領収書の郵送を確実におこなう方法

ここでは、領収書の郵送を確実におこなう方法として3つの郵送方法を紹介します。

簡易書留

「簡易書留」とは、引き受けた書類に追跡番号をふることで、郵便物の引受から配達までの配送状況をすべて記録することができる「書留」の一種です。配達員が顧客に対面で手渡しをすることから確実に相手に書類を届けることができ、郵便物が紛失したり破損してしまったりした場合に最大5万円まで補償を受けられることから、簡易書留は領収書の郵送方法として適しているといえるでしょう。

特定記録

「特定記録」は、郵便物の引受を記録する郵送方法です。手渡しで受領印をもらう簡易書留と違い、特定記録は郵便ポストへの投函となっています。

また、特定記録は配達時の確認もおこなわないため、郵送物が確実に相手に届いたかどうかを確認することはできません。それでも、特定記録は領収書などの「信書」を郵送することができ、かつ簡易書留とくらべると安い料金で郵送を依頼できることから、領収書の配達に向いている郵送方法でしょう。

レターパック

「レターパック」とは、郵便物を専用の封筒に入れて送ることで、全国一律の料金で配達が可能な郵送サービスです。専用の封筒には、520円で配達ができ、郵便物の手渡し配達をおこなう「レターパックプラス」と、料金が370円で郵便受けへのポスト投函となっている「レターパックライト」の2種類があります。

レターパックは、引受から配達までの配送状況を確認することができますが、紛失時の補償はついていません。どちらのレターパックでも「信書」の郵送が可能なので、状況に応じて使い分けてください。

普通郵便や宅急便は領収書の郵送に適していない？

領収書の郵送による配達は日常的におこなわれていますが、一歩やり方を間違えると「違法」になってしまう恐れもあります。これから、領収書の郵送に適していない配送手段方法について紹介していきます。

普通郵便

書留や速達のような追加サービスを加えていない郵送方法である「普通郵便」は、配送状況の確認ができず、配達相手への対面での手渡し配達をおこなわないため、領収書の郵送には適していません。郵送料金の安さは魅力的ではありますが、紛失時の補償もついていないことから避けたほうがよいでしょう。

宅配便

領収書は、特定の受取人に対して差出人の意思をあてた「信書」に該当しており、国から許認可を受けた信書便事業社しか郵送を担当することができません。「書類」ではなく「荷物」を運ぶ宅配便で領収書を配達することは法律に違反しており、最大で3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金刑に処される恐れがあります。

領収書を郵送する際の送付状について

領収書を郵送する際は、送付状を同封するのがマナーです。ここからは、領収書に同封する送付状の書き方やマナーについて簡単に説明していきます。

送付状とは

送付状とは、先方への挨拶や郵便物の概要を記載した書類のことを指します。自社から取引先に書類を郵送するタイミングだけではなく、社内文書の郵送時にも送付状を同封することが多いです。

送付状には、挨拶文を記載することで先方に対して丁寧な印象を与え、かつ内容をわかりやすく伝えるといった効果があります。

送付状の書き方

一般的に、領収書を郵送する際に同封する送付状には、以下の情報を上から順に記載していきます。

• 日付
• 郵送先の社名・部署名・担当者の氏名
• 郵送元の社名・部署・連絡先および氏名
• 日頃の挨拶やお礼
• 送付物の内訳

郵送元の情報については、書類の最後に記載する場合もあります。

また、送付状に押印をしなければいけないルールは存在しませんが、書類の正当性を高めるために社印を押印するケースもあります。

領収書を郵送する際の封筒のポイント

この項では、領収書を郵送する際の「封筒」に関する注意点について解説していきます。

書き方について

封筒に記載する情報として必要なものについてまとめてみました。

• 郵送先の郵便番号・住所・社名・部署名・役職名・担当者の氏名
• 「領収書在中」と書かれた添え書き
• 郵送元の郵便番号・住所・社名・部署名・担当者の氏名

一般的な封筒に記載する内容とほとんど変わりがないことがわかりますね。

ただ、領収書は重要度が高い書類であるため、ほかの書類に紛れてしまわないように、横書き封筒の場合は右下に、縦書き封筒の場合は左下に「領収書在中」と記入するようにしてください。添え書きの箇所については、黒もしくは青のペンで記入をおこない、該当箇所を四角で囲むのが一般的な記載方法となります。

なお、「領収書在中」の書き方については以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：「領収書在中」や「請求書在中」の書き方とは？封筒の選び方や書き方の注意点を解説

切手について

封筒で領収書を郵送する際は、郵送料金分の切手を貼付しましょう。貼付する切手の金額は封筒のサイズや書類を含めた重量によって異なります。切手の金額が不足していると郵送先に配達ができなくなってしまうので、どの切手を貼ればよいか不安な場合は郵便局に直接封筒を持ち込むと良いでしょう。

なお、切手を貼付する場所は横書き封筒の場合は右上、縦書き封筒の場合は左上となっています。

領収書を郵送するときのポイント

送付状と封筒の準備ができたら、領収書を封入して郵送をしましょう。領収書を郵送する時のポイントについてかんたんに紹介します。

書類の折り方

領収書は、折り曲げた場合でも証憑書類としての効力が無くなるわけではありません。封筒のサイズにあわせて折りたたむようにしてください。折り方にルールは特にありませんが、記載面を内側にして折るのがビジネス上のマナーとなっています。

収入印紙の貼付の確認

5万円以上の領収書を発行する場合、領収書に収入印紙を貼付する必要があります。印紙の貼り忘れは「脱税」行為にあたるので、郵送前に必ず確認するようにしましょう。

領収書を郵送した後にすること

領収書を郵送で届ける場合、郵送先に配達が完了したことを直接確認することができません。確実に配達を完了させるためにも、配送の依頼後は次のポイントに気をつけましょう。

先方にメールで郵送事実を連絡する

領収書の郵送依頼が完了したら、まず、郵送先にその旨を連絡してください。連絡手段はメールでも電話でも構いませんが、文字として証拠に残るメールのほうがトラブル防止に役立つため、おすすめです。

領収書控えを保管する

領収書を発行する際は、発行元に残しておく「控え」も同時に作成しておきましょう。控えを用意しておくと、先方が領収書を紛失もしくは破損した場合でも、再発行などの手続きを取ることができるからです。発行元に領収書の保管義務はありませんが、先方とのトラブルをなるべく避けるためにも、控えを保管しておくことをおすすめします。

なお、領収書の保管期間や保管方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

参考記事：領収書の保管方法を紹介！保管期間はいつまで？保管の義務や法律についても解説

正しいやり方で領収書を郵送して信頼を高めよう

今回は、領収書の郵送方法について紹介しました。領収書の郵送送付はビジネスシーンで頻繁におこなわれますが、一歩間違えると「違法」行為になりかねない危険が潜んでいます。郵送による送付が不安な方は、PDFやFAXで領収書を送付することも選択肢のひとつです。特に、電子発行した領収書には印紙の貼付が必要ないため、コスト削減にもつながります。
ルールやマナーをしっかり学んだうえで、正しい領収書の郵送方法を選択するようにしましょう。