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飲食店における在庫管理の手順やポイントを徹底解説

在庫管理システム

2023.08.24

2023.08.24

在庫管理は、飲食店における重要な業務の一つです。在庫管理をおろそかにすると、食材の廃棄ロスが増加したり、利益率が低下したりするため注意しましょう。 この記事では、在庫管理に課題を感じている方に向けて、飲食店における在庫管理の手順やポイントについて詳しく解説します。

飲食店の在庫管理に関するよくある課題

飲食店の在庫管理では、食材や調味料の廃棄ロス、冷蔵庫内での在庫管理、発注漏れや発注ミスなどの課題が頻発します。それぞれの課題について詳しくみていきましょう。

1. 食材や調味料の廃棄ロス

食材や調味料の廃棄ロスは、在庫管理における大きな課題です。食材の種類や数量が多く、目視で数えにくいこともあり、気づかないうちに賞味期限が切れてしまうケースも多いでしょう。 せっかく仕入れたのに廃棄する数量が多いと、利益が下がってしまいます。フードロスを削減することは社会的な課題でもあるため、積極的に取り組むことが重要です。

2. 冷蔵庫内での在庫管理

冷蔵庫内の在庫管理は、低温の環境下での作業になるため、従業員に大きな負担がかかります。丁寧にカウントしようと思っていてもミスや見落としが発生したり、従業員が体調を崩したりするケースもあるでしょう。負担が大きすぎると、従業員の満足度低下や早期離職につながる可能性もあります。

3. 発注漏れや発注ミスの発生

発注漏れや発注ミスも、在庫管理における課題の一つです。伝達ミスや伝票の書き間違いなど、人間がおこなう作業においてミスを完全に防止することは難しいでしょう。発注した数量と入荷された数量が異なる、在庫の数と帳簿の数字が合わない、といった問題が発生し、確認や修正に手間がかかるケースもあります。

4. 在庫管理に割ける時間や人手不足

在庫管理を丁寧に進めたいけれど、時間や人手が足りないという課題を抱えている飲食店もあるでしょう。調理や接客などで手一杯になってしまい、在庫管理に時間を割けないケースもあります。その結果、前述のような廃棄ロスや発注ミスが連鎖的に発生してしまうことも大きな課題です。

飲食店における在庫管理の手順

飲食店における在庫管理は、次のような手順で実施しましょう。

1. 在庫状況を把握して分析する

倉庫や冷蔵庫の中に、どのくらいの食材や調味料があるかを把握しましょう。数量を正確に把握しておくことで、仕入れ量を調整し、廃棄ロスを削減できます。 消費期限や賞味期限を確認しておくことも大切です。期限が過ぎた食材を使用すると、料理の味が悪くなるだけではなく、人体に悪影響が出てしまう可能性もあります。飲食店の信頼性が低下してしまうため、十分に注意しましょう。

2. 仕入れ量を適正化する

在庫状況を把握したら、仕入れ量を適正化しましょう。余っている食材や調味料は、仕入れ量を減らすべきかもしれません。季節や天気、予約状況、イベントの有無など、さまざまな要素を考慮しながら、仕入れ量を決めることが重要です。とくに、保存しにくい生ものは、数日で使い切ることができる量を予測しながら仕入れるようにしましょう。

3. 在庫管理のルールを作成する

在庫管理のルールを作成しておくことも重要です。仕入れをおこなう曜日や時間、消費期限を確認するタイミングなどを決めておきましょう。適正な仕入れ量の決め方を、わかりやすくまとめておくことも大切です。 たとえば、季節や天気ごとの仕入れ量をルール化しておけば、在庫管理の担当が変わるときでもスムーズに引き継げます。発注ミスや発注漏れなども防止できるでしょう。

4. 定期的な棚卸により在庫状況を確認する

棚卸とは、在庫の数量や賞味期限を確認する作業のことです。在庫量は常に変動するため、定期的に棚卸を実施して、正確な情報を把握しなければなりません。週に1回、月に1回など、ルールを決めて実施しましょう。

飲食店が在庫管理をおこなう方法

飲食店で在庫管理をおこなうときは、Excelで作成した在庫管理表や在庫管理システムを利用するとよいでしょう。以下、それぞれの方法について詳しく解説します。

1. Excelで在庫管理表を作る

Excelを活用すれば、コストをかけずに在庫管理表を作成できます。インターネットで検索すればフォーマットも入手できます。 ただし、無料のフォーマットは入力方法がわかりにくかったり、カスタマイズしにくかったりするケースもあります。数値を確認したり、様式をカスタマイズしたりする際、多少はExcel関数の知識が必要なことにも注意しましょう。

2. 在庫管理システムを活用する

在庫管理システムとは、食材や調味料の数量などを一元管理できるツールのことです。商品のバーコードを読み込むだけで、情報を入力できるシステムもあります。誰でも使いやすい設計になっているため、業務を大幅に効率化できるでしょう。

飲食店で在庫管理を実施するときの4つのポイント

飲食店で在庫管理をおこなうときは、発注のタイミングを固定する、冷蔵庫内でおこなえる在庫管理方法を選ぶ、定期的な棚卸で仕入れ量を見直す、在庫の保管場所を固定する、といったポイントに注意しましょう。

1. 発注のタイミングを固定する

在庫管理をおこなうときは、発注のタイミングを固定することが重要です。発注する曜日や時間を決めておき、事前に決めておいたルールに従って発注すると、仕入れに関するミスや漏れを防止できるでしょう。 また、発注担当者を決めておくことも大切です。大規模な飲食店で仕入れ量が多い場合は、複数人でおこなうのもよいでしょう。必要に応じてダブルチェック体制を整えておくと発注ミスを防止できます。

2. 冷蔵庫内でおこなえる在庫管理方法を選ぶ

冷蔵庫内でおこなえる在庫管理方法を選ぶことも重要なポイントです。前述のとおり、冷蔵庫内での作業は従業員の負担が大きいため、できるだけスムーズに在庫管理できるシステムを導入するとよいでしょう。スマートフォンアプリと連携できる在庫管理システムであれば、冷蔵庫内の在庫状況をスムーズにチェックすることができます。

3. 定期的な棚卸で仕入れ量を見直す

状況に応じて仕入れ量を見直すことも、在庫管理におけるポイントの一つです。在庫管理や発注に関するルールを決めておくことは大切ですが、ルールに縛られる必要はありません。 適正な仕入れ量は、季節や流行などによって大きく変動します。これまでのルールで問題ないのか、定期的に棚卸を実施して在庫状況や仕入れ量を見直すようにしましょう。

4. 在庫の保管場所を固定する

在庫の保管場所を固定しておくことも大切です。食材を置く場所が定まっていないと、探すのに時間がかかるだけではなく、発注漏れや廃棄ロスの増加につながります。肉や魚、野菜など、種類ごとに分類しておくとよいでしょう。

在庫管理を適正化して飲食店の業務を効率よく進めよう

今回は、飲食店における在庫管理の課題や、在庫管理をうまく進めるためのポイントを紹介しました。在庫管理や発注に関するルールを決めておくことで、飲食店における業務を効率化でき、発注漏れや発注ミスの防止につながります。便利な在庫管理システムなども活用しながら、丁寧に進めていきましょう。

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