グループウェアとは何か？わかりやすく解説

グループウェアはメール、スケジュール管理、チャットなどのコミュニケーションツール、ToDo管理、掲示板といったさまざまな機能がパッケージ化されたシステムのことを指します。 Googleアカウントを作成すると、無料でスプレッドシートが使えたりカレンダー機能が使えたり、メールが使えたりするものをイメージするとわかりやすいでしょう。

企業で導入することが多いグループウェアですが、このグループウェアを活用することで、社内のコミュニケーションが活性化したり、資料や情報の共有などを迅速におこなったりすることができ、より業務の効率化を推進することが可能になります。 グループウェアには社内のサーバーにインストールするオンプレミス型と外部のサーバーを利用するクラウド型があり、提供する事業者によっては細かい機能も異なってきます。

グループウェアはしばしばワークフローシステムと混同して捉えられることが多くあるので、それぞれの違いについて知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事：自社に最適なのは？グループウェアとワークフローシステムの違いを比較してみた

グループウェアの市場規模とシェア

そもそもグループウェアは、いまどの程度注目されているシステムなのでしょうか。その市場規模とシェアを見て行きましょう。

グループウェアの市場規模

働く時間や場所を選ばずに利用できるグループウェアは、年々市場規模が拡大していくと見込まれています。

富士キメラ総研社の「ソフトウェアビジネス新市場 2019年版」によると、2023年度にはグループウェアの市場規模は1兆7,550億円まで増えると予測されています。 働き方改革によって、企業は業務の効率化が求められるようになった今日、グループウェアを導入して情報管理を効率よくおこなう必要があります。

また、クラウドで利用できるグループウェアは、導入のハードルが低いことから、オンプレミス型から変更する企業や新規で導入する企業が増えてます。今後もグループウェアへの需要はさらに増えていくといえるでしょう。

グループウェアツールのシェア

グループウェアはさまざまなサービスがありますが、そのなかでどのサービスのシェアが高いのでしょうか。

ノークリサーチ社の「2018年中堅・中小企業におけるグループウェアの導入社数シェアと働き方改革の関連」によると、導入社数シェア1位がサイボウズOfficeとなっています。 第2位は、日本マイクロソフトで、これら2社で全体の36.8％のシェアを占めるかたちとなりました。

ただ、導入社数の増減とサービスの機能や価格の評価は必ずしも一致するとは限りません。 そのため、サービスを選ぶ際は導入社数シェアだけで判断するのではなく、自社に合うものを選ぶことが重要となります。

グループウェアを導入する目的、メリットは？

それでは、「グループウェアを導入したい」となるのはどのようなタイミングなのでしょうか。導入の目的やメリットに注目してみましょう。

社内の情報共有がスムーズになる

企業内の従来の情報共有手段は電話や対面で会話したり、メールで資料を添付したりする方法が主流でした。 グループウェアを導入することで、例えば全従業員が閲覧できる掲示板へ経営層のメッセージを掲載したり、チャットを活用してリアルタイム性の高いコミュニケーションを実現したり、あるいはファイル共有機能を利用したりすることができるようになるため、成功事例の共有や資料共有を効率的におこなうことができます。

社内業務が効率化される

グループウェアのなかにはワークフロー機能を搭載したものもあります。ワークフロー機能を利用することで、これまでは紙で管理する必要があった稟議書や各種申請書などを電子化することが可能になります。 そして、電子化することで、承認者がオンライン上で申請書を閲覧したり、電子承認ができたりするようになります。

また、スマートデバイスなどがあれば外出時でもそのデバイス上から承認作業を実施することができるため、業務の効率化を推し進めることも可能になります。

ペーパレス化を推進できる

グループウェアを導入することでペーパレス化も推進することが可能です。チャット機能や掲示板機能などを活用することで、グループウェア上でデータをやり取りすることができるようになります。

また、上記の通り、ワークフローも電子化することが可能になるため、紙で印刷するべき書類が最低限で済むことになります。ペーパレス化が進むことで紙代や印刷代、また複合機自体の削減も可能となり、場合によっては書類を保管するために使用していたスペースも有効活用することができるようになります。

グループウェアを導入するデメリット

セキュリティ上のリスクがある

グループウェアを導入するデメリットの1つとしてセキュリティ上のリスクが考えられます。社内のあらゆる情報をグループウェア上でやり取りすることになるため、万が一サイバー攻撃を受けたり、PCやスマートデバイスを紛失したりしてしまうと情報漏洩へとつながってしまう可能性があります。

リスクを最小限に抑えるため、社外からはアクセス制限をかけたり、アクセス可能なデバイスを指定しておいたりするなど事前にセキュリティポリシーを策定することが必要になります。

システムによって搭載している機能が異なる

現在、さまざまな事業者がグループウェアサービスを提供しています。各社のサービスを細かく見ていくと、Web会議機能がついているサービスもあれば、ワークフロー機能がついていないサービスもあったりと、導入するシステムによって搭載されている機能が大きく異なります。

グループウェアは一度導入してしまうと、ほかのサービスへ移行するためにかなりの工数やコストがかかってしまうので、どういった機能が自社に必要か、導入前にしっかりと検討する必要があります。

コストがかかる

新たにグループウェアを導入するとなると、当然ながら新たにコストが発生することになります。グループウェアは特定の事業部だけ、部署だけというよりは、全社的に導入することが一般的であるため、1人当たりの単価は安価であっても合計金額は高額になってきます。

したがって、1つひとつの機能を活用することで従業員がどういった効果を得られるかを検討し、無駄な機能をつけすぎないようにすることが重要です。その上で業務効率化が進むと判断できるようであれば導入へと進めていきましょう。

グループウェアの代表的な機能

社内の情報を共有する際に活用できる機能

ファイル共有機能

グループウェアのファイル共有機能を利用することで、効率良くデータを社内共有することが可能です。また採用するサービスによってはフォルダやファイルごとにアクセス権限を指定し、経営層のみが閲覧できる資料、管理職以上が閲覧できる資料、全従業員が閲覧できる資料といったように、柔軟にファイルを管理することも可能です。 このファイル共有機能を利用することで社内のファイルを一箇所に集約することが可能なります。

アドレス帳機能

グループウェアにはアドレス帳機能が搭載されており、この機能を活用することで社員データを一元で管理することができます。また、人事異動などがあった場合でも管理者が更新することで、常に最新のアドレス帳データを閲覧することが可能です。 また、AD（アクティブディレクトリ）連携が搭載されている場合は、自動的にアドレス帳を最新のものにすることも可能です。

議事録機能

議事録機能は会議などをおこなう際、参加者間で事前にアジェンダを共有することができ、より効率的に会議を進めることが可能となる機能です。エディター機能を利用することで重要な項目をわかりやすく明記することも可能です。 また、作成した議事録を文書管理に保管したり、参加していない人へ共有したりすることも可能となります。

Web会議機能

会議をしたい人同士が遠隔地にいる場合、Web会議機能を利用することで実際に対面していなくても、インターネット上で会議をおこなうことが可能です。 もちろん複数人でもWeb会議が実施可能であり、PCの画面に資料を投影しながら会議を進めることもできます。このWeb会議機能を利用することで出張コストなどの削減につなげることもできます。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能では各プロジェクトの全体スケジュールを管理しながら、各担当者の進捗を閲覧できたり、またプロジェクトを進行する際にあたっての情報交換をメンバー間で手軽にできたりする機能が用意されています。

このプロジェクト管理をグループウェアで実施することにより、これまでプロジェクトマネージャーが個別に管理していたExcelファイルなどでのプロジェクト管理が不要となるため、誰もがプロジェクトの進行状況を把握することが可能です。

業務を効率化するうえで活用できる機能

ワークフロー機能

ワークフロー機能では社内稟議を電子化することが可能です。ペーパーレス化を推進することが可能となり、常に過去のデータを確認することも可能となります。 また電子化を実現することで、承認者が外出している場合でもその外出先で対応ができたり、複数の人が同時に確認作業を進めたりすることができるため、業務の効率化に結びつけることができます。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能では自身のスケジュール管理はもちろん、同僚のスケジュールを確認することもできます。この機能を活用することで、打ち合わせをセッティングしたり、 会議室情報を連携することで同時に会議室の予約まで実施したりすることもできます。 これまで日程調整にかけていた時間をかなり効率化することができるでしょう。

日報機能

日報機能では部門や職種毎に日報のテンプレートを作成することが可能です。また紙での提出と異なり、同時に複数の人が確認することも可能となります。 グループウェア上に保存するため、過去の日報にも容易にアクセスすることができます。

タイムカード機能

グループウェアのなかには勤怠管理システムと連携して出退勤記録をとることができる機能を備えているものもあります。この機能を活用することで、直行直帰などの際にも、外出先から出退勤をおこなうことが可能になります。 またグループウェア上で承認作業ができるものもあるため、勤怠の集計作業も容易に実施することが可能になります。

経費精算機能

グループウェア上で交通費の精算や立替金の精算などができるものもあります。定例的に発生する申請であれば、その申請情報を登録しておくことで、次月以降は日付の変更などだけで対応することができ、経費申請業務の効率化を進めることが可能になります。

コミュニケーションや情報伝達をする際に活用できる機能

チャット機能

チャット機能を活用すると社内の従業員とチャットを通じてコミュニケーションをとることができるようになります。電話やメールと異なり、同時に複数の人とやりとりができるため、より効率よく情報連携をすることが可能です。 また、社用スマートフォンなどにもグループウェアを導入することで外出先でもすぐに情報を確認することが可能です。

Webメール機能

グループウェアにはメール機能も含まれます。Office365などのようなクラウド型のグループウェアの場合、添付ファイルの容量やメール全体で利用できる容量が非常に大きいため、自社でサーバーを構築して対応するよりも安価に大容量のデータ容量でのメール機能を利用することができます。

掲示板機能

掲示板機能とは、情報共有や意見交換の場として活用することができる機能です。会社全体や部署単位、プロジェクト単位などさまざまな場面での情報共有ツールとして利用可能です。 例えば全社的なスケジュールを掲載したり、人事規定の改定を周知したりするなど、周知事項や伝達事項がある際に有効なサービスです。

社内SNS機能

言葉の通り社内専用のSNS機能です。例えば成功事例をシェアしたり、困っていることがある際に問いかけをしてみたりする事で社内のコミュニケーションを活性化させることが可能です。 ほかにも社内イベントの開催周知や社員同士の交流の場としての活用など、用途は企業によってさまざまです。

グループウェアには3種類の導入形態がある

グループウェアを利用する際に選択できるサービス形態は大きく分けて3パターンあります。自社でサーバーを用意し、そのサーバーへソフトをインストールするオンプレミス型とサーバー自体をサービス事業者側が用意してくれるクラウド型、そしてソースコードをダウンロードして自ら構築するオープンソース型です。

ここではそれぞれのメリットとデメリットについて説明します。 ここで紹介するシステム形態以外にも、グループウェア導入時には気を付けておくべきポイントが複数あります。以下では、グループウェアを導入するときに注意しておくべきポイントを紹介しているので参考にしてみてください。

 

関連記事：グループウェアの導入で絶対に失敗したくない企業向け！グループウェアのメリットや注意が必要なポイント

オンプレミス型グループウェア

自社でサーバーを用意し、そのサーバーにグループウェアをインストールする形式がオンプレミス型グループウェアです。 このオンプレミス型のグループウェアは、従業員規模が大きい大企業などで多く導入されています。

オンプレミス型グループウェアのメリット

オンプレミス型のメリットは自社の要件に応じて柔軟にカスタマイズが可能な点、またインターネット環境ではなく閉じられた自社環境のみで利用するためセキュリティ的に安全である点、そして月額課金ではなく初期購入費用や導入費用など、一時的な費用で導入が可能なため中長期的に見てコストが低くなる点の3つが挙げられます。

オンプレミス型グループウェアのデメリット

オンプレミス型のデメリットとしては、導入初期にサーバーの構築費用やライセンスの購入費用など一時費用が多く発生する点、自社環境であるためサーバーのメンテナンスなどの内部コストが発生する点、長期間利用した際にサーバーの老朽化、OSの保守期限切れ、バージョンアップなどによるコストの発生などが考えられます。

クラウド型グループウェア

インターネットを介して利用する形式がクラウド型グループウェアです。クラウド型を採用する企業としては比較的社員数の少ない企業や、コストを押さえて導入したい中小企業などが多いようです。 GsuiteやMicrosoft Office 365など、近年人気のツールの多くはクラウド型のグループウェアです。

なかには無料で利用できるものもあるので、クラウド型のグループウェアのみを探している方は以下の記事をご覧ください。

関連記事：クラウド型グループウェアを選ぶポイント！オンプレミス型と比較して紹介！

クラウド型グループウェアのメリット

クラウド型の一番のメリットは初期費用が非常に安価である点です。そのほかにも契約から利用開始までのリードタイムが非常に短い点や、インターネットとPCさえあればどこにいても利用できる点、また事業者側でアップデートされる最新機能を常に利用が可能な点が主なメリットであるといえます。

クラウド型グループウェアのデメリット

一方、デメリットとしては、基本的に個別のカスタマイズが困難である点、利用者単位での課金体型が多いため利用者が増えてくると月額費用が多額になってしまう点、インターネット経由での利用となるためセキュリティ面で少しリスクがある点が挙げられます。

オープンソース型グループウェア

ソースコードをダウンロードして、自社で必要な機能をカスタマイズして構築するのが、このオープンソース型グループウェアです。エンジニアを多く抱えている企業や、ITリテラシーの高い従業員が多い企業が多く導入しているようです。

オープンソース型のグループウェアを導入したいと考えている方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：オープンソースのグループウェアのメリット！おすすめの対象と機能を紹介

オープンソース型グループウェアのメリット

オープンソース型グループウェアのメリットは、初期費用がかからない場合がほとんどである点です。また一般的に、ソースコードが公開されているだけで実際の実装などは導入企業側に委ねられているので、自由にカスタマイズして導入することができる点もメリットであると言えます。

オープンソース型グループウェアのデメリット

一方、ITリテラシーの高い社員やエンジニアリングに強い社員がいないと、実装や機能のカスタマイズがしづらいという点がデメリットとして挙げられます。ほかの導入形態とは異なり、サポート体制が整っていることも少ないため、自分で何とかできるだけの技術力を持った企業以外はオープンソース型を選択しない方が賢明です。

グループウェアを導入して、社内のコミュニケーションを活性化させよう

グループウェアにはさまざまな機能が搭載されており、サービスによって兼ね備えている機能もかなり異なります。社内で活用していくうえで、導入決定者が想定していなかった部分で大きな効果を生み出すことも十分にあり得ます。 自社に適したグループウェアを選択して業務効率化を推し進めていきましょう。

グループウェアのなかには無料で利用できるものもあるので、一度使ってみて実際に導入しやすいかどうかを検討してみてもいいでしょう。

関連記事：無料グループウェアを導入するメリット！無料版を導入する利点と注意点を解説！