領収書の送付状（添え状）の書き方！郵送、メール等の文例やテンプレートも紹介

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領収書の送付状（添え状）の書き方！郵送、メール等の文例やテンプレートも紹介

経費管理

更新日: 2024.3.21
公開日: 2024.3.18 jinjer Blog 編集部

顧客や取引先に領収書を郵送する際、送付状を同封するのが一般的です。送付状は印刷したものでなく、手書きで作成しても問題ありません。今回は、領収書に送付状を添える必要性や、送付状の書き方を送付状の文例テンプレートを用いて解説します。

領収書の宛名の「こんな時どうする？」を徹底解説！

「宛名は上様でもいい？」
「宛名を書かなくてもいい取引はある？」
「領収書に宛名がない場合はどうする？」
「領収書の宛名を書き間違えたときはどうする？」

などなど領収書の宛名に関してお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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1. 領収書の送付状とは？書き方や送り方を解説
2. 領収書の送付状はなぜ必要？
3. 領収書には挨拶も兼ねた送付状を添えて送ろう

1. 領収書の送付状とは？書き方や送り方を解説

領収書に添付する送付状は、取引先への挨拶や郵送ミスの防止といった大切な役割を担う書類です。送付状は添え状とよばれることもありあます。

送付状は、Word等で作成し印刷したものでなく、手書きで作成してものでも問題ありません。

また、送付状に記載する内容に決まったルールはありませんが、先方に伝えたい情報をもれなく記載できるよう、あらかじめ書き方のコツを押さえておく必要があります。

ここでは、領収書に添える送付状の書き方や、郵送のポイントをご紹介します。

1-1. 送付状の書き方

領収書に添付する領収書には、以下のような内容を記載するのが一般的です。

発行の日付
宛名
タイトル
本文
発行事業所の名称、住所、連絡先
担当者の氏名、部署

1は領収書を発行した日付または発送した日付を記載します。
2の宛名は正式名称を記載し、（株）（有）などの略称は避けます。
3では、郵送した書類が領収書であることが一目でわかるタイトルを記載します。
4の本文には、日頃のお付き合いに感謝している旨や、入金の御礼、領収書を同封していることを記載します。同封する領収書が一枚であっても、「領収書1枚」などと明記しておくと、郵送ミスの防止になります。

また、領収書の送付状は必要な要素が入っていれば手書きで作成しても問題ありません。

ただし、手書きで作成する場合には宛名の社名や自社の住所や連絡先の記入ミスが無いように注意し、送付する前に必ず読み返して確認しましょう。

1-2. 領収書に添える送付状の送り方

領収書は、法人税や所得税などの申告に使用する国税関係書類のひとつです。領収書がないと、税金の申告を正確におこなうことができず、取引先に迷惑がかかってしまいます。

そのため、領収書および送付状は普通郵便ではなく、郵送情報が記録される簡易書留や特定記録を利用して郵送するほうが安心です。簡易書留の場合、依頼の日時や配達の時間が記録される上、郵便物は手渡しされる決まりになっています。一方の特定記録は、郵送の記録は残るものの、郵便物はポスト投函になります。

より安全かつ信頼性の高い方法で領収書を郵送したいのなら、簡易書留を選びましょう。なお、日本では特定の受取人に対して差出人の意思を表示または事実を通知する「信書」の送達は、総務大臣の許可を受けた信書便事業者（日本郵便株式会社など）に限って認められています。（※1）

信書には領収書など請求書の類いも含まれていますので、信書便事業者以外の事業所が提供する宅配便サービスなどで領収書および送付状を送るのは禁じられています。仮に領収書を宅配便で送った場合、郵便法第4条に抵触するおそれがあります。

参考：信書の送達についてのお願い｜総務省

2. 領収書の送付状はなぜ必要？

送付状を添えなくても、法律上で問題があるわけではありませんが、送付状を添付するほうが望ましいといえます。書類の入れ忘れや紛失などのトラブルを回避するほか、相手に対する印象をよくすることができます。

送付状はコツさえつかめば簡単に作成できるので、領収書を郵送する際は、なるべく送付状を添えることをおすすめします。

ここでは、領収書に送付状を添えた方が良い理由を4つのポイントに分けて説明します。

2-1. 取引先への挨拶代わりになる

領収書には、宛名や金額、発行年月日、発行事業者の名称といった、必要事項しか記載されません。

そのため、封筒の中に領収書が一枚だけ入っていると、殺風景で無愛想な印象を与えてしまいます。送付状に今回の取引や、日頃のお付き合いについて感謝している旨を記載すれば、受領した側に好印象を抱いてもらいやすくなります。相手との関係性が良好であれば、リピーターや末永いお付き合いにつながる確率も高くなるでしょう。