領収書とは？いつ必要になる書類？

「領収書」とは、商品の売主が購入者から代金を受け取ったことを証明する書類です。病院などの医療機関では領収書の発行が義務付けられているため、一度は目にしたことがあるでしょう。この領収書は、商品の購入者が経費精算や年末の確定申告に利用するために発行されており、売主は、商品の購入者から請求された場合に領収書を発行する義務が発生します。

普段スーパーやコンビニでもらう「レシート」も正確には領収書の一種ですが、一般的に購入者が依頼して発行してもらう手書きの書類のことを限定して「領収書」と呼ぶことが多いです。なお、当記事では「レシート」と「領収書」を区別し記載しております。

領収書の再発行はできる？

電子帳簿保存法の改正により領収書の電子化が可能になりましたが、現在も主流は紙ベースの領収書となっています。書面での管理は破損や紛失などのトラブルが発生しやすく、そのせいで経費精算ができなくなってしまった経験もあるのではないでしょうか。

ここでは、領収書を管理している際に発生するあらゆるトラブルとそれぞれのシーンごとに、領収書の再発行が可能かどうかについて解説していきます。

書き損じの場合の再発行

領収書を発行元が書き損じた場合、再発行をするかどうかは発行元次第です。一般的に、領収書の書き損じは軽微なミスであれば経費精算や確定申告の際にも認められることが多いです。

そのような場合は、発行元としてはリスクになる再発行にはなるべく応じず、「二重線」と「訂正印」で元の領収書を訂正するのが望ましいでしょう。しかし、金額や日付が著しく間違っている場合、受け取った側が領収書の内容を改ざんした疑いをかけられてしまいます。

書き損じは発行元の過失でもあるので、状況によっては、原本を回収したうえで再発行に応じるのもひとつの手でしょう。

紛失時の再発行

受け取った領収書を紛失してしまった場合、当たり前ですが経費精算や確定申告に使用することはできません。代金の支払いを証明するには発行元に紛失した領収書の再発行を依頼する必要がありますが、この場合も再発行に応じるかどうかは発行元がすべて判断します。

書き損じの場合と違い、領収書を紛失してしまった場合、発行元としては領収書の二重発行のおそれがあることから、再発行に応じてもらえる可能性は低いでしょう。

汚れや破損時の再発行

領収書が汚れたり破損してしまった際も、発行元が領収書の再発行に応じる決まりはなく、その判断はすべて発行元に委ねられます。

発行元は、領収書の原本を回収できない場合、領収書を不正利用されるおそれがあるため、再発行に応じないほうがよいでしょう。どうしても領収書を再発行したい場合は、汚破損してしまった領収書の原本を発行元が回収するという条件で再発行を依頼してください。

経費精算で領収書の代わりになるもの

領収書の再発行を断られた場合は、「領収書の代わりとなるもの」の発行を依頼しましょう。領収書に近い効力を発揮する代用品について、いくつか紹介していきます。

レシートで代用する

レシートは税法上では領収書と同じ扱いとなっているため、税務署でも認められるケースが多いです。領収書の再発行が難しい場合は、レシートを代用しましょう。レシートの注意点としては、「宛名」が無いことがあげられます。また、企業によってはレシートによる経費精算を認めていない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

出金伝票で代用する

会社の現金支出を記録する「出金伝票」も、領収書の代わりに使用することができます。出金伝票は自分で入力をおこなうため、かんたんに作成することが可能な一方で、一度に大量の伝票を発行したり高額な伝票を発行すると不正を疑われやすいというリスクも伴います。

不正を疑われるおそれがある場合は、冠婚葬祭の招待状のように、経費を証明できる書類をあわせて提出するようにしましょう。

銀行取引履歴や電子明細を利用する

銀行を介した取引を記録している「取引履歴」や、2020年度の電子帳簿保存法改正によって認められた、クレジットカードの利用明細のようにネット上で作成された「電子明細」も領収書の代用品として確定申告の際に使用することが可能です。ただし、経費精算の場合はレシートと同様に企業によってルールが異なるため、確実に経費精算をおこないたい方は事前に確認しておくことをおすすめしています。

医療費控除の領収書を紛失し病院に再発行を依頼する場合

経費精算以外にも、確定申告で医療費控除を受けるためにも領収書が必要ですが、紛失してしまって領収書が手元にない場合もあるかもしれません。

先述の通り、領収書は原則再発行ができない場合も多くありますが、まずは一度医療機関に相談してみましょう。もし領収書自体の再発行を断られた場合でも、領収書の代わりとなる領収額証明書や支払証明書を発行してもらえる可能性があります。

有料での発行が一般的ですが、控除額の方が大きいため領収書の代わりになる書類をもらえるようにお願いしてみるのが良いでしょう。

領収書の再発行を要求されたときの注意点

ここまでは、領収書の再発行を「依頼する側」の立場から、再発行以外の対処法について紹介しました。この項では、領収書の再発行を「依頼された」際の注意点について解説します。

二重発行のリスクがある

領収書は、代金の支払いを証明する税務上の「証憑書類」です。領収書の再発行という行為は、代金を支払っていないにも関わらず支払いを証明してしまう「二重発行」を引き起こしてしまうリスクがあります。万が一、二重発行した領収書を不正に使用された場合、発行元が罪に問われる可能性もあるため、再発行をする際には細心の注意を払いましょう。

購入証明書・支払証明書を発行する

商品の購入を証明する「購入証明書」や、代金の支払いを証明する「支払証明書」は、領収書の代用として使用できるケースが多いです。再発行が不安な方は、これらの書類でも支払いの証明に代用できる旨を依頼者に伝え、不正使用のリスクを避けましょう。

「再発行」スタンプで原本と差別化する

多くの場合、先程紹介した各種証明書を領収書の代わりとして使用可能ですが、企業によっては領収書のみしか経費精算の際の証明書として受け付けていないケースも存在しています。もし、依頼者から「どうしても領収書を再発行して欲しい」と頼まれた場合は、再発行した領収書に再発行したことを明示するスタンプを押印して原本と差別化し、発行元が領収書の不正使用に関わっていないことをアピールしましょう。

収入印紙の貼付が必要か確認する

購入時に支払った金額が5万円以上の場合、領収書に「収入印紙」を添付しなければいけませんが、これは再発行した場合でも同様です。印紙の貼付を忘れてしまった場合、書類の作成者に罰則があるため、再発行をおこなう際には印紙の貼付が必要かどうかはかならず確認するようにしてください。

領収書の再発行の依頼や対応には慎重になろう

今回は、領収書の「再発行」に関して解説しました。発行元は、領収書の再発行を依頼された場合でも、それに応じる義務はありません。領収書の再発行は二重発行などのリスクを伴うため、もし依頼を受ける際は慎重に対応してください。また、領収書は他の書類で代用できる場合が多いです。発行元に再発行をお願いする前に、税務署や企業の経理担当に確認をとるなど、柔軟に対応しましょう。