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在庫管理ソフトとは?機能やメリット・デメリット、選び方も解説

在庫管理システム

2023.08.24

2023.08.24

近年では、IT技術の進歩やEC業界の成長から、コスト負担の減少や業務の効率化が期待できる在庫管理ソフトが注目されています。 当記事では、在庫管理ソフトの機能やメリット・デメリットをわかりやすく解説します。パッケージ型とクラウド型それぞれの在庫管理システムに関する知識を深めたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

在庫管理ソフトとは?

在庫管理ソフト(在庫管理システム)とは、在庫情報を適切に把握し、企業の生産性を向上させるためのシステムを指します。 在庫管理を手作業でおこなっている場合、在庫数の数え間違いや、発注・受注ミスなどが発生するリスクがあります。在庫管理ソフトを活用すれば、在庫情報をデータ化してシステム上で管理できるようになるため、業務の効率化や人的ミスの防止につなげることが可能です。

在庫管理ソフトには、主にパッケージ型とクラウド型の2種類があります。パッケージ型はPCやスマホといった端末にソフトウェアをインストールして使用するタイプです。一方、クラウド型は端末にソフトをインストールせず、インターネット環境を利用して使用するタイプです。 また、機能もシステムによって異なるので、自社のニーズにあうかどうかをきちんと検討することが大切です。

在庫管理ソフト(在庫管理システム)の機能

ここでは、在庫管理ソフトの主要な機能について詳しく紹介します。

出入庫管理

出入庫管理機能とは、入庫・出庫した商品の名称や個数、日付などの情報を管理する機能です。入庫・出庫に関する処理だけではなく、倉庫での移動指示のできる機能が含まれていることもあります。 在庫管理ソフトに対応したバーコードリーダーを使って商品のバーコードをスキャンすることで、情報を適切に読み取ることが可能です。そのため、出入庫管理機能を利用すれば、人の手で在庫情報を管理する場合と比べて、業務負担やヒューマンエラーの減少が期待できます。

在庫データの見える化

在庫管理ソフトでは、在庫状況を可視化できる機能が搭載されています。システム上で在庫データをリアルタイムで把握できるので、棚卸や受注・発注などの業務をスムーズにおこなうことが可能です。 また、在庫データをさまざまな観点から抽出できるため、在庫数の多い・少ない商品や賞味期限切れの商品などを簡単に把握することができます。

さらに、在庫管理ソフトにはデータ分析機能が搭載されているものもあります。過去の入庫・出庫のデータの推移や現在の在庫状況をもとに分析をおこなうことで、欠品を減らしたり、在庫の過剰を防いだりすることが可能です。

データの入力や出力

在庫管理システムには、外部サービス連携機能が備わってるものもあります。たとえば、在庫管理システムと決済システムや物流システムなどを連携させれば、在庫データの入力・出力処理を減らし、業務を効率化させることができます。また、従業員による手作業による処理も減少するため、ミスの防止にもつながります。

在庫管理ソフトのメリット

ここでは、パッケージ型の在庫管理ソフトのメリットについて詳しく紹介します。

価格が安い

クラウド型の在庫管理システムの場合、システムの導入費用だけではなく、システム利用料ということで月・年単位で運用費用を販売元への支払いが必要なものもあります。 一方、パッケージ型の在庫管理ソフトの場合、一度パッケージを購入してしまえば、運用費用を支払う必要がありません。ただし、サポートを利用する場合などは、費用が発生することもあるので注意が必要です。コストを最小限に抑えたい場合には、パッケージ型のソフトの導入が推奨されます。

利用開始までに時間がかからない

自社にあわせて独自の在庫管理システムを導入する場合、開発に時間を要するため、導入までに数週間〜数カ月の期間を準備しておく必要があることもあります。 一方、パッケージ型の在庫管理ソフトは製品として販売されているので、周辺環境を整備し、PCに購入したソフトをインストールすれば、すぐに利用を始めることが可能です。

Web環境がなくても利用できる

クラウド型のシステムの場合、インターネットを利用するため、Webに接続できる環境を整備する必要があります。また、停電やシステムエラーなどで、インターネットにアクセスできなくなると、システムを利用できない可能性があります。 パッケージ型の在庫管理ソフトでは、専用のソフトをインストールしたPCと周辺機器が接続されていれば、インターネットに接続せずとも利用することが可能です。

そのため、業務用の大きな冷蔵庫や工場など、電波が届かない環境であっても利用できるメリットがあります。

在庫管理ソフトのデメリット

ここでは、パッケージ型の在庫管理ソフトのデメリットについて詳しく紹介します。

別のパソコンから利用できない

クラウド型の在庫管理システムであれば、インターネットに接続できる環境を整備できれば、さまざまな端末から場所を問わずアクセスすることができます。また、同時に複数人でシステムを利用することも可能です。 一方、パッケージ型の在庫管理ソフトの場合、専用のソフトをインストールしたPCのみでしかシステムにアクセスして作業することができません。

そのため、複数の機器でシステムを操作したい場合には、各端末にソフトをインストールして設定をおこなう必要があり、手間や時間がかかったり、端末の管理の負担が増加したりする可能性もあります。

ソフトのバージョンが古くなる

パッケージ型の在庫管理ソフトは購入してインストールすればすぐに利用できるというメリットがありますが、メンテナンスを定期的におこなう手間が発生します。 たとえば、導入したソフトの機能がアップデートされた場合、新しいバージョンの在庫管理ソフトの購入が必要になるかもしれません。バージョンが更新される度にソフトを購入し、端末にインストールし直すと、事務負担が増加する恐れもあります。

パッケージ型の在庫管理ソフトを導入する場合、アップデートへの対応やサポート体制の必要性などを考慮したうえで選定をおこなうことが大切です。

機能のカスタマイズができない

パッケージ型の在庫管理ソフトは、既に開発が完了している製品であり、自社のニーズにあわせて後から機能を追加するなど、カスタマイズをおこなえないことが多いです。そのため、導入する在庫管理ソフトに業務で必要な機能がすべて備わっているかどうかを確認することが大切です。 後から業務フローの変更や機能の追加をおこなう可能性が考えられる場合、パッケージ型の在庫管理ソフトではなく、拡張性の高いクラウド型の在庫管理システムを導入してみるのもよいかもしれません。

複数拠点で在庫管理をするならクラウドサービスがおすすめ

これまでに説明したように、パッケージ型の在庫管理ソフトはコストの低さや利用開始までの期間の短さなどのメリットがあります。しかし、ソフトをインストールした端末でないとシステムを利用できなかったり、自社で機能やバージョンのアップデートへの対応が必要になったりするといったデメリットもあります。 拠点が複数ある場合、パッケージ型の在庫管理ソフトではそれぞれの拠点のデータを統合するまでに時間がかかるなど、上手く業務を効率化できないかもしれません。

インターネット環境があれば場所を問わず使用できるクラウド型の在庫管理システムを導入すれば、リアルタイムでデータを反映して情報を確認できるので、複数の拠点のある企業でもスムーズに在庫管理をおこなうことが可能です。

自社の事業形態に合ったシステムを導入しよう

在庫管理ソフトには、主にパッケージ型とクラウド型の種類があり、それぞれ特徴が異なります。パッケージ型のシステムを導入する場合、求めている機能がすべて搭載されているかどうかが重要なポイントです。また、将来的に機能の拡張などをするかどうかも考慮に入れることが大切です。

クラウド型のシステムの場合、パッケージ型と比べると導入・運用コストがかかる可能性もありますが、柔軟に機能を拡張できたり、複数拠点でもリアルタイムで情報を更新して管理したりすることができます。

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