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備品の在庫管理方法は?スムーズにおこなう方法も詳しく解説

在庫管理システム

2023.08.24

2023.08.24

備品の在庫管理がうまく進まないと、業務が止まったり、顧客満足度が低下したりする可能性があります。 この記事では、備品の在庫管理で悩んでいる人に向けて、備品の在庫管理方法やスムーズにおこなうコツを紹介します。

備品の在庫管理における5つの課題

備品の在庫管理においては、在庫切れや過剰在庫が発生する、在庫管理の方法が統一されていない、保管場所が最適化されていない、といった課題を抱えることが多いでしょう。以下、それぞれの課題について簡単に紹介します。

1. 在庫切れや過剰在庫の状態が発生する

在庫切れや過剰在庫の状態が発生することは、在庫管理における大きな課題です。在庫切れの状態になると、必要な備品が使えず、業務がスムーズに進まないケースもあります。飲食店や店舗の場合は、機会損失や顧客満足度の低下につながる可能性もあるため注意しなければなりません。

逆に過剰在庫の状態が発生すると、備品を使いきれず、保管している間に品質が劣化してしまうこともあります。備品の種類や数量が増えすぎて管理スペースを圧迫したり、管理の手間がかかったりするケースもあるでしょう。

2. 在庫管理の方法が部署によって異なる

在庫管理の方法が社内で統一されていないことも課題の一つです。部署や担当者ごとに備品を注文し、バラバラに管理していることが原因で、在庫が余ったり、業務が非効率になったりするケースもあるでしょう。無駄な経費の発生にもつながるため、社内で在庫管理の方法を決めておくことが大切です。

3. 保管場所が最適化されていない

保管場所が最適化されておらず、備品管理に手間がかかるという課題もあります。社内や店舗内に保管スペースを確保できず、別の場所に倉庫を借りているという企業もあるかもしれません。離れた場所まで備品を取りに行く必要があり、業務がスムーズに進まないだけでなく、保管スペースの整理や備品管理がおろそかになるケースもあるでしょう。

4. 購買管理のフローが決まっていない

購買管理のフローが決まっていないことも、備品の在庫管理における大きな課題です。誰の承認を取ればよいかわからない、承認のフローが複雑すぎる、といった状態では、備品を購入するまでに時間がかかってしまいます。新しく備品を購入したときの数量や種類の管理方法が決まっていないことで、在庫が散乱してしまうことも課題の一つです。

5. 人的ミスが発生しやすい

備品の在庫管理は、人的ミスが発生しやすい業務です。アナログ的な作業では丁寧に進めていても、ミスの発生を完全に防ぐことは難しいでしょう。発注漏れや伝達ミスなどにより、備品切れや過剰在庫が発生することもあります。物品管理システムなどもうまく活用しながら、人的ミスの発生を防止しましょう。

備品の在庫管理方法

備品の在庫管理をおこなうときは、さまざまな工夫が必要です。ここでは、在庫管理をスムーズに進める方法を紹介します。

1. カンバン方式を採用する

カンバン方式とは、備品の発注に関する情報を記載した用紙(カンバン)を使って、在庫切れを防止する方法です。たとえば、在庫が残り3箱になったタイミングで発注するというルールの場合は、最後から数えて3箱目にカンバンを付けておきます。

その箱を使ったときは、カンバンを外して発注担当者へ渡したり、発注ボックスへ入れたりします。カンバン方式を採用すれば、発注すべきタイミングを可視化して社内で共有できるため、在庫切れを防止できるでしょう。

2. 物品管理システムを活用する

物品管理システムを導入すれば、より効率よく在庫を管理できます。物品管理システムとは、社内や店舗で使用する備品の種類や数量を入力して、一元管理するためのツールです。 一般的な物品管理システムには、在庫数をまとめて一覧表示する機能、入庫や出庫の状況を管理する機能、発注漏れや在庫切れを防止する機能などが搭載されています。

バーコードやQRコードを読み取るだけで備品情報を登録できるシステムも多く、管理の手間はかかりません。うまく活用することで、在庫管理に関する業務を大幅に効率化でき、生産性の向上を期待できるでしょう。

備品の在庫管理をスムーズにおこなう方法

備品の在庫管理をおこなうときは、管理担当者を決める、ルールを決めて周知する、定期的な棚卸を実施する、一括管理をおこなう、といったポイントを意識しましょう。それぞれのポイントの詳細は以下のとおりです。

1. 管理する担当者を決める

備品の在庫管理をスムーズにおこなうためには、担当者を決めておくことが重要です。さまざまな部署や担当者がバラバラに備品管理をおこなうと、全体の在庫状況を把握できず、在庫切れや過剰在庫が発生しやすくなります。 在庫管理に関する業務を取りまとめる担当者を決めておくことで、無駄のない発注や保管スペースの適正な管理が可能となるでしょう。

在庫の種類や数量が多い場合は、複数の担当者を指定しても問題ありませんが、責任者やリーダーを決めておくことは必要です。それぞれのメンバーの役割なども明確にしておきましょう。

2. ルールを決めて周知する

入庫や出庫、発注フローなどのルールを決めて、関係者全員に周知しておくことも大切です。せっかく管理担当者を決めても、発注のルールや承認フローが不明確では、在庫管理をスムーズに進めることはできません。備品の種類や保管スペースの状況に合わせて、適切なルールを定めて共有しておきましょう。

わかりやすいマニュアルを作成しておくのもよい方法です。発注のルールや承認フローをまとめたマニュアルがあれば、業務の属人化を防止できます。担当者が休みの日や交代する際に困ることもありません。

3. 定期的な棚卸を実施する

備品の在庫管理をスムーズにおこなうためには、定期的に棚卸を実施することも重要です。棚卸とは、保管スペース内にある備品の数量や品質を把握する作業を意味します。保管スペースの状況は入庫や出庫などにより常に変動するため、定期的に棚卸を実施して、最新の状況を把握しておくことが大切です。 棚卸は、年に1回、月に1回などと実施頻度を決めておくとよいでしょう。

在庫切れが多い備品については発注のタイミングを見直す、過剰在庫になっている備品については仕入れ量を減らすなど、棚卸の結果を見ながら管理方法を修正することで業務上の無駄を排除できます。

4. 一括管理をおこなう

一括管理をおこなうことも、備品の在庫管理を効率化する重要なポイントです。備品の置き場が複数あると、数量や種類の把握に手間がかかります。できる限り保管スペースをまとめ、一箇所に備品を集めておくと、スムーズに管理できるでしょう。 備品に関するデータを一括管理することも重要です。物品管理システムや表計算ソフトなどを活用して情報を一元管理することで、残り数量の把握や発注をスムーズに進められます。

備品の在庫管理を効率化して業務の無駄を減らそう

今回は、備品の在庫管理に関する課題や、スムーズに管理する方法などを紹介しました。備品管理の方法が適正化されていないと、発注漏れや在庫切れが発生しやすくなります。業務がストップしたり、機会損失につながったりするため、便利なシステムなども活用しながら、うまく進めていきましょう。 

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