DXログ|DX推進のためクラウドサービス比較サイト

あなたの企業のDX推進室

サービス掲載について

  • カテゴリから探す
  • 記事から探す
  • DXログとは

電子帳簿保存法で請求書等の書類はどうすべき?保存要件について解説

経費精算システム

2023.09.04

2023.09.04

現在は電子帳簿保存法のもと、請求書や領収書といった証憑書類や総勘定元帳、仕訳帳などの帳簿を電子データとして作成・保存することが可能となっています。ただ、請求書等の書類を電子データとして保存するためには、一定の要件を満たす必要があります。今回は、電子帳簿保存法に基づいた書類の保存要件や、電子帳簿保存法に対応するための流れ、書類ごとの保存期間について解説します。

電子帳簿保存法の目的とは

電子帳簿保存法は、紙媒体の書類の作成・保存によって生じるさまざまな問題を解決するために、1998年に制定された法律です。

かつて日本では、国税関係の書類(帳簿や証憑書類など)は原則として紙で作成し、保存することが義務づけられていました。しかし、紙媒体の書類は用紙代や印刷代などのコストがかかるほか、保管スペースがオフィスを圧迫するといった数々の課題がありました。

また、大量のファイルの中から目当ての書類を探すのには手間と時間がかかることから、業務効率の低下を招く大きな要因となっていました。

そこで政府では、紙媒体の書類に関するさまざまな問題を解決するため、各種書類を電子データとして保存・管理することを認める電子帳簿保存法を制定しました。

当初は制約が多く、導入する企業は少数に留まっていました。現在は度重なる法改正によって利便性が増し、多くの企業が電子帳簿保存法に基づいた書類の作成・保存を実施しています。

電子帳簿保存法で対象になるのは帳簿書類

電子帳簿保存法の適用対象となるのは、国税関係帳簿と国税関係書類、電子取引の3つです。(※1)国税関係帳簿とは、具体的に以下のようなものを指します。

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 売掛金元帳
  • 固定資産税台帳
  • 売上帳
  • 仕入帳

これらの書類のうち、自社で最初から一貫してコンピューターで作成したものについては、電子データとして保存することが認められています。一方の国税関係書類とは、以下のようなものを指します。

  • 棚卸表
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 注文書
  • 契約書
  • 請求書
  • 領収書

これらの書類のうち、自社で最初から一貫してコンピューターで作成したもの、および原本をスキャンしたものは、電子データとして保存することが認められています。

なお、取引先などから受領した書類についても、原本をスキャンすれば電子データとして保存することが可能です。

3つ目の電子取引とは、取引情報の授受を電磁的な方法によっておこなったものを指します。たとえば、請求書や納品書、領収書といった各種書類を電子メールやEDI、クラウドサービスなどで授受するものは電子取引に該当します。

電子取引で授受した各種書類は、そのまま電子データとして保存することが認められています。

(※1)電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】|国税庁

電子帳簿保存法で請求書等の書類はどうすべき?保存要件とは

電子帳簿保存法に基づいて請求書等の書類を保存するには、「真実性の確保」および「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。(※2)要件を満たさない場合、保存した電子データは正式な国税関係帳簿および書類とは認められず、確定申告に使えなくなります。

電子帳簿保存法で国税関係の帳簿や書類を保存する場合は、自社が一定の要件を満たしているかどうか事前にチェックしておきましょう。ここでは電子帳簿保存法で請求書等の書類を保存する際に満たすべき要件を5つ紹介します。

(※2)電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁

帳簿における訂正・削除履歴の確保

電子データ化された帳簿の内容について、訂正または削除をおこなった場合、その事実や内容を確認できるシステムを利用する必要があります。訂正または削除以外でも、業務の処理にかかる通常の期間を経過した後に入力等の処理をおこなった場合、その事実を確認できる環境を整備することが義務づけられています。

相互関連性の確保

電子データ化された帳簿と、それに関連するほかの帳簿の内容について、相互の関連性を確認できるようにしておく必要があります。

関係書類等の備え付け

帳簿の電子データ化および保存に使用しているシステム関係書類を備え付けておく必要があります。

ここでいうシステム関係書類とは、システムの概要書やシステム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを指します。

見読可能性の確保

電子データ化したうえで保存されている国税関係帳簿や書類は、いつでもその内容を閲覧できるようにしておく必要があります。

具体的には、PCなどのコンピューターやディスプレイ、プリンタなどを備え付け、整然かつ明瞭な状態で出力できる環境を整えておくことが義務づけられています。

検索機能の確保

電子データ化した帳簿や書類を保存するシステムには、取引年月日や勘定科目、取引金額などの主要な項目をもとに検索できる機能が備わっていなければなりません。

なかでも日付または金額にかかる項目については、その範囲を指定して検索条件を設定できることが要件となっています。

また、2つ以上の任意の項目を組み合わせて条件を設定できることも要件の一つに含まれています。 

電子帳簿保存法に対応するためのステップ

国税関係の帳簿および書類を電子データとして保存するためには、電子帳簿保存法に対応する環境を整える必要があります。

スムーズに対応を進めるには、必要な作業をピックアップし、段階的に準備をおこなうことが大切です。

ここでは、電子帳簿保存法に対応するための4つのステップを紹介します。

1.電子化する帳簿書類を整理する

まずは、電子帳簿保存法の適用対象となる帳簿書類について、原本となる紙の書類や電子取引の有無を整理します。電子取引の場合は授受したデータをそのまま保存することが可能ですが、紙書類の場合はスキャンしたうえで電子データ化する必要があります。

一方、自社のコンピューターで作成した書類は、原本となるデータはそのまま保存、紙に出力した場合はスキャンして保存します。

このように、取引の方法や原本の形式によって保存方法に違いがあるので、それぞれの区分ごとに書類を整理しておきましょう。

2.要件への対応状況の確認

前述の通り、電子帳簿保存法に対応するには所定の要件を満たしている必要があります。

たとえばコンピューターやシステムを完備していても、マニュアル等が備え付けられていなければ対応要件を満たすことはできません。

自社の状況が電子帳簿保存法に対応しているかどうか、不足しているのなら何を準備すべきなのか、現状をきちんと整理しておきます。

3.システム対応要件の確認

システム面でも、電子帳簿保存法の要件を満たす機能がそなわっているかどうか、チェックする必要があります。

検索機能などは標準でそなわっているシステムも多いですが、訂正削除履歴の保存やタイムスタンプといった機能の有無はシステムによって異なります。

新たなシステムの導入を検討する場合は、電子帳簿保存法対応をおこなっているシステムのなかから選定しましょう。

4.データ保存先の確定

電子データ化した書類の保存先を決定します。自社のコンピューターやサーバーのみに限定して保存していると、大きな災害などがあった場合にデータが消失してしまうリスクがあります。

そのため、電子データ化した帳簿や書類は遠隔地のクラウドサーバーに保存することも検討した方がよいでしょう。

書類ごとの保存期間を解説

国税関係の帳簿と書類は、それぞれ一定期間保存することが法律で義務づけられています。なお、保存期間は書類の種類や事業形態などによって異なります。

帳簿や書類を適切に保存し、管理できるよう、書類ごとの保存期間はしっかり確認しておきましょう。

ここでは電子帳簿保存法に基づいて電子データ化できる帳簿や書類ごとの保存期間を紹介します。

請求書や領収書

請求書や領収書といった証憑書類の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。(※3)

ただし、以下の要件に該当する場合は10年間の保存が義務づけられています。

  • 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた場合
  • 青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた場合

なお、個人事業主の場合の保存期間は5年間となります。(※4)

(※3)帳簿書類等の保存期間|国税庁
(※4)記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁

インボイス

令和5年に導入される予定のインボイス制度では、請求書を7年間保存する義務があります。(※5)受領した請求書だけでなく、発行した請求書についても7年間保存する必要があります。

(※5)適格請求書等保存方式の概要|国税庁

納品書

納品書は請求書や領収書と同じ区分なので、法人の場合は7年間、個人事業主は5年間の保存義務があります。(※4)なお、法人で欠損金額や災害損失欠損金額がある場合は10年間の保存が必要です。

発注書

発注書も請求書や納品書と同じく、法人は7年間、個人事業主は5年間の保存が必要です。(※4)欠損金額や災害損失欠損金額がある場合は10年間の保存義務があるところも同様です。

電子帳簿保存法に基づいた書類の保存は現状や適用要件を確認

請求書などの書類を電子帳簿保存法に基づいて電子データ化および保存するには、所定の要件を満たしている必要があります。要件を満たさない環境で書類を保存した場合、正式な国税関係書類とは認められません。国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存するのなら、自社の現状や適用要件をしっかり確認し、段階的に準備を進めていきましょう。

サービス資料
ダウンロードリスト

    選択中の資料 0

    個人情報の入力不要で

    ダウンロードいただけます。

    サービスの選び方
    ガイド

    • 電子帳簿保存法対応ガイド
    • インボイス制度総まとめルールBOOK
    • 経費精算システム選び方ガイド

    このカテゴリに関連するサービス

    • ジンジャー経費
    • MAJOR FLOW Z KEIHI
    • ハイ!経費

    編集部おすすめ記事

    • 請求書の郵送方法は?郵送マナーや封筒・送付状の書き方を紹介! 請求書発行システム
      2023.12.05
    • 請求書の電子化とは?電子請求書のメリット・デメリットや法律上の注意点を解説 請求書発行システム
      2023.12.05
    • 請求書の宛名は「御中」と「様」どちらの書き方が正しい? 請求書発行システム
      2023.12.05
    • 請求書のメール送付は可能?文例や注意点・ルールを紹介! 請求書発行システム
      2023.12.05
    • 法定休日と所定休日の違いは?割増賃金のルールや注意点を解説 勤怠管理システム
      2023.12.05
    • 所定労働時間とは?法定労働時間との違いや計算方法を詳しく解説 勤怠管理システム
      2023.12.05
    • 年末調整は自分でできる?確定申告との違いや確定申告が必要なケースを解説! 労務管理システム
      2023.12.04
    • インボイス制度の経過措置とは?期間や仕入税額控除の計算方法を解説! 請求書発行システム
      2023.12.04
    • PDFに押す電子印鑑の作り方や編集方法!押し方や注意点も解説 電子契約サービス
      2023.12.04
    • タイムカードの使い方!はじめてでもわかる基本の操作方法や見方 勤怠管理システム
      2023.12.04

    企業のみなさまへ

    あなたもDXログにサービスを掲載しませんか?

    あなたもDXログに

    サービスを掲載しませんか?

    今なら無料でサービスを掲載いただけます

    サービス資料をダウンロード

    入力いただいたメールアドレスあてにダウンロードURLをお送りします。
    企業から営業の連絡がくることはありません。

    • 必須

      任意

        個人情報の取り扱いについて 利用規約 に同意する

        サービス掲載企業向け
        DXログ媒体資料

        DXログにサービスの掲載を
        ご検討者様向けの資料です。
        ご登録いただいたメールアドレスに資料を
        お送りいたします。

        • メールアドレス

          必須

          任意

            • 名前

              必須

              任意

                • 会社名

                  必須

                  任意

                    • 電話番号(ハイフンあり)

                      必須

                      任意

                        個人情報の取り扱いについてに同意する