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在庫管理システムとは?機能やメリット、比較ポイントを徹底解説

在庫管理システム

2023.08.24

2023.08.24

在庫管理を効率化させるためには、在庫管理システムの導入がおすすめです。在庫管理システムにはクラウドタイプやパッケージタイプなど、さまざまな種類があり、自社のニーズにあったものを選ぶことが大切です。 当記事では、在庫管理システムの仕組みや種類、機能一覧、メリット、デメリット、選び方などについてわかりやすく解説します。

在庫管理システムとは

ここでは、在庫管理システムの仕組みや種類、機能一覧について詳しく紹介します。

在庫管理システムの仕組み・特徴

在庫管理システムとは、倉庫や工場などで商品や材料の在庫状況を適切に管理するためのシステムを指します。在庫管理システムを活用することで、適正在庫数を維持でき、企業の経営状況を改善することが可能です。 在庫管理システムはプログラミングやエクセル・スプレッドシートといったソフトを活用して自社で作成することもできますが、開発の難易度が高かったり、リアルタイムで編集・更新ができなかったりするという課題があります。

一方、ベンダーが提供している在庫管理システムは、システム開発の知識がなくても、スムーズに導入することが可能です。ただし、在庫管理システムは、種類や機能がさまざまであるので、自社の規模や課題などに応じて適切なシステムを選定することが大切です。

在庫管理システムの種類

在庫管理システムには、主に下記の種類があります。

  •  ハンディ型
  • パッケージ(ソフト)型
  • オンプレミス型
  • クラウド型 

ハンディ型は、ハンディターミナルと呼ばれる端末でバーコードを読み取ることで在庫管理をおこなうタイプです。小型で携帯性に優れているため、使い方の自由度の高さがメリットです。ただし、専用の端末を用意しなければならないので、導入コストがかかります。また、端末のバッテリー切れに注意する必要があります。 パッケージ型は、在庫管理ソフトを購入し、PCにインストールして使用するタイプです。導入コストが比較的かからず、オフライン状態でも作業できるというメリットがあります。ただし、ソフトをインストールしたPCでしか作業できず、複数人で同時に使用できないので、小規模の在庫管理に向いているタイプだと言えます。

オンプレミス型は、自社の用意するサーバーに在庫管理システムを構築して使用するタイプです。自社の環境に応じてオリジナルの機能を搭載できるというメリットがあります。ただし、開発コストや導入までにかかる時間が大きいため、予算やスケジュールの調整が必要です。 クラウド型は、インターネット環境を活用して使用するタイプです。端末とネット環境が用意できれば、場所を問わず利用できるというメリットがあります。

また、システムのアップデートは販売元によって自動におこなわれるものもあるので、管理コストが減少します。複数拠点で同時に編集することも可能で、情報を一元化してリアルタイムで把握することが可能です。ただし、オンプレミス型と比べると機能が限定的である可能性があるため、自社のニーズに合った機能が備わっているかを確認することが大切です。

在庫管理システムの機能一覧

在庫管理システムにはさまざまな機能があります。基本的な機能は下記の通りです。他にも業種・業態に特化した機能など、システムによって機能の種類は異なるので、システム選定の際には自社に必要な機能を明確にすることが大切です。

機能

説明

在庫一覧管理

商品を登録すると一覧で商品名や数量などの商品情報を表示する

入庫・出庫管理

商品の入庫・出庫時の日付や数量などを記録する

検品管理

入庫・出庫時の伝票と実際の商品の品目・数量が一致しているかを確認する

返品管理

商品の返品が生じたときに在庫数の変更・修正ができる

棚卸管理

システム上のデータと実際の在庫数が一致しているかを確認する

在庫分析

蓄積した在庫に関するデータを分析して経営に役立てることができる

外部システム連携

在庫管理システムと他のシステムを連携して作業・管理することができる

 

在庫管理の課題

ここでは、在庫管理の課題について詳しく紹介します。

需要予測が難しい

在庫管理では適正在庫数を設定し、欠品や余剰在庫が生じないように管理をおこないます。しかし、市場やトレンドの変化などにより、適正在庫数は時期によって異なる場合があります。 そのため、過去のデータを基に将来の需要を予測する必要があります。手書きやエクセルの在庫管理表を利用している場合、過去のデータを抽出して分析するには、時間や手間がかかり困難なこともあります。また、正確な分析ができなければ、正しい需要を予測できず、在庫管理に失敗する可能性もあります。

人的ミスが発生する

人の手で在庫管理する機会が多くなると、それに伴い人的ミスが生じる可能性も高まります。 在庫管理の規模が大きくなると、複数の作業員が必要になります。作業員によって在庫管理のやり方が異なると、品質チェックの基準が曖昧になり、適切な商品を届けられず顧客離れにつながる可能性があります。また、在庫の記録ミスにより、出庫時に目的の在庫を探し出すのに時間がかかってしまう恐れもあります。

在庫管理システムを導入するメリット

ここでは、在庫管理システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

欠品・余剰在庫の減少

適切な在庫管理ができていないと、欠品や余剰在庫が発生し、機会損失やコスト増加につながります。 在庫管理システムのアラート機能を使用して、設定している在庫数を下回ったときに通知される仕組みを採用することで、発注タイミングを逃さず、欠品が生じるのを防止することが可能です。 また、在庫状況を可視化してリアルタイムで把握できるので、保管期間が長期化している在庫を素早く見つけて、余剰在庫を減らし、在庫回転率を高めることができます。

コストの削減

手書きやエクセルなどで在庫管理をおこなっている場合、在庫数のカウントやシステムへの入力など、人の手で作業する機会が必要になります。在庫管理システムを導入すれば、商品のバーコードを読み取るだけで、システムに自動で情報が反映されるため、在庫管理の時間を短縮して人件費を抑えることが可能です。

また、在庫の保管場所をきちんと整理できていないと、管理が煩雑になったり、必要以上に保管スペースが必要になったりして、光熱費や設備費などの管理コストが大きくなります。在庫管理システムのロケーション管理を利用すると、どの場所に何があるのかを簡単に把握できるので、スペースを削減・有効活用し、管理コストを削減できます。

ヒューマンエラーの防止

手作業で業務をおこなう機会が増えるに従って、ヒューマンエラーが発生する可能性は高まります。ミスが生じると、作業効率が低下し、コストの増加や生産性の低下につながります。 在庫管理システムを利用すれば、ハンディ端末を用いて在庫数をカウントし、自動的にシステムに反映されるため、在庫の入力ミスや数え間違いなどを防ぐことが可能です。

在庫データをもとに経営改善につなげられる

在庫管理により適正在庫を保つためには、過去のデータを分析して需要予測をおこなう必要があります。 在庫管理システムを活用することで、複数の拠点があったとしても、在庫データを可視化して一元管理し、蓄積させることが可能です。また、在庫分析の機能を使用することで、リアルタイムの売上や利益を把握することが可能になるため、キャッシュフローなど経営状況の改善につなげることができます。

在庫管理システムを導入するデメリット

ここでは、在庫管理システムを導入するデメリットについて詳しく紹介します。

導入・運用コストがかかる

手書きやエクセルなどで在庫管理表を作成して在庫管理をおこなっている場合、システムの導入・運用コストがほとんどかからないというメリットがあります。一方、在庫管理システムを導入する場合、導入・運用コストがかかるため、導入に躊躇してしまう方もいるかもしれません。 在庫管理システムを導入する前後での費用対効果を検証することで、システムが必要かどうかの判断をおこなうことができます。

システムの導入・運用コストよりも、システム導入により削減されるコストのほうが大きい場合には、システムの導入が推奨されます。

社内教育が必要

普段業務で使用しているツールで在庫管理をおこなう場合、従業員は操作に慣れているので、スムーズに業務を進めることができるかもしれません。しかし、在庫管理システムを導入する場合、使いこなすまでに時間がかかり、社内教育が必要になることもあります。 在庫管理システムの導入により新しい業務フローに変更され、従業員のモチベーションの低下につながることもあるので、使い方やメリットなどを説明して、あらかじめ現場の従業員の理解を得ることが大切です。

また、操作マニュアルやシステムに関する問い合わせ先を共有しておくと、導入から運用までを円滑にすることができます。

システムエラーが生じる可能性がある

在庫管理システムの種類にもよりますが、停電や災害などにより、ネットワークやシステムの故障・エラーが生じると、システムを使用できなくなる可能性があります。 在庫管理システムが急に使用できなくなると、業務がストップしてしまい、生産性の低下を招きます。

そのため、緊急マニュアルの用意やシステム故障時の問い合わせ先の周知など、故障・エラーが発生した場合の対策をきちんと準備しておくことが大切です。

在庫管理システムを比較・選定する際のポイント

ここでは、在庫管理システムを比較・選定する際のポイントについて詳しく紹介します。

自社の業種・業界に特化した機能があるか

まずは自社の規模や在庫管理の課題の観点から、在庫管理システムに必要な機能を明確にしましょう。また、自社の業種や業界に特化した機能があると、より便利に使いこなせるかもしれません。 たとえば、ECサイトを複数運営している場合、店舗間の在庫データを自動更新できる在庫連携機能があると、業務を効率化し、機会損失を防ぐことが可能です。

また、物流倉庫や製造業などでは、在庫管理だけではなく、商品や材料がどこに配置されているのかを確認できる倉庫管理機能の搭載しているシステムを導入するのがおすすめです。

機能のカスタマイズが必要かどうか

在庫管理システムの種類によって、機能の拡張のしやすさは異なります。たとえば、パッケージ型やオンプレミス型のシステムの場合、後から機能を追加するには、買い替えをしなければならないこともあります。一方、クラウド型のシステムの場合、後から機能を付け足すには、料金プランを変更したり、オプションサービスを利用したりすることになります。

まずは後から機能のカスタマイズが必要かどうかを明確にしましょう。機能のカスタマイズが必要かどうかわからない場合、複数のプランを提供しているなど、拡張性に優れているシステムを導入するのがおすすめです。

サポート体制の充実度

在庫管理システムを利用していると、故障やエラーが起こる可能性があります。システムに詳しい人材を用意できる場合は、自社に問い合わせ窓口を設置することで問題を解消できるかもしれません。 一方、システム故障時に自社で対応できない場合は、ベンダーサポートを利用することになります。24時間365日サポートなど、充実したサポート体制があると、安心して在庫管理システムを使用することが可能です。

セキュリティ対策は十分か

在庫管理システムでは、商品や在庫、売上、顧客といった重要な情報をまとめて管理できます。セキュリティ対策が十分でないと、外部に情報が漏れてしまい、企業の信頼性の低下につながりかねません。 セキュリティに不安を感じている場合、セキュリティに強みのあるシステムを導入するのがおすすめです。また、セキュリティを強化するためのアクセス権限やログ管理などの機能が搭載されているかも確認しましょう。

他のシステムと連携できるかどうか

在庫管理システムには外部サービス連携機能が搭載されているものもあります。在庫管理システムと会計ソフトやPOSレジ、決済システムなどと連携させることで、データの連携がしやすくなります。そのため、自社の既存のシステムと連携できるかどうかを確認しておくことも重要です。

自社のニーズにあった在庫管理システムを導入しよう!

在庫管理システムにはさまざまな種類があり、システムによって機能も異なります。在庫管理システムを活用すれば、生産性の向上やコストの削減、ヒューマンエラーの防止が期待できます。 在庫管理システムを選ぶ際には、自社の課題を明確にし、必要な機能の搭載されたシステムを選びましょう。また、機能の拡張性やサポート体制、セキュリティ対策などにも注意してニーズにあったシステムを選定することが大切です。

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