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領収書の送付状(添え状)の書き方!郵送、メール等の文例やテンプレートも紹介

経費精算システム

2023.12.06

2023.12.06

顧客や取引先に領収書を郵送する際、送付状を同封するのが一般的です。送付状は印刷したものでなく、手書きで作成しても問題ありません。今回は、領収書に送付状を添える必要性や、送付状の書き方を送付状の文例テンプレートを用いて解説します。

▼すぐ使える!送付状テンプレート

領収書の送付状とは?書き方や送り方は?

領収書に添付する送付状は、取引先への挨拶や郵送ミスの防止といった大切な役割を担う書類です。送付状は添え状とよばれることもありあます。

送付状は、Word等で作成し印刷したものでなく、手書きで作成してものでも問題ありません。

また、送付状に記載する内容に決まったルールはありませんが、先方に伝えたい情報をもれなく記載できるよう、あらかじめ書き方のコツを押さえておく必要があります。

ここでは、領収書に添える送付状の書き方や、郵送のポイントをご紹介します。

送付状の書き方

領収書に添付する領収書には、以下のような内容を記載するのが一般的です。

  1. 発行の日付
  2. 宛名
  3. タイトル
  4. 本文
  5. 発行事業所の名称、住所、連絡先
  6. 担当者の氏名、部署

1は領収書を発行した日付または発送した日付を記載します。
2の宛名は正式名称を記載し、(株)(有)などの略称は避けます。
3では、郵送した書類が領収書であることが一目でわかるタイトルを記載します。
4の本文には、日頃のお付き合いに感謝している旨や、入金の御礼、領収書を同封していることを記載します。同封する領収書が一枚であっても、「領収書1枚」などと明記しておくと、郵送ミスの防止になります。

また、領収書の送付状は必要な要素が入っていれば手書きで作成しても問題ありません。

ただし、手書きで作成する場合には宛名の社名や自社の住所や連絡先の記入ミスが無いように注意し、送付する前に必ず読み返して確認しましょう。

領収書に添える送付状の送り方

領収書は、法人税や所得税などの申告に使用する国税関係書類のひとつです。領収書がないと、税金の申告を正確におこなうことができず、取引先に迷惑がかかってしまいます。

そのため、領収書および送付状は普通郵便ではなく、郵送情報が記録される簡易書留や特定記録を利用して郵送するほうが安心です。簡易書留の場合、依頼の日時や配達の時間が記録される上、郵便物は手渡しされる決まりになっています。一方の特定記録は、郵送の記録は残るものの、郵便物はポスト投函になります。

より安全かつ信頼性の高い方法で領収書を郵送したいのなら、簡易書留を選びましょう。なお、日本では特定の受取人に対して差出人の意思を表示または事実を通知する「信書」の送達は、総務大臣の許可を受けた信書便事業者(日本郵便株式会社など)に限って認められています。(※1)

信書には領収書など請求書の類いも含まれていますので、信書便事業者以外の事業所が提供する宅配便サービスなどで領収書および送付状を送るのは禁じられています。仮に領収書を宅配便で送った場合、郵便法第4条に抵触するおそれがあります。

(※1)信書の送達についてのお願い|総務省

▼すぐ使える!送付状テンプレート

領収書の送付状のテンプレート

領収書の送付状に書く内容について、「先方に失礼があったらどうしよう」「本文の書き出しに悩んでしまう」などと悩む方も多いのではないでしょうか。

ここでは参考までに、前述した送付状の内容を踏まえながら、領収書に添付する送付状のテンプレートをいくつかご紹介します。必要に応じて文面をアレンジし、その時々の状況に合わせてご利用ください。

文例1

                                                                                                                                                                                 

                                                                                                                                                                                   令和年○月○日

 

   株式会社○○

   ○○部 ○○様

  

                                              △△株式会社

                                                担当△△

 

                                                                                          領収書送付のご案内

 

 

 

 

   拝啓

 

 

   時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

 

   毎度格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます

 

   さて、令和○年○月○日付けでご請求いたしました△△の代金につきまして、

 

            ご入金いただき誠にありがとうございます

  

   つきましては、領収書を送付させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます

 

   まずは、御礼かたがたご案内させていただきます

 

 

                                               敬具

 

 

 

 

                                                                                                        記

 

            ・ 領収書 1通

 

                                                                                                                                                                   以上

 

 

                                                                                                                                        

                                                                                                                                                 株式会社△△

                                                                                                                                                 〒123-4567 ○○県○○市○○区○○町1-2-3

                                                                                                                                                 TEL:123-456-7899

                                                                                                                                               FAX:123-456-7898

     

 

文例2

 

                                                                                                                                                                                 

                                                                                                                                                                                   令和年○月○日

 

   株式会社○○

   ○○部 ○○様

 

  

                                              △△株式会社

                                                担当△△

 

                                                                                        領収書送付のご通知

 

 

           拝啓

 

           貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます

 

           平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます

 

           さて、令和○年○月○日にお買い上げいただきました△△の代金につき、

 

           早速お振り込みいただき、誠にありがとうございました

 

           つきましては、ここに領収書を同封させていただきますので、よろしくお願い申し上げます

 

                                               敬具

 

 

                                                                                                      記

 


            ・ 領収書 1通

 


                                                                                                                                                                   以上

 

 

 

                                                                                                                                        

                                                                                                                                                 株式会社△△

                                                                                                                                                 〒123-4567 ○○県○○市○○区○○町1-2-3

                                                                                                                                                 TEL:123-456-7899

                                                                                                                                               FAX:123-456-7898

     

領収書を郵送しない場合の送付状


領収書は郵送以外にも、FAXやメールなどの方法で送付することがあります。それぞれの場合の送付状の扱い方も確認しましょう。

領収書をFAXで送る場合の送付状

領収書をFAXで送付する場合も送付状が必要です。その場合は1枚目に送付状、2枚目以降が請求書の順番になるように送付します。FAXでの送付の場合、きちんと送れていなかったり、先方が気付かなかったりする可能性があるため、送付後は電話かメールで送付をおこなった旨を伝えるようにしましょう。

FAX送付状は郵送の場合の送付状と基本的な内容は相違ありませんが、右上に記載する日付はFAXの送付日となることや、FAXの送信枚数を合わせて記載する点に注意しましょう。

領収書をメールで送る場合の送付状

メールで領収書を送付する場合は、メールの本文が送付状の役割を果たします。そのため、郵送の際に記載した項目についてをメールの本文で伝えれば問題ありません。

メールの文例は下記の通りです。

件名:領収書の送付について【△△株式会社】

 

株式会社○○ ○○部

○○様

 

いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○でございます。

 

先日ご請求させていただいた □□□ の代金を 〇月〇日付けでのお振込みを確認いたしました。

お忙しい中、ご対応いただきましてありがとうございます。

 

領収書をPDFファイルにてお送りいたしますのでご査収くださいますようお願い申し上げます。

 

【添付内容】
・□□□ 領収書(PDF) 1通

 

万が一、添付ファイルがご確認いただかないなどの不備がございましたら
お手数ですがご一報いただけますと幸いです。

 

今後ともよろしくお願いいたします。

 

株式会社△△ ○○

領収書の送付状の必要性とは

送付状を添えなくても、法律上で問題があるわけではありませんが、送付状を添付するほうが望ましいといえます。書類の入れ忘れや紛失などのトラブルを回避するほか、相手に対する印象をよくすることができます。

送付状はコツさえつかめば簡単に作成できるので、領収書を郵送する際は、なるべく送付状を添えることをおすすめします。

ここでは、領収書に送付状を添えた方が良い理由を4つのポイントに分けて説明します。

取引先への挨拶代わりになる

領収書には、宛名や金額、発行年月日、発行事業者の名称といった、必要事項しか記載されません。

そのため、封筒の中に領収書が一枚だけ入っていると、殺風景で無愛想な印象を与えてしまいます。送付状に今回の取引や、日頃のお付き合いについて感謝している旨を記載すれば、受領した側に好印象を抱いてもらいやすくなります。相手との関係性が良好であれば、リピーターや末永いお付き合いにつながる確率も高くなるでしょう。

取引先の手間を省ける

簡易的な様式の領収書には、領収した金額は記載されているものの、「いつ」「何に」「どのくらいの代金を支払ったのか」などの詳細な情報が記されていません。

なかには、取引した商品の名称や数量、金額などが記載されているものもありますが、商品名を見ただけでは、どの取引に関する領収書なのかわからないケースもあります。送付状に取引に関する情報を記載しておけば、どの取引の領収書なのか、一目で確認することができます。

郵送ミスを防ぐことができる

詳しい内容は後述しますが、送付状には発行事業所の社名や住所、発行した領収書の枚数などを記載します。送付状の内容を確認しながら領収書の封入作業をおこなうことで、郵送ミスを防ぐことができます。

また、万が一、2通送るはずだった領収書を、誤って1通のみ郵送してしまった場合、受領側に郵送ミスが起きたことに気がついてもらいやすいです。

もしもの場合の連絡先を通知できる

領収書には発行元の事業所や連絡先が記載されていますが、問い合わせ先である担当者名は明記されていません。

そのため、取引先はまず受付に事情を説明し、話を聞いた受付が担当部署に連絡して担当者につないでもらうといった一連の流れが必要になります。送付状にあらかじめ領収書に関する問い合わせやミスの対応をする部署や担当者名を記載しておけば、担当者とスムーズにコンタクトを取ることができます。

領収書には挨拶も兼ねた送付状を添えて送ろう

領収書を取引先に送る際は、一緒に挨拶や日頃の感謝の気持ちを綴った送付状を添えるのが一般的です。領収書だけを送るよりも丁寧で真面目な印象を与えるため、今後のお付き合いにも良い影響をもたらします。

また、相手の手間を省いたり、郵送ミスを防いだりする効果も期待できます。送付状は書き方のコツを押さえれば簡単に作成できますので、領収書を送る際は送付状を同封することをおすすめします。

▼領収書の郵送ルールについて詳しく知りたい方はこちらもチェック!

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