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【専門家監修】領収書の但し書き記載例!基本的な書き方や注意点を詳しく解説

経費精算システム

2023.09.04

2023.09.04

領収書を受け取るとき、但し書きを意識しているという人は多くありません。そもそも但し書きとは、それほど重要なものなのでしょうか?この記事では、領収書における但し書きの意味や重要性、但し書きの書き方や記入時の注意点について解説します。

この記事は、フィナンシャルプランナーの世良氏に執筆いただきました。専門家の目線から、領収書の但し書きの基本や注意点について解説します。

世良 真貴男(せら まきお)

大手小売業の経営コンサルティングを経て、ファイナンシャルプランナーへ転身。年間200組以上を担当し、家計や保険、住宅ローン、相続や資産運用など、顧客の資産を最善化するカウンセリングをおこなっている【保有資格】2級ファイナンシャルプランニング技能士、住宅ローンアドバイザー、相続診断士

領収書の但し書きの意味とは?

お店で領収書を受け取る際に、但し書きを空欄のまま受け取ったり、「お品代」とだけ記入してもらったような経験はありませんか。領収書の但し書きとはどのような意味を持つのか、その重要性について以下にて解説します。

但し書きは何の代金を支払ったのかを明確にする項目

領収書の但し書きとは、その領収書が何の代金を支払ったものか、後で誰が見ても明確にわかるようにするための項目です。但し書きが正しく記載されていないと、経理担当者はどの項目で経費計上すれば良いか迷ってしまいます。不正確な経費計上をおこなってしまうと、後の税務調査にて指摘される可能性が生じます。

但し書きが空欄だと正式な領収書と認められない

消費税法において、取引の内容は領収書の必要事項に含まれています。よって取引内容が正確に記されていない、但し書きのない領収書は正式な領収書として認められない場合があります。

「お品代」だけでは取引内容がわからない

但し書きに「お品代」や「商品代」としか書かれていない領収書も、取引内容を正確に知ることができません。経費として認められる項目は、事業に関連性のある支出です。不明瞭のまま経費計上をおこなってしまうと、使途不明金として税務調査で不正を疑われる可能性が高くなってしまいます。

但し書きの基本的な書き方

領収書の但し書きは、どのように記載してもらうのがふさわしいのでしょうか。領収書の但し書きの基本的な書き方を紹介します。

但し書きはできるだけ内容を詳しく書く

領収書の但し書きは、後の経費計上を想定し、勘定科目を意識して記入することが重要です。具体的には以下のとおりです。

但し書き例 勘定科目
文房具代(ノート、ペン、ファイルなど) 消耗品費
オフィス備品代(ティッシュペーパー、石鹸など) 消耗品費
事務所用品(デスク、椅子、棚など) 消耗品費
飲食代、飲み物代(人数やメニューも記載) 接待交際費
新聞、書籍、DVD(タイトルも記載) 新聞図書費
ダイレクトメール、求人広告費 広告宣伝費
切手、はがき、電話代、インターネット代 通信費
宿泊費、運賃、駐車場代 旅費交通費
お中元、お歳暮、冠婚葬祭の引き出物 ギフト代

事業への関連性を証明するためにも、但し書きにはより正確な記入をおこないましょう。私用の支出と疑われやすい項目には、飲食代や飲み物代があげられますが、参加人数やメニューなどの記載を記入しておくと有効です。また書籍やDVDについても、タイトルまで記入しておくと良いでしょう。

雑費が多すぎると税務調査で指摘される

但し書きにお品代と書かれた領収書は、項目がわからないために「その他雑費」に振り分けられます。雑費とは、他の勘定項目に当てはまらない支出のことをいいます。この雑費の金額があまりに多すぎると、税務調査の対象となる可能性が高まります。適切な経費計上のためにも、但し書きは正確に書いてもらうことが重要です。

語尾に「○○として」と記入する

語尾に締めとして「○○として」と記入してもらうことで、あとから書き足せないようにしておくことも大切です。

但し書きを記入するときの注意点

領収書に但し書きを記入してもらうときは、以下の3つのポイントは必ず押さえておきましょう。

ポイント1.具体的な品名や用途を正しく記入する

×:飲食代として
○:コーヒー代として(○○様との業務打ち合わせ)

できるだけ具体的に、品目や使途を記入してもらうようにしましょう。後で見ても、また誰が見ても、何の代金を支払ったのかわかるようにしておくことが大切です。

但し書きへの具体的な記入を頼みにくい場合は、自身で裏面に記入しておきましょう。第三者に対し、事業用途を証明できるようにしておくことがポイントです。その際に、但し書きに書き足すことは、私文書偽造となる可能性があるためNGです。

ポイント2.事実と異なる内容は記載しない

私用で購入したものを事業用として偽装したり、実際に購入したものと異なる品目を記入するなど、但し書きに事実と異なる内容を記載してはいけません。これは私文書偽造の罪に問われる可能性があります。

また、但し書きの記載のない領収書を受け取ることもありますが、自分で但し書きを書き足すのもNGです。この場合も、但し書きには何も書かず、裏面にメモをしておくことをおすすめします。

ポイント3.品目が複数ある場合は代表的なものを記入する

一度に複数の品を購入した場合、領収書の但し書き欄にすべてを記入することは困難です。この場合は、代表として最も高額なものを記入し、それ以外は「他○点」と記入すると良いでしょう。

また、経費の計上は領収書に限らず、レシートでも可能です。レシートは信憑性が高く、購入した品目すべてをひと目で確認できます。品目が多い場合は、レシートで管理するのがおすすめです。

適切な経費計上のためにも、但し書きは正確に!

経費管理を適切におこなうためにも、領収書の但し書きは重要です。白紙状態で受け取ったり、お品代と記入するのではなく、品目や使途を正確に書いてもらいましょう。

また、自分で追記すると私文書偽造の罪に問われる可能性があります。但し書きの記入がない場合には、後で見てもわかるように、裏面にメモをしておくことをおすすめします。

間違った経費管理をおこなうと、後のトラブルや信用問題に発展することもあり得ます。そうならないためにも、領収書は正しく活用しましょう。

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