電子帳簿保存法で領収書はどう変わる？

電子帳簿保存法では、領収書を紙かデータ、どちらで受領したかによっても保存手順が異なるため注意しましょう。ここでは、それぞれの保存法を紹介します。

紙で受け取った領収書の場合

紙で受け取った領収書は、最長2カ月と7営業日以内に適切な方法でスキャン保存すれば、原本をすぐに破棄できます。もし、上記期日を過ぎたなら、紙のまま保存しなければいけないため注意しましょう。

紙で領収書を受領したときの保存方法

領収書を読み取る機器は、解像度が200dpi以上あり、赤・緑・青の階調がフルカラー24ビット以上あることが求められます。これらを満たせば、スキャナやスマートフォンなど、どのような機器を利用してもかまいません。

次に、保存要件としては、タイムスタンプを付与する、もしくは、訂正や削除の履歴がわかるシステムでの管理が求められます。また、PDFなど、保存するファイル名には、「取引年月日」「取引金額」「取引先」を記載しなければいけません。これらを全て満たすことで、紙の領収書をデジタルデータとして保管できます。

電子取引で受け取った領収書の場合

電子取引で受け取った領収書は、令和5年12月31日までは電子データをプリントアウトし紙で保存しても問題ありません。ただし、税務調査の際、提示できるように整理する必要があります。

また、令和6年1月1日以降は電子保存が必要なため、領収書をメールやWeb上で受け取った場合は、電子データを原本として残します。令和4年1月1日の電子帳簿保存法改正から定期検査が廃止されたため、スキャン後直ちに紙の原本を破棄することが可能です。

これらの電子データはPDFやスクリーンショットで残すことも可能です。ただし、その場合は、紙の領収書をスキャンするときと同様に、改ざん防止のための措置（タイムスタンプの付与など）と、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の入力が必要です。

領収書に関連する電子帳簿保存法の改正ポイント

令和4年1月1日の電子帳簿保存法改正により、国税関連帳簿書類の保存要件が大きく緩和されました。ここでは、領収書に関する電子帳簿保存法の改正ポイントを解説します。

事前承認制度の廃止

電子帳簿保存法を適用するときは、3カ月前に管轄の税務署長に申請が必要でした。しかし、改正により、事前承認制度が撤廃されたため、保存の仕組みや経費精算システムを導入しているなら、すぐに電子データでの保存が可能となります。なお、既に事前承認をしている事業所では承認の効力が続くため、法改正後の保存方法を利用したい場合、取り消しの届け出が必要です。

タイムスタンプ要件の緩和

紙の領収書をスキャンする際の署名が不要となりました。また、電子データの修正や削除履歴を残せるシステムを使えば、タイムスタンプに代えることができます。さらに、これらの処理をおこなう期限が、3営業日以内から、最長2カ月と7営業日以内に緩和されました。

検索要件の緩和

法改正以前は領収書の複数項目により検索できるように整理することが求められていました。しかし、改正後は「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみ記録すれば問題ありません。また、税務調査の際、速やかに電子記録を提示できるなら、日付または金額の範囲指定による検索ができ、さらに、2つ以上の任意項目を組み合わせて検索ができるように整える必要もありません。

適正事務処理要件の廃止

適正事務処理要件とは、相互けん制、定期的な検査、再発防止の3つを指し、これらに対する社内規定の策定と運用を求めたものです。とくに、領収書の処理では相互けん制が必要だったため、領収書を読み取る者と、実際に読み取ったデータを確認する者の2名以上での処理が必要でした。そのため、スキャン後の紙の領収書はすぐに破棄できませんでした。しかし、適正事務処理要件が撤廃されたため、スキャン後の領収書は、速やかな破棄が可能となりました。

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムの選び方

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、下記要件を満たしている必要があります。そのうえで、料金や外部システムとの連携など、使いやすいものを選ぶのがポイントです。

• 真実性の確保
• 可視性の確保

真実性が確保できること

真実性の確保では、データの改ざんができない仕様を備えていることが求められます。そのため、訂正や削除の履歴が残る、または、訂正や削除ができない仕様でなければいけません。左記が難しい場合、タイムスタンプを備えている必要があります。さらに、帳簿の相互関連性がわかり、操作マニュアルのようなシステム関係書類が備え付けてあることも必要です。

可視性が確保できること

可視性では、ディスプレイなどで電子データが見られる以外に、「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索条件として設定できることが求められます。

費用対効果を得られるか

経費精算システムは主にクラウド型とオンプレミス型に分けられます。課金方法も、利用者数に応じて変動する従量課金制や、月額制などがあります。実現できる機能もサービスやプランによって異なるため、自社の目的や導入規模に応じて導入メリットが得られるシステムを選びましょう。

マルチデバイスに対応しているか

クラウド型の経費精算システムの多くはPC以外でも利用できます。マルチデバイス対応なら、スマートフォンで領収書をスキャンするなど、会社以外でも経費処理が可能となります。

外部システムと連携できるか

経費精算システムだけでは帳簿の作成ができないため、会計システムと連携できるものを選びましょう。とくに、同一のクラウドシステムで会計や経費精算、勤怠管理などバックオフィス業務をまとめられれば、効率化にもつながります。

サポート体制は整っているか

導入前や導入後など、経費精算システムを導入してトラブルがあった際のサポート体制が整っているかも重要です。とくに、紙からデジタルへの移行は、現場担当者にも大きな負担がかかります。わからないことをすぐに確認できる体制が整っていれば、デジタル化もスムーズにおこなえるでしょう。

経費精算システムは電子帳簿保存法に対応したものを導入しよう

電子帳簿保存法の改正により、領収書の保存が容易になりました。令和6年1月1日以降は、電子データでやりとりした領収書は、データ保存が義務化されるため、早めに自社システムの整備が必要です。経費精算システムを選ぶときは、電子帳簿保存法の要件を満たしているか、外部システムと連携できるかなど確認したうえで、自社にあったものを導入しましょう。