領収書で起こる主な不正

領収書で起こり得る不正としては、主に以下のようなことが挙げられます。

• 領収書の数字を改ざんして経費申請する
• 架空の領収書を発行して経費申請する
• 私用で発行してもらった領収書を用いて経費申請する

不正を防止するためにも、しっかり把握しておきましょう。以下、それぞれについて説明します。

領収書の数字を水増しして経費申請する

領収書には取引の際に支払われた金額が記入されていますが、この数字を改ざんしてしまえば、元の金額と改ざん後の金額の差額分を着服することができてしまいます。

たとえば「7,500円」という金額を「17,500円」にして経費申請すれば、差額分の1万円を自分のものにしてしまえる、ということです。

こういった改ざんを防ぐために、一般的に領収書では金額の頭に「￥」、末尾に「※」「ー」などを記載しますが、そのような記載がない領収書が発行されるケースもあります。

また、嘘の金額の領収書や、金額が空欄になった領収書を発行してもらうなどという不正もあります。一般的には、このような不正を防止するため、空の領収書が発行されることはほとんどありません。

しかし、ごく稀に、取引先と結託して、嘘の領収書を発行してもらうといったケースもあり得ます。このような場合、不正を見抜くのはとても難しいといえます。

架空の領収書を発行して経費申請する

そもそも存在しない取引をあたかもおこなったかのようにみせて、架空の領収書を発行したうえで経費申請をおこなうという不正も考えられます。

存在していない取引の請求書など、すぐに見抜くことができると思われるかもしれません。しかし、日々多くの取引を実施する企業であれば、経費精算も大量におこなう必要があります。

そのため、領収書を一つひとつきちんと確認している時間がないということもあります。このような場合、不正を見過ごしてしまう危険性があります。

また、場合によっては申請者と経理担当者が結託したり、経理担当者が主導して、意図的に架空の領収書での経費精算をおこなうことも考えられます。この場合は、経費精算による不正を見抜くのは非常に困難でしょう。

私用で発行してもらった領収書を用いて経費申請する

領収書自体は本当におこなった取引によるものだったとしても、その取引が仕事によるものではなく、プライベートでのものだったというケースもあり得ます。

この場合も架空の領収書を発行して経費申請をおこなうケースと同じように、経理担当がそれぞれの領収書をきちんと確認できなければ、正式な領収書として受理されて経費として認められてしまう可能性があります。

とくに、仕事上の取引と似たような取引内容で経費申請をおこなった場合は、一見しただけではそれがプライベートのものであるとは見抜きにくいため、不正が発覚する可能性は低いです。

領収書で不正が起こる理由

領収書の不正は、以下の理由が掛け合わさることで起こります。

• 不正ができてしまう環境
• 従業員の動機

領収書に関するルールやシステムが整備されていない環境だと、不正は生じやすくなります。領収書の不正を見抜くためには、領収書が正式なものであるかどうか判断する環境が整っていなければならないのです。

ただ、仮にルールやシステムに穴があったとしても、従業員全員が必ず悪用するわけではないでしょう。従業員本人の動機がなければ、経費申請時の金額の水増しといった不正は起こりません。

つまり、領収書に関する不正は、不正をおこなってしまえる環境があり、不正をする動機を持っている従業員がいることで発生すると考えられます。
不正発覚時の処分といったリスクを承知しつつも、「少額ならわからないだろう」「どうせ誰も見ていない」など、軽い気持ちから不正する従業員もいるでしょう。

領収書の不正への対策方法

領収書の不正に対策する具体的な方法としては、経費申請に関わるルールやシステムの整備、従業員への教育などが挙げられます。要点を押さえ、自社に合うかたちで徹底しましょう。それぞれの方法について、以下で説明します。

ルールやシステムの整備

経費申請に関してルールやシステムが整備されていなければ、領収書の不正は恒常的に発生してしまう可能性があります。

領収書精算時に必ずチェックする項目を設ける、複数の担当者でダブルチェックをおこなうなどのルールを設けることで、不正の発生を抑止することができるでしょう。

また、経費精算をクレジットカードでおこなうようにし、クレジットカードの利用明細と自動で連携される経費精算システムを導入すれば、領収書での不正を防止することができます。自社の組織体制に合ったルールやシステムを導入しましょう。

従業員への教育

従業員が経費申請で不正を働こうと考えなければ、領収書の不正は起こり得ません。そのため、不正を働くとどのようなペナルティがあって、企業としてどのような処分を下さなければならないかということを、然るべきタイミングで教育することも重要です。

教育がきちんと行き届いていれば、ルールやシステム的に不正をおこなってしまえるような環境であったとしても、従業員が不正を働く可能性は低いでしょう。

領収書の不正を防ぐためにはルールやシステムの整備と教育が重要

領収書を巡っては、支払いの数字を改ざんしたり、ありもしない取引をでっち上げて経費申請をおこなったりといった不正が起こり得ます。これは、ルールやシステムに不備があって不正をおこなえる環境があって、なおかつ従業員に不正を働こうという動機があるために起こることです。

領収書の不正を防ぐためには、ルールやシステムを整備するとともに、従業員への教育を徹底し、ソフトとハードの両面から対策をおこなうことを心がけましょう。