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領収書の作成でおさえておくべきポイントは?必要なものや項目を解説

経費精算システム

2023.09.04

2023.09.04

領収書は、取引相手から代金を受領した際、受領の証拠として発行するものです。商取引ではごく一般的な習慣として認知されていますが、適切な方法で記載されていないと法的効力を持ちません。領収書を作成する際は、重要なポイントを理解しておくことが必要です。本記事では、領収書の作成で押さえておくべきポイントや必要なものや、記載すべき必須項目を紹介します。

領収書の作成に必要なもの

領収書を作成する場合は、事前の準備が必要です。スムーズに作成することができるよう、何が必要かを理解しておきましょう。領収書作成に必要なものを紹介します。

領収書テンプレート

近年は、PCを使って領収書を作成するケースがほとんどです。ExcelやWordなどを使って、簡単なテンプレートを作っておくとよいでしょう。「一から作るのが面倒」という場合は、フリーのテンプレートを提供しているサイトをチェックするのがおすすめです。

たとえばマイクロソフト社が提供するOfficeテンプレートのなかには、スタンダードな領収書のテンプレートが無料公開されています(※1)。こちらを使えば、誰でも簡単に領収書を作成できるでしょう。

(※1)領収書 - 無料テンプレート公開中 - 楽しもう Office

収入印紙

領収書は、「印紙税法」が定める「課税文書」に該当します。領収書に記載された金額が5万円以上の場合は、収入印紙が必要です。

収入印紙とは、日本政府が発行する、印紙税や登録免許税や手数料などを徴収するための証票です。額面は記載金額によって異なり、領収金額が多いほど高額になります。たとえば、額面「5万円以上~100万円以下」の領収書は200円の収入印紙を貼付するのに対し、額面「100万円超~200万円以下」の領収書では、額面400円の収入印紙が必要となります。

収入印紙を購入できるのは、コンビニや郵便局や法務局などです。ただし収入印紙の額面が大きい場合、コンビニでは取り扱っていない可能性があります。郵便局、あるいは法務局へ足を運びましょう。収入印紙の貼り忘れは「脱税」となり追徴課税を受ける恐れがあるため、注意してください。

封筒

領収書を入れる封筒のサイズは、とくに決まりがありません。一般的に使われているのは、長3封筒(235mm×120mm)か長4封筒(205mm×90mm)です。長3封筒はA4用紙を三つ折りしてちょうど良いサイズ、長4封筒はB5用紙を三つ折りしてちょうど良いサイズとなります。領収書や送付書のサイズに合わせて、適当なものを選びましょう。

スタンプ

封筒の表には、「領収書在中」というスタンプを押すのが一般的です。サイズやフォントの決まりはとくにないため、自由に選んで構いません。ただし、色については「赤は避けるべき」とする意見もあります。事業経営者にとって「赤字」は忌避される傾向にあるためです。取引相手への配慮を示すなら、「青字」のスタンプが無難でしょう。

切手

領収書は普通郵便で送付するのが一般的です。領収書と送付書しか入れないのであれば、「25g以内」の「84円」切手でよいでしょう(2022年3月時点)。ただし、領収金額の額面が大きな領収書は、追跡可能な手段で送付するのがおすすめです。

たとえば「簡易書留」なら送付から到着までを終えるため、「送った」「送らなかった」でトラブルになる心配がありません。簡易書留を選択する場合は、通常料金に320円をプラスして、郵便局の窓口に持っていきます。

領収書の作成で必要な項目

領収書は、日本の商習慣に則った項目の記載が必要です。抜け漏れのない領収書を作成できるよう、記載が必要とされる項目を理解しておきましょう。

日付

受領書の日付は、代金の支払いを受けた日を記載するのが一般的です。西暦と和暦のどちらを使っても構いませんが、省略せずにに記載しましょう。たとえば、令和3年を「R3年」などと記載するのは不適切です。

送付先の氏名または名称

領収書は代金の支払者に向けて発行する書類です。宛名には、代金を支払った企業または個人の名称を記載しましょう。氏名や名称が間違っていると、後々トラブルになるかもしれません。記載するときは文字一つひとつをきちんと確認し、間違いなく転記してください。

また「株式会社」を「(株)」と略すのはマナー違反となります。面倒でも略さずにきちんと書きましょう。経理担当者がわかっている場合は、その人の部署と肩書き、名前まで加えておくと丁寧です。なお、商店や飲食店などでよく見る「上様」という宛名は、企業間取引では用いません。必ず社名を入れましょう。

領収金額

金額を記載するときは、以下の3パターンが一般的です。

  • ¥0,000,000※
  • ¥0,000,000-
  • 金0,000,000也

金額の頭には「¥」「金」を、最後には打ち止めの記を入れます。これは、金額の改ざんを防ぐための措置です。また、金額は3桁ずつコンマで区切り、見やすくしておくことも忘れないようにしましょう。

取引の詳細

取引の詳細は「但し書き」として記載します。受け取った代金がどのようなものへの対価なのか、詳細を記載しましょう。具体的なサービスや商品を挙げ、内容が一目でわかるようにすることが大切です。たとえば相手に社内システムを購入してもらったのであれば「○○システム費として」と記載します。「として」は、項目の追記を防ぐ意味があるので、必ず加えてください。

簡易な領収書には「品代として」などと記載されていることがありますが、この書き方は好ましくありません。取引内容の詳細がわからないため、税務調査が入ったときなどに「不適切」とみなされる恐れがあります。

発行者の氏名または名称

領収書では、領収書を発行した人または会社の情報も必要です。住所とあわせて、正式名称を記載しましょう。FAX番号と電話番号、メールアドレスまで記載するとさらに好印象です。また、発行者の氏名や名称部分には、押印するのが一般的とされています。これは法的に必要な措置ではありませんが、日本の商習慣におけるマナーの一つです。

偽装防止効果も期待できるため、とりあえず押印しておくことをおすすめします。

領収書の作成でおさえておくべきポイント

領収書は企業名で発行する重要な書類です。記載ミスがないことはもちろん、商取引のマナーに則って作成されなければなりません。領収書を作成する際、押さえておくべきポイントを紹介します。

修正液やテープは使わない

領収書を手書きで作成したり、プリントアウト後にミスが発覚したりした場合は、書き直し、作成し直しが基本です。面倒だからと修正液やテープで文字を消すのはやめましょう。どうしても書き直し、作成し直しができない場合は、該当箇所を二重線で消してください。その上に押印し、正しい項目を記載します。

ただし、企業によっては訂正のある領収書は受け付けてくれません。領収書はミスのないよう、丁寧に作成しましょう。

収入印紙には消印を押す

領収書の額面が5万円以上の場合は、空いている場所に収入印紙を貼る必要があります。収入印紙を貼った際は、必ず「消印」を押しましょう。消印とは、収入印紙にかかるように押印することです。使用する印鑑に決まりはなく、印鑑がない場合はボールペンなど、消えない筆記具で印を付けても構いません。

消印の目的は、収入印紙の再使用を防ぐことです。押し忘れると「この担当者はビジネスマナーを知らないのかな」などと相手に不安を与えるため、必ず押印または印を付けてください。

領収書発行が不要なケースもある

領収書の発行が必要なのは、現金のやりとりをおこなった取引時のみで、クレジットカードで支払いを受けた場合、領収書の発行は不要です。この場合、取引相手はクレジットカード会社から利用明細書を受け取っています。

しかし、領収書の発行を求められた場合には、領収書を発行する必要が発生します。その場合、明細書と領収書が存在することで二重計上になる恐れもあるため、発行の際には注意が必要です。

領収書の正しい発行方法を理解しよう

領収書の発行は法律で定められた義務ではありません。しかし相手から求めがあった場合は「必ず発行すべき」とされています。商取引ではごく当たり前の習慣であるため、「請求書を発行した時点で領収書も必要」と心得ておきましょう。領収書は法的証拠力を持つ書類ですが、正しく記載されていないものは効力が認められません。記載すべき事項を確認し、必要があれば収入印紙も貼り付けましょう。

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