電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、各税法（法人税法など）で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類の電子保存に関する要件を定めた法律のことです。（※1）正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、主に帳簿書類の電子保存を認める要件や、電子的に授受した取引情報の保存義務について定めています。

電子帳簿保存法が施行されたのは平成10年のことですが、その背景にあるのがコンピューター（PC）の普及です。それまで、企業で取り扱う書類はすべて紙媒体であり、作成やファイリング、保管などに大きな手間とコストがかかっていました。

そこで政府は、一定の要件を満たすことを前提として、紙での保存が義務づけられた書類の電子保存を認める法律を制定し、紙媒体ならではのネックやデメリットの解消を図ることになりました。ただ、施行当初は現在よりも適用要件が厳しかったため、なかなか普及は進みませんでした。

その後、時代に合わせた度重なる法改正により、電子帳簿保存法の適用要件は徐々に緩和され、現在では多くの企業が帳簿書類の電子保存に対応しています。そして直近におこなわれた令和3年度の税制改正では、電子帳簿保存法における「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3区分の内容がそれぞれ改正されました。それぞれの主な改正事項は以下の通りです。（※1）

電子帳簿等保存

• 税務署長の事前承認制度の廃止
• 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の整備
• 電磁的記録による保存等の要件の緩和

スキャナ保存

• 事務所長の事前承認制度の廃止
• タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和
• 適正事務処理要件の廃止
• スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正に対する加重措置の整備

電子取引

• タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和
• 適正な保存を担保する措置の見直し

なかでも注目されているのが、電子取引関連における「適正な保存を担保する措置の見直し」です。

当該改正により、電子帳簿保存法第10条は新たな措置を取り入れた新法第7条に改正されることになりました。

電子帳簿保存法第10条は、改正前と比べて具体的に何が変わったのか、次節で詳しく解説します。

（※1）電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法第10条の概要

改正前の電子帳簿保存法第10条は、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存について定めた条です。

同条では、申告所得税および法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、電子データをプリントアウトしたものを書面として保存することを認めていました。（※1）

たとえば、電子取引についてやりとりしたメールや添付ファイルを印刷してファイリングしておけば、元データは削除しても差し支えありませんでした。

しかし、令和3年度の改正電子帳簿保存法により、同条の内容は改正され、現在は新法第7条となっています。

改正電子帳簿保存法第7条（旧法10条）の改正ポイント

改正電子帳簿保存法第7条（旧法10条）では、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存について、以下のように定めています。

所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

引用：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律｜e-Gov法令検索

改正電子帳簿保存法に違反した場合の罰則

改正電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の承認の取消対象になる可能性があります。（※2）

青色申告が承認されると、最大65万円の青色申告特別控除の適用対象となるほか、青色事業専従者の給与や貸倒引当金の経費算入、純損失の繰越しと繰戻しなどが可能となります。（※3）

改正電子帳簿保存法違反によって青色申告の承認が取り消された場合、こうした特例がすべて適用対象外となり、税制面で大きな痛手となります。

（※2）電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁

（※3）青色申告制度｜国税庁

経過措置について

電子取引の取引情報を電磁的記録として保管するためには、一定の要件を満たす必要があります。（※2）

これらの措置には手間やコストがかかるため、青色申告の承認を受けた事業者のなかには、令和4年1月1日の施行に間に合わなかったところもあります。そこで政府では、電子取引の取引情報を電磁的記録として保管するための準備期間として、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間について、経過措置を適用しています。（※2）

この期間中、授受した電磁的記録について要件を満たした保存ができない場合、電磁的記録の保存に変えて、出力による書面保存も認められます。ただし、経過措置の適用には以下2つの要件を満たす必要があります。

• 納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めた場合
• 税務調査等の際に、税務職員からの求めに応じて、その電子データを整然とした形式および明瞭な状態で出力した書面を提示または提出可能な場合

ここでいう「やむを得ない事情」とは、その時点までに、要件を満たす電磁的記録の保存をおこなうための準備を整えることが困難な事情等を指します。

具体例の提示はありませんが、前述の通り、一定の要件を満たす電磁的記録の保存には手間とコストがかかるので、「電磁的記録の保存に対応する意思はあるが、諸問題により現時点で対応できない」旨を伝えれば、おおむね容認されるようです。

なお、やむを得ない事情の有無や、出力された書面の提示または提出に関しては、必要に応じて税務調査等の際に確認するため、事前の申請等は不要です。

ただ、これらの措置はあくまで一時的なものであり、令和6年1月1日以後については、災害等による事情がない限り、原則として電子データでの保存が義務づけられます。

単純に「対応が間に合わなかった」という理由だけでは、青色申告の承認の取消対象になるので、経過措置の期間内に然るべき準備を済ませておく必要があります。

電子帳簿保存法第10条の対象範囲

電子帳簿保存法第10条（新法7条）の対象となる「電子取引」とは、同法第2条5において以下のように定められています。

取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

引用：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律｜e-Gov法令検索

ここでいう「電子取引」とは、具体的に以下のようなものを指します。（※4）

1. EDI取引
2. インターネット等による取引
3. 電子メールにより取引情報を授受する取引
4. インターネット上に設けたサイトを通じて取引情報を授受する取引

3についてはメール本文だけでなく、添付ファイルによる授受も含みます。
なお、添付ファイル付きの電子メールについて、メール本文に取引情報に直接関わる記載がない場合は、電子メールそのものを保存する必要はありません。

その場合、添付されたファイルのみをHDDやDVD、磁気テープ、クラウドサービス等に記録や保存をすれば、電子メールの本文自体は削除しても問題ないとされています。（※4）

（※4）電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁 p3

そのほかの対象範囲

国税庁は、日常業務で起こり得る取引が電子取引に該当するか否かの見解を「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」でいくつか示しています。以下では電子取引に該当する主な事例を3つ紹介します。

クラウドサービスを利用して取引先から請求書等を受領した場合

クラウドサービスの場合、外部サーバー上にアップロードされた取引データを当事者間で共有する仕組みとなっています。直接取引情報を交わしているわけではないものの、電子取引のデータを当事者同士が共有するのも取引情報の授受にあたるとみなされます。（※5）

スマートフォンアプリ決済を利用して利用明細等を受領した場合

スマートフォンアプリを利用すると、アプリ提供事業者から利用明細等が発行されます。利用明細には通常、支払日時や支払先、支払金額などが記載されているため、電子帳簿法第2条5に規定する取引情報に該当することから、電子取引とみなされます。（※6）

（※5）電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁 p4
（※6）電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁 p5

従業員が会社の経費を立て替え、支払先から領収書を電子データとして受領した場合

従業員が立替払いした場合、領収書は当該従業員宛てに発行されます。そのため、会社が領収書を直接受領することはありませんが、当該従業員が会社の行為として支払いをした場合は会社としての電子取引が成立したとみなされます。（※6）

電子帳簿保存法第10条の保存要件とは？

改正電子帳簿保存法第7条（旧法10条）では、財務省令で定めるところにより、電子取引の取引情報を電子保存することを義務づけています。（※7）ここでいう「財務省令で定めるところ」とは、以下の要件を指します。（※2）

1. 電子計算機処理システム（PC等）の概要を記載した書類の備付け
2. 保存場所への電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタの備付け
3. 画面、または書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できる状態にしておく
4. 検索機能の確保
5. 次のいずれかの措置の実施

a. タイムスタンプが付された後の取引情報の授受
b. 速やかなタイムスタンプの付与
c. データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除不可のシステムを利用
d. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

4の検索機能は以下3つに区分されます。

1. 取引年月日、取引金額、取引先に基づいて検索できること
2. 日付または金額の範囲指定で検索できること
3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること

なお、税務職員の求めに応じて電磁的記録のダウンロードに応じられる場合は、2と3の要件は不要です。とくに基準期間の売上高が1,000万円以下の小規模な事業者では、検索機能そのものが不要となります。

（※7）電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律｜e-Gov法令検索

電子取引をおこなう際は電子帳簿保存法第10条を正しく理解しよう

電子取引の取引情報を電磁的記録に保存することについて定めた電子帳簿保存法第10条は、令和3年度税制改正に大幅な見直しがおこなわれました。令和4年1月1日以降は、電子取引の取引情報は原則として電子データとして記録、保存することが義務づけられます。経過措置中はデータを出力した書面での保存も可としていますが、経過措置後は災害等の事情がない限り、電子保存に対応しなければなりません。

電子取引の記録と保存には所定の要件を満たす必要があるので、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討することをおすすめします。