経費精算はレシートタイプの領収書でも可能？

手書きの領収書をもらい忘れてレシートタイプの領収書しかないという場合も経費計上は可能です。コンビニやスーパーマーケット、一部の医療機関など、そもそもレシートタイプの領収書しか発行しない事業者もあります。

国税庁のホームページによると、領収書だけでなくレシートも経費精算の証憑書類として利用できます。

「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」とか「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭又は有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭又は有価証券の受取書に該当します。

引用：金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁

商慣習上、レシートタイプの領収書を証憑書類として利用する場合、「日付」「商品名」「取引の内容」「金額」「発行者住所氏名」の4点の記載が必要です。これら4点の項目があれば、レシートタイプの領収書でも十分に取引の事実を証明できます。

一般的なレシートの様式は、商品の品目や個数が細かく記載されています。したがってこの条件を満たしていることが多いため、経費精算の証憑書類として十分に利用可能です。

なお、経費精算の証憑書類として利用する場合、領収書もレシートも保管期間は確定申告の提出期限から7年間（欠損金の繰越控除が適用される場合は10年間）です。また、取引金額が税抜5万円を超える場合は、領収書と同様に収入印紙の貼付が必要です。

領収書とレシートの違いは？税法や消費税法での考え方

では、レシートと手書きの領収書の違いは何でしょうか。実は企業の税務上、領収書とレシートに大きな区別はありません。

そのため、前述の通り領収書もレシートも、経費精算業務の証憑書類として同じように利用できます。

領収書とレシートの決定的な違いは、宛名を記入するかどうかという点です。領収書とレシートを使い分けるのは日本独自の商慣習で、領収書は宛名を記載することからその商品の購入者を明確にできる点がレシートとは異なります。

領収書とレシートの違いを比較表で解説

しかし、領収書でのみしか経費精算を認めないという社内規定を定めている企業もあります。
そのため、領収書とレシートの違いとメリットやデメリットを把握して、自社に適した証憑書類を発行してもらう必要があると言えます。

領収書とレシートには次のような違いがあります。

項目	メリット	デメリット
領収書	・商慣習上、領収書の取り扱いの方が一般的な企業が多い ・宛名が記載されている	・購入した商品の品目や個数が詳しく記載されていない手書きの領収書の場合、記入の手間や領収書用紙を用意するコストがかかる
レシート	・購入した商品の品目や個数が記載されている印字されているため、手書きの領収書よりも改ざんの可能性が低い ・軽減税率制度に対応している（2019年10月1日以降）	・宛名が記載されていない場合が多い ・感熱紙の場合、経年劣化で印字が消える可能性がある

 

消費税法上は宛名のない領収書は注意

前述の通り、レシートには宛名が記載されていない場合がほとんどです。企業の税務上、購入金額が比較的小さい場合は、宛名のないレシートでも経費精算の証憑書類として利用できます。

しかし、消費税法上は宛名のないレシートの扱いに注意が必要です。消費税法第30条9項1号では、課税事業者が消費税の仕入税額控除を受ける場合、以下の5つの項目を記載した帳簿および請求書が必要であると定めています。（※1）

• 書類の作成者の氏名又は名称
• 課税資産の譲渡等を行った年月日
• 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
• 課税資産の譲渡等の対価の額
• 書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称

（※1）消費税法第30条9項1号｜e-Gov法令検索

つまり、宛名（書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称）がないレシートでは、原則として消費税の仕入税額控除を受けられません。ただし、小売業や旅客運送業などの業種では、宛名のない領収書やレシートを利用できます。

これは、インボイス制度が開始されても同様です。インボイス(適格請求書)では適格請求書発行事業者の登録番号など追加項目の記載が義務付けられますが、基本的な請求書と記載内容は同様です。そのため、書類の交付を受ける事業者もいままでと変わらず氏名の記入を受ける必要があります。

スーパーやタクシーの領収書は宛名なしでも控除対象

ただし、小売業や旅客運送業などの一部の業種では、業務の特性上、宛名のない領収書やレシートでも仕入税額控除が認められることになっています。

宛名の記載が免除される業種としては下記があります。

• 小売業
• 電車、バス、タクシー、飛行機など公共交通機関
• 旅行に関する事業者
• 飲食業
• 駐車場業

領収書とレシートの両方をもらえない理由

商品の購入代金を支払うとき、領収書とレシートを両方もらえない場合がほとんどです。領収書とレシートを両方もらえない理由は、「証憑書類の二重発行による不正な経費計上を防ぐため」です。

前述の通り、企業の税務上、領収書とレシートのどちらを利用してもかまいません。もし領収書とレシートを同時に発行すると、受領者が両方を経費計上に利用し、不正な経費精算を行うリスクがあります。

そのため、多くの店舗では領収書を発行する場合、レシートの回収を行うオペレーションを採用しています。もし領収書とレシートを両方手渡された場合は、意図せず不正な経費計上をしないよう、クリップなどで1枚にまとめておきましょう。

レシートでの経費精算が認められない場合の理由

税法上は領収書とレシートに法的な効力の差はありませんが、企業が手書きの領収書を重視する場合があります。これには、不正や事実確認の難しさが理由として挙げられます。

たとえば、接待の飲食代として提出されたレシートが本当に取引先との接待での飲食に伴う費用かどうかを証明することが難しい場合があります。

従業員が私用で利用した飲食店のレシートを接待費として申請してくる可能性も否定できません。そのため、受取が手軽なレシートではなく、きちんと宛名のかかれた手書きの領収書の提出を求める企業もあります。

レシートの方が証憑としての信用が高い場合もある

しかし、手書きの領収書では各項目を手書きするため、記入内容が抽象的な場合は証憑書類としての信憑性が疑われてしまう場合もあります。

たとえば、宛名の記名がないものや宛名が「上様」となっている場合は、発行を受けた対象者が分かりません。費用の概要が「お品代」の場合も同様です。購入した商品やサービスの詳細が不明瞭な場合は改ざんを疑われる可能性もあります。

上記のような領収書では税務調査で指摘を受ける可能性があるため、商品名や購入日次が印字されているレシートの方が非改ざん性の証明には適しているといえます。

領収書やレシートがない場合の対処法

領収書の紛失や、相手先の手違いにより、領収書もレシートもない場合はどのように対処すればよいのでしょうか。経費精算業務に利用できるのは、領収書やレシートだけではありません。

領収書の代わりに出金伝票でも経費精算ができる

取引の日付や金額などがわかる場合は、新たに「出金伝票」を作成することで、通常通り経費精算を行うことができます。ここでは、領収書やレシートがない場合の対処法として出金伝票の作成方法について解説します。

慶弔費の支払いや、自動販売機などで飲料を購入した場合は、そもそも領収書もレシートも発行されません。その場合に役立つのが、一般的な文具店などで入手できる「出金伝票」です。

出金伝票とは、取引内容を記録するための帳票書類の一種です。領収書もレシートもない場合は、すぐに出金伝票を作成することで経費精算が可能です。領収書やレシートと同様、出金伝票の書式について法的な決まりはありません。しかし、商慣習上は以下の5点を出金伝票に記録するのが一般的です。

• 日付
• 取引先の氏名や会社名
• 金額
• 勘定科目
• 摘要

電子帳簿保存法の条件を満たす場合、出金伝票を紙ではなく電子保存することも可能です。

ただし、出金伝票は領収書やレシートの代替手段にすぎません。領収書やレシートがある場合は、出金伝票ではなく領収書やレシートで経費計上しましょう。また、取引金額が大きい場合は、出金伝票による経費計上が認められない可能性もあります。

その他の領収書の代わりになる書類

出金伝票以外でも領収書の代わりに取引の証明になる書類があります。国税庁が証拠書類として認めるとしている書類には下記があります。

• 受取書
• 領収証
• 預り書
• 第済、相済、了といった受領事実の記載のある請求書および納品書
• 作成の目的が金銭もしくは有価証券の受領事実を証明するお買上票

レシートタイプの領収書も証憑書類として利用可能

企業の税務上、領収書とレシートに大きな区別はありません。コンビニやスーパーでの買い物など、レシートタイプの領収書しか利用できない場合もあります。

しかし、「日付」「商品名」「取引の内容」「金額」「発行者住所氏名」の4点が記載されていれば、通常通り経費精算業務に利用できます。

多くの店舗で領収書とレシートが同時に発行されないのは、二重発行による不正な経費計上を防ぐためです。もし領収書もレシートもない場合は、すみやかに「出金伝票」を作成することで経費計上できます。