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在庫管理にバーコードを使うメリットや仕組みを徹底解説

在庫管理システム

2023.08.24

2023.08.24

近年、在庫管理の効率化・適正化のためにバーコードやQRコードを使って在庫管理をする企業が増えてきています。バーコードやQRコードを使った在庫管理にはメリットが多い反面、デメリットもあるため、特徴をよく理解してから検討しましょう。本記事では、バーコードやQRコードによる在庫管理の仕組みや、メリットとデメリット、バーコードやQRコードを読み取る端末の種類やシステムの選び方を解説します。

バーコードやQRコードでの在庫管理の仕組み

バーコードとは、バーコードシンボルと呼ばれる線で表した符号のことです。 バーコードリーダーという端末を使ってバーコードをスキャンすると、そこに登録されたデータを読み込むことができます。 一方のQRコードは、縦線と横線の両方で構成された符号のことです。

バーコードよりもより複雑な構成になっていることから、格納できるデータ量も多いところが特徴で、二次元バーコードとも呼ばれています。 バーコードに比べると、360度どの方向からでも読み取りができたり、汚れや汚損に強いというメリットがあったりするため、バーコードからQRコードを使った在庫管理に移行する企業も増えています。 製品にバーコードやQRコードを貼り付けておけば、コードの特性を活用することで、在庫管理の手間と時間を大幅に省くことが可能です。

在庫管理にバーコードやQRコードを使うメリット

在庫管理にバーコードやQRコードを使うと、以下のようなメリットがあります。

正確かつ迅速に在庫管理をおこなえる

店舗のレジなどにバーコードリーダーやQRコードリーダーを導入し、在庫管理システムと連携させれば、商品をスキャンしただけで自動的に在庫の状態がシステムに反映されます。 わざわざ手作業で確認しなくても、在庫管理システムをみるだけで現在の在庫状況をチェックできるため、必要に応じてすばやく発注できます。 棚卸しにかかる手間と時間を省けるところも、バーコード、QRコードならではのメリットです。

在庫の場所を簡単に確認できる

広い倉庫に多種多様な商品を保管している企業の場合、目当ての商品を探すのにかなりの時間と手間がかかってしまいます。 バーコードやQRコードに在庫の保管場所に関するデータを格納しておけば、どこに何があるのか一目で確認できるようになるため、発注に応じてすばやく在庫を出荷することが可能です。

業務の属人化を防げる

紙やExcelを使った在庫管理では、日付や品名、品番、棚番、入庫数、出庫数、在庫数など、さまざまな項目を記入しなければなりません。 そのため、初めて在庫管理をおこなう時はどこに何を記入するのか、基本的な書き方を押さえておく必要があります。

一方、バーコードやQRコードの読み取りはとても簡単で、専用のリーダーを使ってコードをスキャンするだけです。 現場担当者以外の人間でも簡単に在庫管理をおこなえるようになるため、業務の属人化を防げます。

ヒューマンエラーを防止できる

商品を手作業でチェックし、紙またはExcelに入力する作業では、商品の数え間違い、データの読み違い、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しがちです。 バーコードやQRコードの場合、スキャンで読み込んだデータがそのままシステムに反映されるため、手作業によるミスを防止することができます。 入出庫作業においても、入荷や出荷データと異なる作業をおこなうとシステムエラーが発生する仕組みになっているため、誤入荷、誤出荷を未然に防ぐことができます。

在庫管理にバーコードやQRコードを使うデメリット

在庫管理にバーコードやQRコードを使う際、気を付けたいポイントを紹介します。

システムの導入費がかかる

バーコードやQRコードを使った在庫管理をおこなうには、コードリーダーやPOSレジ、在庫管理システムなどを新たに導入する必要があります。 とくにシステムに関しては、初期費用だけでなく月々のシステム利用料やメンテナンス費用などの維持費がかかるため、手作業で在庫管理をおこなう場合に比べると毎月のコストは増加します。

ただ、バーコードやQRコードを利用して在庫管理をおこなうと業務効率が向上するため、生産性の向上および人件費の削減につながります。 長く使えば使うほど、初期投資以上のコスト削減を期待できるため、長い目でみれば費用面でのメリットは大きいといえるでしょう。

バーコード、QRコードの貼り付け作業が必要

製品にJANコードやEANコードといった流通用バーコードが印字されていない場合、自社でバーコードまたはQRコードを発行し、製品に貼り付ける作業が必要になります。 在庫が多い場合、貼り付け作業だけでかなりの手間と時間がかかってしまうところが難点です。 ただ、商品一つひとつにコードを貼り付ける必要はありません。

たとえば、保管棚などに、その棚に保管している商品のデータを登録したコードを貼り付けて管理するなどの方法もあります。 商品一つひとつにコードを貼り付けた場合のように、リアルタイムに在庫状況を反映することはできませんが、すべて手作業で管理するよりは手間と時間を省けます。

システム導入のための教育や指導が必要

バーコードやQRコードによる在庫管理を始める際は、あらかじめ従業員に必要な教育や指導をおこなわなければなりません。 コードリーダーの使い方そのものはさほど難しくありませんが、システムを使った在庫状況のチェック方法や、エラーが起こった場合の対処方法などは、新たに教える必要があります。 システム導入時にマニュアルを作成して従業員に配布する、システム研修会を開くなどの対策を講じておけば、比較的スムーズに現場に馴染ませることができるでしょう。

何かあった時の窓口として、専任の担当者を任命するのも一つの方法です。

バーコードやQRコードを読み取る端末の種類

バーコードやQRコードを読み取る端末の種類は大きく分けて2つあります。 それぞれにメリット、デメリットがあるので、ニーズに合わせて最適なものを選びましょう。

ハンディーターミナル

ハンディーターミナルとは、データの読み取りや入力などを手軽におこなえる携帯端末のことです。 ワイヤレスになっているので、現場に持ち込んで商品のバーコードやQRコードをすばやく読み取ったり、データ内容を確認したりすることができます。 専用機なので読み取りスピードが速いうえ、衝撃や気温差に強い頑丈な作りになっているところが特徴です。

ただ、端末のコストが割高なので、初期投資費用がかさみやすいところがネックです。

スマートフォンやタブレット

スマートフォンやタブレットに専用のアプリをインストールすれば、ハンディーターミナルと同じような機能を付与することが可能です。 ハンディターミナルに比べて値段が安く、かつ、ほかの用途にも使えるところが利点です。 一方で、ハンディターミナルに比べると読み取り速度や堅牢性が劣るというデメリットがあります。

バーコードやQRコードを使う在庫管理システムの選び方

バーコードやQRコードを使用して在庫管理をおこなう場合、専用のシステムを導入する必要があります。 在庫管理システムは複数存在しますが、まずはバーコード、QRコードでの在庫管理に対応しているかどうかをチェックすることが大切です。 また、同じ在庫管理システムでも、備わっている機能の種類は異なります。 自社の業種や業務内容と照らし合わせて、必要な機能が備わっているかどうかをきちんと確認しておきましょう。

もちろん、初期投資費用や維持費といったコスト面を考慮することも大切です。 バーコードやQRコードを使った在庫管理は、上手に活用すればコスト減につながりますが、初期投資にかかる費用が大きくなりすぎると経営が苦しくなるかもしれません。

また、維持費はシステムを利用し続ける限り、継続的にかかるものなので、あらかじめ予算を決め、その範囲内におさまるシステムを選択した方がよいでしょう。

バーコードやQRコードを使えば在庫管理が楽になる

バーコードやQRコードを使って在庫管理をおこなうと、手作業による商品数の確認、データ入力などの手間を省けるため、業務の効率化につながります。 また、数え間違いや入力ミスといったヒューマンエラーや作業の属人化を防げるなど、多くのメリットがあります。 一方で、コードの貼り付け作業が必要になる、初期投資や維持にコストがかかるなどのデメリットもあるため、コードの活用方法や予算などを考えながら導入を検討しましょう。

また、バーコードやQRコードによる在庫管理には専用のシステムが必要になります。 システムごとに機能や価格に違いがあるので、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。

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