュリティ対策
• 既存のシステムと連携できるのか 

在庫管理の目的とやり方を理解して適切に在庫を管理しよう

在庫管理をおこなうことで、欠品や余剰在庫を減らし、無駄なコストを削減し、生産性を高めることができます。 在庫管理をおこなう場合、まず現状を分析して、適正在庫数を設定し、在庫の流れを可視化することが大切です。また、現在の在庫管理のやり方に満足できていないのであれば、自社の業種・規模にあった在庫管理システムの導入を検討しているのがおすすめです。