▼領収書の対応はどうなる？電子帳簿保存法ガイド

領収書とは？

領収書は、お金を受け取ったことを証明するための書類です。

領収書は下記のような場面で必要になります。

• 会社の経費精算
• 確定申告や年末調整
• 各種控除の申請

領収書の発行で必要な項目とは

• 発行した日付
• 発行先の宛名
• 金額
• 但し書き
• 入金の形態（現金・小切手・手形・相殺等）

領収書を発行するときは、専用の紙を用いることが多いですが、必要な項目が記載されていれば、クレジットカードの利用明細や銀行の通帳といった書類があれば、領収書の代わりに金銭の授受を証明することができます。

基本的にお金のやりとりが発生する際には領収書を求められます。

店頭での売買だけでなく、インターネット上でサービス料を受け取ったり商品を販売したりした場合も、領収書の発行が必要になる場合があります。近年ではインターネットでビジネスをおこなう人が増えており、電子領収書を用いる場面も多くなってきました。

関連記事：領収書とは？役割をわかりやすく解説！レシートとの違いや書き方、注意点を理解しよう

領収書の控えとは

そもそも領収書は、商品やサービスを販売した店舗が代金の支払いを証明する目的で発行します。発行した領収書は購入者に渡してしまうため、販売者側には取引の記録が残りません。

そのため、販売側は領収書の控えを保管することで、取引の事実を証明します。保管期間が定められている書類であるうえ、取引先とのトラブルを防止することもできるため領収書の控えは適切に保管し残しておく必要があります。

領収書の控えはどうして必要？

領収書の控えがないと取引先からの金額の間違えなどの申し出があった場合、事実確認を行うことができないなど不都合が生じます。
また、控えがあると売上確認などもスムーズにできるため、領収書を発行する際は販売者側が控えをとって保管しておくことが多いです。

領収書の控えは1枚目と2枚目どっち？

一般的な領収書は大体2枚つづりです。基本的に1枚目が直接記入する紙になり、2枚目がカーボン紙など1枚目に記入した内容がうつしです。
市販の模写式の領収書だと、1枚目に領収書（控）と書いてあるため、そちらが会社控えになります。2枚目の控と書いてない紙をお客様に渡しましょう。

領収書の控えを捨てた場合

発行者側が領収書の控えを誤って捨ててしまった場合、いったいどのようなデメリットが発生してしまうのでしょうか。

まず考えられるのが、領収書の再発行に対応できないという点です。商品やサービスの購入者が領収書を紛失してしまった場合、販売元に対して再発行を依頼しますが、販売元に取引の記録がなければ応じることができません。

発行した領収書の内容が誤っていて、該当箇所の修正を依頼された場合でも同様です。取引先に迷惑をかけてしまうおそれがあるので、領収書を発行した際は控えを厳重に保管しておくように気をつけましょう。

領収書の控えを渡す際の注意点

ここでは、領収書を発行する際の控えに関する注意点についてまとめています。領収書を発行する機会の多い方は、本項をしっかり読んだうえで正しく控えを管理しましょう。

顧客にはどちらを渡せばよいか

発行した領収書には「正本」と「控え」が存在していますが、商品やサービスの代金を支払った顧客には正本を渡しましょう。記入した内容がカーボンによってそのまま転記できる複写式の領収書の場合、転記された2枚目の用紙が正本となります。

複写ができない単票式の領収書の場合は、正本のみとなっているため、記入した用紙をそのまま顧客に渡してください。この際、領収書に記載した内容を別紙に転記し、控えとして保管しておくと良いでしょう。

印鑑はどちらに押せばよいか

一般的に、領収書を発行する際には会社の角印が押印されることが多いですが、これは領収書の偽造防止や商習慣上の目的から押印されているのであり、取引を記録するだけの控えには不要とされています。

関連記事：領収書に印鑑は必要ない？個人事業主はシャチハタでもいいのか？印鑑の押し方も解説！

収入印紙はどちらに貼ればよいか

収入印紙は、税込みで5万円以上の支払いをおこなった際に領収書に貼付する必要がありますが、顧客に渡す正本にのみ添付しましょう。

領収書に収入印紙を貼付する際は、印紙と書類に印影がかかるように押印する「消印」を忘れないように注意しましょう。

なお、販売元が保管する控えは領収書として使用する目的はないため、収入印紙を貼付する必要もありません。正本に印紙を添付したことを後から確認できるように、控えには「印紙貼付済み」などと記載しておくことをおすすめします。

関連記事：領収書に貼る収入印紙の使い方や購入方法を分かりやすく解説

連番を記載する

発行した領収書には、正本・控えともに連番を記入しましょう。連番をふっておくことで、顧客から領収書の修正を依頼された際にスムーズに応じることができます。

また税務調査が入った際も、発行した領収書が連番になっていることが確認できれば、不都合な取引を取り除いたと疑われることもありません。このとき、税務調査であらぬ疑いをかけられぬよう、書き間違えた領収書は破って捨てることのないように気をつけましょう。

領収書の控えの保管期間は7年間

法人税法によると、領収書・レシート・請求書など税務処理で使用する帳簿書類は、すべて7年間保管することが義務付けられています。これは、領収書としての目的で使用されない「控え」についても同様です。

なお、この「7年」とは、発行日からではなく、発行した事業年度の確定申告の提出期限の翌日からとなっているため、誤って処分してしまわないように注意しましょう。

関連記事：領収書の保管期間は何年？押さえておくべき基本ルールを紹介

領収書の控えの主な保管方法

領収書の控えに関しては、自社で作成された大元の電子データをそのまま保存することが認められています。

しかし、これらについても真実性や可視性の確保が求められており、一定の要件を満たさなければなりません。

ここでは、紙で領収書の控えを保管する場合の注意点について説明します。

冊子式領収書の控えの切り離しは極力避ける

冊子式領収書の場合、控えをわざわざ切り離す行為は、税務署から改ざん行為を疑われる原因になるため、なるべく避けたほうが良いでしょう。

もし、控えが破れてしまいそうなのであれば、まとめて穴をあけたうえでファイリングしておくと紛失を防ぐことができておすすめです。

未渡しの領収書は控えに貼付する

書き間違えて顧客に渡さなかった領収書は、冊子から切り離さずに控えとともにそのまま保管しておくようにしてください。

書き間違いの領収書を切り取って捨ててしまうと、税務調査が入った際に、不都合な取引を隠蔽しているのではないかと不要な嫌疑をかけられてしまうおそれがあります。領収書を切り離してしまった場合は、控えに貼付しておくと一緒に保管ができて良いでしょう。

領収書の控えの役割を正しく知り、適切に扱おう

今回は、領収書の控えが果たす役割と、発行する際の注意点について紹介しました。

領収書の控えは、主に顧客との取引記録を残しておく目的で保管されており、顧客から領収書の修正依頼が来た場合や税務署による税務調査の際に必要となります。

複写式の領収書であれば、転記した2枚目の「正本」を顧客に渡し、1枚目の控えは切り離さずに7年間保管してください。

また、税務調査の際に領収書の改ざん行為を疑われてしまうおそれがあるため、領収書の控えはなるべく手を付けずにそのまま保管しておくと良いでしょう。

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