まずはおさらい！グループウェアとは？

グループウェアとは、各種コミュニュケーションツールやスケジュール管理、プロジェクト管理など社内業務を効率化する機能がパッケージ化されたシステムです。 グループウェアを活用することで、社内の人間が同一のシステムにアクセスすることができるようになり、情報共有がスムーズになります。さらに、ペーパーレスにもつながり、コストやスペースの削減にもつながります。 

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どっちが自社に最適？クラウド型オンプレミス型の比較

グループウェアは、クラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。それぞれにメリット・デメリットがあるので自社に合ったシステム形態を選択する必要があります。ここでは、そんなオンプレミス型とクラウド型のシステムの特徴を紹介します。

オンプレミス型の特徴

オンプレミス型のグループウェアの場合、自社サーバーにインストールして利用します。 導入の際には、カスタマイズを自由におこなうことができ、自社の環境に即したアプリケーションを用意することができます。

また、ほかのシステムとも連携をしやすく機能の拡張性が高いです。さらに、自社サーバによる運用であるためオフラインに強く、インターネットを経由しないので情報漏洩のリスクは比較的少ないといえます。

一方で、サーバの設置や環境構築などといった初期費用や、導入後のサーバーのメンテナンスやOSの保守期限更新、バージョンアップに伴うコストが発生するので注意しましょう。

クラウド型の特徴

インターネット環境があれば利用することができるのがクラウド型グループウェアです。 PCでもスマートフォンでも、インターネットに接続できる端末さえあればどこにいても利用できるといった利便性があります。

また、アカウントを発行すれば即日で使用開始できるものもあり、導入が簡単であることもメリットの1つです。 さらに、システムのメンテナンスやバージョンアップは提供会社が追加費用無しで自動でおこなってくれるため、自社に技術者がいなくても安心して運用していくことができます。

一方、サービス提供会社の都合でシステムの仕様や機能が変化することもあり、自社に合わせた運用が難しい場合もあるので注意が必要です。

クラウド型グループウェアを選ぶ際のポイント

グループウェアはコミュニュケーションの活性化や迅速な情報共有が目的とされています。そのため、近年では時間や場所を選ばずに利用することができるクラウド型のグループウェアが注目が集まっています。 ここでは、実際にクラウド型のグループウェアを選ぶ際にどういった点を確認しておくべきかといったポイントについて紹介していきます。システムを選択する際の参考にしてみてください。

費用

クラウド型のグループウェアでは、基本的に月額や年額で利用料を支払います。したがって、定期的に利用料がかかる場合には長期的に利用した場合の見積もりを立てることが重要です。

また、1つのサービスでも利用できる機能によってプランが異なり、利用料も変わってきます。そのため、自社に必要な機能がなにかを明らかにしたうえでプラン選択をする必要があります。自社の長期的な予算とプランを見比べ、自社にとって費用対効果の高いサービスを選べるようにしましょう。

機能

多くのクラウド型グループウェアは、あらかじめ機能が用意されています。ここでは備わっていると便利な機能について紹介しますので、機能を比較する際の参考にしてみてください。

ファイル共有

ファイル共有は、グループやプロジェクトごとに資料をファイリングする機能です。社内のデータを一箇所に集約できるので、情報共有がしやすくなります。 経営者層のみが閲覧可能、管理職以上が閲覧可能、全従業員が閲覧可能といったようにフォルダやファイルごとにアクセス権限を指定できるので、適切に情報を管理することができます。

プロジェクト管理

各プロジェクトの全体スケジュールを管理しながら、各担当者の進捗を閲覧できるのがプロジェクト管理です。管理者だけでなく、プロジェクト参加者なら誰もが使用可能なので、プロジェクトの進行状況の把握・共有が簡単にできるようになります。 プロジェクトの進行に不可欠な情報交換をメンバー間で手軽におこなうこともできるので、マネージャーなどの管理職にとって従来よりもプロジェクトの管理がぐっと容易になります。

スケジュール管理

プロジェクトに携わる従業員全員のスケジュールを確認できます。 この機能を利用することで、ダブルブッキングの防止や会議室の利用に関する連携などが容易におこなえます。そのため、これまでのスケージュール調整にかかる時間を大幅に短縮することができるでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では社内稟議を電子化することができます。 スマートフォンを利用すれば、承認者が出張などの出先でも対応が可能になるため、より効率的に業務を進めることができます。 また、各種申請書が電子化されるので、承認スピードが上がると同時にペーパーレス化にもつながり、コスト削減やエコにもつながります。

チャット機能

チャット機能を利用すれば、リアルタイムでチャットを通じた情報共有やコミュニュケーションをとれます。 電話やメールと異なり、同時に複数の人数でコミュニケーションが取れるため、スピーディーに意志疎通を図ることができます。スマートフォンでも閲覧、書き込みが可能なので、自分がどこにいてもチャットに参加することができます。

Webメール機能

Webメール機能ではグループウェア上でWebメールの確認や作成をすることができます。 クラウド型グループウェアは、自社でサーバーを構築しなくとも大容量のデータ通信が可能なため、オンプレミス型よりも安価にメールの送受信ができます。

自社にあったグループウェアで生産性を向上させよう！

グループウェアは社内の情報共有をスムーズにしてくれるだけでなく、ペーパレスや社内業務の効率化にも期待ができます。 機能と費用のバランスをみて、自社にあったグループウェアを選びましょう。