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在庫管理を見える化するメリットや方法をわかりやすく解説

在庫管理システム

2023.08.24

2023.08.24

在庫管理は、会社や店舗における手間のかかる業務の一つです。倉庫にある在庫をうまく整理できず、発注ミスや発注漏れが発生するケースもあるでしょう。 この記事では、在庫管理を見える化することで、業務を効率化する方法を紹介します。また、見える化のメリットについても押さえていきましょう。

在庫管理の見える化とは

在庫管理における見える化とは、在庫の数量や状況を誰でも簡単に把握できるような状態にすることです。倉庫内の物品をわかりやすく整理したり、数量を把握してシステムに入力したりすることは、在庫を見える化する手段といえるでしょう。

在庫管理の見える化は現場と情報の両面から進めることが大切

在庫管理の見える化においては、現場と情報の2つの側面から進めることが大切です。倉庫内や冷蔵庫内といった現場では、棚を整理したり、ラベリングしたりすることで在庫管理を効率よく進められます。情報の見える化においては、物品の数量や製造日、消費期限などをシステム上にまとめておくことで、発注ミスや廃棄ロスを減らせるでしょう。

在庫管理を見える化する4つのメリット

在庫管理を見える化するメリットとしては、在庫切れや過剰在庫を防げる、保管場所の省スペース化を図ることができる、発注業務を効率化できる、業務の属人化を防止できる、といったことが挙げられます。それぞれのメリットについて、詳しくチェックしておきましょう。

1. 在庫切れや過剰在庫によるロスを防止できる

在庫切れや過剰在庫を防げることは、在庫管理を見える化する大きなメリットです。在庫切れが発生すると、せっかく注文が入っても商品を提供できず、機会損失につながったり、ユーザー満足度の低下を招いたりします。

逆に在庫が過剰になると、保管している間に商品の品質が低下する、廃棄ロスによる無駄が発生する、といったケースもあるでしょう。在庫が増えすぎて、倉庫の整理に手間がかかることも大きな問題です。在庫管理を見える化しておけば、在庫の数量や品質をうまくコントロールし、在庫切れや廃棄ロスを減らせるでしょう。

2. 保管場所の省スペース化を図ることができる

保管場所の省スペース化を図ることができる点も、在庫管理を見える化するメリットの一つです。在庫管理を見える化する際は、保管場所の棚の整備や物品の整理を実施するため、限られたスペースを有効活用できます。整理整頓することで、より多くの物品を保管したり、別の用途に使用したりできるケースもあるでしょう。

3. 発注業務を効率化できる

在庫管理の見える化は、発注業務の効率化にもつながります。在庫の種類や数量を一元管理して簡単にチェックできる状態にしておけば、わざわざ保管場所を確認して発注するような手間はかかりません。担当者が目視で物品の数量を把握する必要もなくなるため、発注ミスや発注漏れも防止できるでしょう。

4. 業務の属人化を防止することができる

属人化を防止できることも、在庫管理を見える化するメリットの一つです。誰が見ても在庫状況をすぐに把握できる状態にしておけば、発注業務や在庫管理業務を分担しておこなえます。担当者がいなくて困るといった状況も防げるでしょう。担当者が交代するときの引き続きもスムーズに進みます。

在庫を見える化する方法

在庫を見える化するためには、システムの導入や棚札の使用など、さまざまな工夫が必要です。ここでは、在庫を見える化する方法を詳しく解説します。

1. 在庫管理システムを使う

在庫管理システムを利用すれば、在庫を簡単に見える化できます。一般的な在庫管理システムには、在庫の種類や数量を登録できる機能、物品の発注や使用を管理できる機能、棚卸の情報を記録して分析する機能などが搭載されています。在庫状況を一覧で確認したり、簡単に情報共有できたりするため、在庫管理に関する業務を大幅に効率化できるでしょう。

アナログ的な管理と比較すると、在庫切れや発注ミスの防止にもつながります。導入するための費用はかかりますが、業務効率化や廃棄ロスの削減を期待できるため、長期的な視点で考えるとコストパフォーマンスはよいでしょう。

2. 棚札を使って在庫管理をする

棚札を使って在庫を見える化する方法もあります。棚札とは、物品の名称や型番、入荷日や担当者名などの情報が記載された紙のことです。在庫を整理したうえで棚札を置いておけば、保管場所や残りの数量をスムーズに把握できます。 在庫の種類が少ない場合は、表示がなくても管理できるかもしれませんが、種類が増えてくると保管場所の把握に時間がかかるため、棚札を付けておくと効率よく管理できるでしょう。

ただし、記載ミスなどがあると、現場が混乱してしまうため注意が必要です。

3. Excelなどで在庫管理表を作成する

Excelなどを使って在庫管理表を作成することも、見える化の方法の一つです。在庫管理表とは、保管している物品の種類や数量などをまとめておく表のことです。入庫や出庫の際に数量を更新していくことで、在庫状況を正確に把握できます。 先ほど紹介した棚札と組み合わせて使用すると、効率よく在庫管理できるでしょう。

ただし、ファイルの共有がしにくい、入力ミスや入力漏れが発生しやすいなどのデメリットもあるため注意が必要です。在庫管理表と倉庫内の数量が異なり、確認の手間がかかるケースもあるため注意しましょう。

在庫の見える化の効果を最大化するポイント

在庫管理を見える化するときには、5Sを徹底する、管理記録を残して分析する、といったポイントを意識しましょう。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1. 在庫管理の「5S」を徹底する

在庫管理の5Sとは、整理と整頓、清掃、清潔、しつけという5つの要素のことです。それぞれの頭文字が「S」であるため、5Sと呼ばれます。在庫を見える化するときは、保管場所に置いてある棚や物品を整理整頓しなければなりません。散らかった状態では、在庫の位置や数量を把握するのに時間がかかるだけではなく、発注ミスにもつながります。 定期的に清掃をおこない、清潔な状態に保つことも大切です。保管場所を清潔にしておくことは、在庫の品質を確保することにもつながります。

さらに、整理と整頓、清掃、清潔という状態をキープできるよう、しつけや教育を実施することも重要です。保管場所の状況は入庫や出庫により常に変動するため、整理された状況を継続できるよう、ルールを決めて管理していきましょう。

2. 在庫管理の記録を残して傾向を分析する

在庫を見える化するなら、管理記録を残して分析することも大切です。在庫管理の記録には、物品ごとの入庫数や出庫数、廃棄数などを記載しておきましょう。 正確な数値を把握しておけば、仕入れ量の適正化や廃棄ロスの削減を実現できます。

たとえば、廃棄ロスが多い商品については、余ってしまった原因を追求したり、仕入れ量を減らしたりするなどの対策を講じることが可能です。

在庫管理を見える化して発注業務を効率化しよう

今回は、在庫管理を見える化するメリットや方法を紹介しました。在庫管理を見える化することで、在庫切れや廃棄ロスを減らせる、発注業務を効率化できる、業務の属人化を防止できるなどのメリットを得られます。在庫管理システムを活用することで、簡単に見える化を実現できるため、ぜひ導入を検討してみてください。 

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